公司郵箱群管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司郵箱群的使用，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全與高效，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及因工作需要使用公司郵箱群的外部合作伙伴。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保郵箱群的使用符合法律要求。2.安全保密原則：加強(qiáng)郵箱群的安全管理，防止信息泄露、丟失或被非法篡改，保護(hù)公司和員工的隱私及商業(yè)機(jī)密。3.規(guī)范使用原則：明確郵箱群的使用規(guī)則和流程，員工應(yīng)按照規(guī)定正確使用，不得濫用。4.高效溝通原則：以促進(jìn)公司內(nèi)部及與外部合作伙伴的有效溝通為目標(biāo)，充分發(fā)揮郵箱群的信息傳遞功能。二、郵箱群的設(shè)立與管理（一）郵箱群的分類1.部門郵箱群：根據(jù)公司部門劃分設(shè)立，用于部門內(nèi)部及與其他部門之間的工作溝通與協(xié)作。2.項(xiàng)目郵箱群：針對特定項(xiàng)目設(shè)立，成員包括項(xiàng)目相關(guān)的各方人員，便于項(xiàng)目信息的集中交流和管理。3.通用郵箱群：如公司公告郵箱群、重要通知郵箱群等，用于發(fā)布公司的重要信息、通知等，全體員工均可加入。（二）郵箱群的創(chuàng)建與審批1.創(chuàng)建申請：因工作需要?jiǎng)?chuàng)建郵箱群的部門或個(gè)人，需填寫《郵箱群創(chuàng)建申請表》，明確郵箱群名稱、類型、成員范圍、創(chuàng)建目的及預(yù)計(jì)使用期限等信息。2.審批流程：申請表提交至公司行政部門，行政部門審核后報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)創(chuàng)建郵箱群，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。（三）郵箱群的維護(hù)與管理1.管理員職責(zé)：每個(gè)郵箱群設(shè)立一名管理員，管理員由部門負(fù)責(zé)人或指定專人擔(dān)任。管理員負(fù)責(zé)郵箱群的日常管理，包括成員的添加與刪除、信息發(fā)布的審核、異常情況的處理等。2.成員管理：成員加入郵箱群需經(jīng)過管理員同意，管理員應(yīng)定期清理長期未使用郵箱群的成員。對于離職或崗位變動(dòng)的員工，管理員應(yīng)及時(shí)調(diào)整其在郵箱群中的權(quán)限。3.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)工作需要，合理設(shè)置郵箱群成員的權(quán)限，如發(fā)送郵件、接收郵件、修改群信息等。重要郵箱群應(yīng)設(shè)置較高的安全級別，限制非必要人員的訪問和操作權(quán)限。三、郵箱群的使用規(guī)范（一）郵件主題1.主題明確：郵件主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件的主要內(nèi)容，避免使用模糊或歧義的表述。2.與內(nèi)容相符：主題應(yīng)與郵件正文內(nèi)容一致，不得使用誤導(dǎo)性或虛假的主題。（二）郵件正文1.格式規(guī)范：郵件正文應(yīng)格式清晰，段落分明，便于閱讀?？蛇m當(dāng)使用字體、字號、顏色等進(jìn)行區(qū)分，但應(yīng)避免過度使用，以免影響閱讀效果。2.內(nèi)容完整：郵件正文應(yīng)包含必要的信息，如事由、背景、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，確保收件人能夠清楚了解郵件的意圖。3.語言文明：使用文明、規(guī)范的語言，不得使用侮辱性、歧視性或攻擊性的言辭。（三）附件管理1.合理添加：根據(jù)郵件內(nèi)容需要添加附件，附件應(yīng)與郵件主題相關(guān)，且大小適中，避免添加過大或無關(guān)的文件。2.命名規(guī)范：附件命名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映附件的內(nèi)容，便于收件人識別和查找。3.病毒檢測：在發(fā)送附件前，應(yīng)確保附件無病毒，可使用公司指定的殺毒軟件進(jìn)行檢測。（四）郵件發(fā)送1.準(zhǔn)確收件人：仔細(xì)核對收件人郵箱地址，確保郵件發(fā)送給正確的人員或郵箱群，避免誤發(fā)或漏發(fā)。2.避免群發(fā)濫用：嚴(yán)禁未經(jīng)收件人同意隨意群發(fā)郵件，不得利用郵箱群進(jìn)行廣告推銷、惡意騷擾等行為。對于重要郵件，應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行單獨(dú)發(fā)送或有針對性地發(fā)送給相關(guān)人員。3.發(fā)送時(shí)間：盡量避免在非工作時(shí)間發(fā)送緊急或重要郵件，以免打擾收件人。如遇緊急情況需要在非工作時(shí)間發(fā)送郵件，應(yīng)在郵件主題中注明“緊急”字樣。四、信息安全與保密（一）賬號安全1.密碼管理：員工應(yīng)妥善保管自己的郵箱賬號密碼，定期更換密碼，密碼應(yīng)具有一定的強(qiáng)度，包含字母、數(shù)字和特殊字符。2.防止泄露：不得將賬號密碼告知他人，不得在公共場所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄郵箱。如發(fā)現(xiàn)賬號存在異常情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系公司IT部門進(jìn)行處理。（二）信息保密1.敏感信息保護(hù)：嚴(yán)禁在郵箱群中發(fā)送涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息。如需傳遞敏感信息，應(yīng)采取加密、專人傳遞等安全措施。2.離職交接：員工離職時(shí)，應(yīng)將郵箱賬號及相關(guān)資料交接給公司指定人員，并刪除個(gè)人在郵箱群中存儲的與工作無關(guān)或涉及公司機(jī)密的信息。（三）安全防范1.防范網(wǎng)絡(luò)攻擊：關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新郵箱客戶端軟件和殺毒軟件，防范網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬等攻擊。2.數(shù)據(jù)備份：定期對郵箱中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.日常檢查：公司行政部門定期對郵箱群的使用情況進(jìn)行檢查，包括郵件主題、正文、附件、發(fā)送對象等是否符合規(guī)范，以及成員的行為是否遵守本管理辦法。2.投訴處理：設(shè)立郵箱群使用投訴渠道，接受員工對違規(guī)使用郵箱群行為的投訴。對于投訴內(nèi)容，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情況進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.納入績效：將郵箱群的使用規(guī)范納入員工績效考核體系，對遵守規(guī)定、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對違反規(guī)定的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.違規(guī)處罰：對于違反本管理辦法的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、績效扣分等處罰。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期培訓(xùn)：公司定期組織郵箱群使用培訓(xùn)，向員工介紹郵箱群的功能、使用規(guī)范、安全注意事項(xiàng)等內(nèi)容，提高員工的使用技能和安全意識。2.新員工培訓(xùn)：新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行郵箱群使用的專項(xiàng)培訓(xùn)，使其盡快熟悉公司郵箱群的使用方法和管理要求。（二）宣傳推廣1.內(nèi)部宣傳：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等方式，宣傳郵箱群管理辦法的相關(guān)內(nèi)容，提高員工對郵箱群使用規(guī)范的知曉度。2.案例分享：定期分享郵箱群使用的優(yōu)秀案例和違規(guī)案例，引導(dǎo)員工正