項目議標(biāo)管理辦法總則目的為規(guī)范公司項目議標(biāo)活動，確保項目議標(biāo)過程的公平、公正、公開，提高項目實施質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采用議標(biāo)方式進(jìn)行采購、工程建設(shè)、服務(wù)外包等項目的管理活動。定義議標(biāo)是指公司在特定情況下，不通過公開招標(biāo)，而直接邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商、承包商或服務(wù)提供商進(jìn)行談判，以確定項目合作方的一種采購方式?；驹瓌t1.公平公正原則：在議標(biāo)過程中，對待所有參與議標(biāo)的單位應(yīng)一視同仁，不得有任何歧視性或傾向性的行為。2.誠實信用原則：參與議標(biāo)的各方應(yīng)如實提供相關(guān)信息，遵守承諾，不得有欺詐、虛假陳述等行為。3.效益原則：議標(biāo)應(yīng)在保證項目質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，實現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益的最大化。4.保密原則：對議標(biāo)過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，參與各方應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。議標(biāo)適用范圍適用情形1.只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，如特定的專利技術(shù)、專有設(shè)備等。2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況，不能從其他供應(yīng)商處采購，需要盡快實施的項目。3.必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。4.受自然地域環(huán)境限制，只能從特定供應(yīng)商處采購的項目。5.法律法規(guī)規(guī)定的其他可以采用議標(biāo)方式采購的項目。審批程序?qū)τ诜献h標(biāo)適用情形的項目，項目需求部門應(yīng)填寫《議標(biāo)申請審批表》，詳細(xì)說明采用議標(biāo)方式的原因、項目概況、預(yù)算金額等信息，并附上相關(guān)證明材料，報公司相關(guān)部門審核。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可采用議標(biāo)方式進(jìn)行項目采購。議標(biāo)組織與管理議標(biāo)小組的組成1.公司成立議標(biāo)小組，負(fù)責(zé)議標(biāo)活動的組織、協(xié)調(diào)和評審工作。議標(biāo)小組由項目需求部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，人數(shù)一般為5人以上單數(shù)。2.議標(biāo)小組設(shè)組長一名，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定。組長負(fù)責(zé)主持議標(biāo)小組的工作，協(xié)調(diào)議標(biāo)過程中的各項事宜。3.議標(biāo)小組成員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，能夠獨立、客觀、公正地履行職責(zé)。議標(biāo)小組的職責(zé)1.制定議標(biāo)文件，明確議標(biāo)項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.邀請參與議標(biāo)的單位，并向其發(fā)放議標(biāo)文件。3.組織議標(biāo)會議，與參與議標(biāo)的單位進(jìn)行談判和協(xié)商。4.對參與議標(biāo)的單位的響應(yīng)文件進(jìn)行評審，提出評審意見和推薦建議。5.撰寫議標(biāo)報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報議標(biāo)結(jié)果。議標(biāo)文件的編制1.議標(biāo)文件應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：議標(biāo)邀請函，包括議標(biāo)項目名稱、編號、議標(biāo)范圍、議標(biāo)時間和地點等信息。項目需求說明，包括項目的背景、目標(biāo)、技術(shù)要求、服務(wù)內(nèi)容等。商務(wù)條款，包括合同條款、付款方式、交貨期、售后服務(wù)等。評審標(biāo)準(zhǔn)和方法，明確評審的各項指標(biāo)和權(quán)重。響應(yīng)文件格式要求，包括報價表、技術(shù)方案、業(yè)績證明等。2.議標(biāo)文件的編制應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)歧義。議標(biāo)文件的發(fā)放1.議標(biāo)小組應(yīng)根據(jù)項目情況，邀請3家以上具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的單位參與議標(biāo)。邀請方式可以采用書面邀請、電話邀請或電子郵件邀請等方式。