預(yù)收定金管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司預(yù)收定金的管理，規(guī)范預(yù)收定金的收取、使用、退還等行為，保障公司和客戶的合法權(quán)益，維護(hù)公司正常的經(jīng)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及預(yù)收定金的相關(guān)業(yè)務(wù)，包括但不限于銷售商品、提供勞務(wù)、承接項(xiàng)目等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保預(yù)收定金的管理活動(dòng)合法、合規(guī)。2.風(fēng)險(xiǎn)可控原則對(duì)預(yù)收定金業(yè)務(wù)進(jìn)行全面風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全。3.明確責(zé)任原則明確各部門(mén)在預(yù)收定金管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、分工明確。4.規(guī)范操作原則制定統(tǒng)一規(guī)范的預(yù)收定金管理流程，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、管理職責(zé)（一）銷售部門(mén)1.負(fù)責(zé)與客戶洽談業(yè)務(wù)，明確預(yù)收定金的金額、支付方式、支付時(shí)間等條款，并在銷售合同中予以明確約定。2.及時(shí)跟進(jìn)客戶支付定金情況，確保定金按時(shí)足額到賬。3.負(fù)責(zé)將預(yù)收定金相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)預(yù)收定金的賬務(wù)處理，設(shè)立專門(mén)的預(yù)收定金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆預(yù)收定金的收取、使用、退還等情況。2.定期核對(duì)預(yù)收定金臺(tái)賬與銀行賬戶、銷售合同等相關(guān)資料，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。3.對(duì)預(yù)收定金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、合理。（三）法務(wù)部門(mén)1.審核銷售合同中預(yù)收定金條款的合法性、合規(guī)性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.對(duì)涉及預(yù)收定金的重大事項(xiàng)提供法律意見(jiàn)和建議，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)流程和職責(zé)分工，配合銷售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)做好預(yù)收定金的相關(guān)工作。三、預(yù)收定金的收取（一）收取條件1.公司與客戶簽訂銷售合同或服務(wù)協(xié)議，明確約定預(yù)收定金的條款。2.客戶同意按照合同約定支付預(yù)收定金。（二）收取標(biāo)準(zhǔn)預(yù)收定金的金額應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)的金額、客戶信用狀況、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等因素合理確定，一般不超過(guò)合同總金額的[X]%。具體標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況制定，并在銷售合同中明確約定。（三）支付方式預(yù)收定金的支付方式應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，一般可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式。公司應(yīng)要求客戶在支付定金時(shí)注明款項(xiàng)用途為“預(yù)收定金”及相關(guān)合同編號(hào)。（四）收取流程1.銷售部門(mén)與客戶簽訂銷售合同后，將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)備案。2.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的預(yù)收定金金額和支付方式，向客戶開(kāi)具收款憑證，并注明款項(xiàng)用途為“預(yù)收定金”及相關(guān)合同編號(hào)。3.客戶按照收款憑證上的信息進(jìn)行支付，財(cái)務(wù)部門(mén)在收到定金后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并更新預(yù)收定金臺(tái)賬。四、預(yù)收定金的使用（一）使用原則1.預(yù)收定金應(yīng)?？顚Ｓ茫瑖?yán)格按照銷售合同約定的用途使用，不得挪作他用。2.使用預(yù)收定金應(yīng)確保資金安全，遵循公司財(cái)務(wù)管理制度和審批流程。（二）使用范圍預(yù)收定金主要用于與銷售合同相關(guān)的商品采購(gòu)、生產(chǎn)加工、勞務(wù)提供、項(xiàng)目實(shí)施等直接成本支出，以及與合同履行相關(guān)的費(fèi)用支出，如運(yùn)輸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、包裝費(fèi)等。（三）使用流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)銷售合同的履行進(jìn)度，填寫(xiě)《預(yù)收定金使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用金額、用途、支付對(duì)象等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《預(yù)收定金使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核《預(yù)收定金使用申請(qǐng)表》的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)辦理資金支付手續(xù)，并在預(yù)收定金臺(tái)賬中記錄使用情況。五、預(yù)收定金的退還（一）退還條件1.銷售合同履行完畢，公司按照合同約定完成全部義務(wù)，客戶無(wú)異議。2.因公司原因?qū)е落N售合同無(wú)法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致同意解除合同，公司應(yīng)按照合同約定退還預(yù)收定金。3.因客戶原因?qū)е落N售合同無(wú)法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致同意解除合同，公司有權(quán)根據(jù)合同約定扣除相應(yīng)的違約金后退還預(yù)收定金。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)銷售合同的履行情況或解除合同的協(xié)商結(jié)果，填寫(xiě)《預(yù)收定金退還申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明退還原因、退還金額等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《預(yù)收定金退還申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核《預(yù)收定金退還申請(qǐng)表》的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)辦理退款手續(xù)，并在預(yù)收定金臺(tái)賬中記錄退還情況。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)預(yù)收定金的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查預(yù)收定金的收取、使用、退還等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。（二）財(cái)務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)預(yù)收定金臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，檢查賬賬相符、賬實(shí)相符情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)自查業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)預(yù)收定金的管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向公司相關(guān)部門(mén)報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行整改。七、風(fēng)險(xiǎn)防范與處置（一）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估公司定期對(duì)預(yù)收定金業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、合同履行風(fēng)險(xiǎn)、資金安全風(fēng)險(xiǎn)等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警建立預(yù)收定金業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警。當(dāng)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)異常時(shí)，及時(shí)采取措施進(jìn)行處置，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（三）風(fēng)險(xiǎn)處置對(duì)于已發(fā)生的預(yù)收定金風(fēng)險(xiǎn)事件，公司應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和分析，采取有效措施進(jìn)行處置，如與客戶協(xié)商解決、通過(guò)法律途徑維權(quán)等，最大限度地減少公司損失。八、信息披露與保密（一）信息披露公司應(yīng)按照法律法規(guī)和監(jiān)管要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地披露預(yù)收定金的相關(guān)信息，保障投資者、客戶等利益相關(guān)者的知情權(quán)。（二）保密公司各部門(mén)和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)預(yù)收定金業(yè)務(wù)涉及的客戶信息、合同條款、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。九、附則