2.議標(biāo)小組應(yīng)向參與議標(biāo)的單位發(fā)放議標(biāo)文件，并要求其在規(guī)定的時間內(nèi)提交響應(yīng)文件。響應(yīng)文件應(yīng)密封包裝，并在封口處加蓋單位公章。議標(biāo)過程管理響應(yīng)文件的接收與審查1.議標(biāo)小組應(yīng)在規(guī)定的時間和地點接收參與議標(biāo)的單位提交的響應(yīng)文件。對逾期送達(dá)或者未按照要求密封的響應(yīng)文件，議標(biāo)小組不予受理。2.議標(biāo)小組應(yīng)對參與議標(biāo)的單位提交的響應(yīng)文件進(jìn)行初步審查，主要審查響應(yīng)文件的完整性、符合性和有效性。對于不符合要求的響應(yīng)文件，議標(biāo)小組應(yīng)及時通知參與議標(biāo)的單位進(jìn)行補(bǔ)充或修正。議標(biāo)會議的組織1.議標(biāo)小組應(yīng)組織召開議標(biāo)會議，與參與議標(biāo)的單位進(jìn)行面對面的談判和協(xié)商。議標(biāo)會議應(yīng)按照預(yù)定的議程進(jìn)行，確保議標(biāo)過程的有序進(jìn)行。2.在議標(biāo)會議上，議標(biāo)小組應(yīng)向參與議標(biāo)的單位介紹議標(biāo)項目的基本情況、技術(shù)要求和商務(wù)條款等內(nèi)容，并聽取參與議標(biāo)的單位的陳述和說明。3.議標(biāo)小組可以就響應(yīng)文件中的技術(shù)問題、商務(wù)問題等與參與議標(biāo)的單位進(jìn)行詢問和交流，并要求其進(jìn)行現(xiàn)場解答和澄清。4.議標(biāo)會議應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括議標(biāo)會議的時間、地點、參與人員、會議議程、討論內(nèi)容、解答和澄清情況等。記錄應(yīng)由議標(biāo)小組組長和參與議標(biāo)的單位代表簽字確認(rèn)。談判與協(xié)商1.議標(biāo)小組應(yīng)與參與議標(biāo)的單位進(jìn)行充分的談判和協(xié)商，就項目的技術(shù)方案、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行深入討論，爭取達(dá)成雙方都能接受的協(xié)議。2.在談判過程中，議標(biāo)小組應(yīng)堅持公平、公正、公開的原則，不得與參與議標(biāo)的單位進(jìn)行私下接觸或達(dá)成不正當(dāng)?shù)慕灰住?.談判結(jié)束后，議標(biāo)小組應(yīng)要求參與議標(biāo)的單位在規(guī)定的時間內(nèi)提交最終報價和承諾文件。評審與定標(biāo)1.議標(biāo)小組應(yīng)根據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)和方法，對參與議標(biāo)的單位提交的最終報價和承諾文件進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括技術(shù)方案的可行性、報價的合理性、業(yè)績和信譽(yù)等方面。2.議標(biāo)小組應(yīng)按照綜合評分的方式對參與議標(biāo)的單位進(jìn)行排序，推薦得分最高的單位為中標(biāo)候選人。3.議標(biāo)小組應(yīng)撰寫議標(biāo)報告，詳細(xì)說明議標(biāo)過程、評審情況、推薦意見等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定中標(biāo)單位。合同簽訂與履行合同簽訂1.中標(biāo)單位確定后，公司應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)與中標(biāo)單位簽訂合同。合同內(nèi)容應(yīng)與議標(biāo)文件和中標(biāo)單位的響應(yīng)文件一致，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同簽訂前，公司法務(wù)部門應(yīng)對合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的利益。合同履行1.合同簽訂后，公司和中標(biāo)單位應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。公司應(yīng)按照合同約定支付款項，中標(biāo)單位應(yīng)按照合同約定提供貨物、服務(wù)或完成工程建設(shè)任務(wù)。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)變更、解除等情況，雙方應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行處理，并簽訂相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對合同履行情況的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)對議標(biāo)活動進(jìn)行全過程監(jiān)督，檢查議標(biāo)程序是否合規(guī)、議標(biāo)文件是否合法、評審過程是否公正等。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對議標(biāo)項目進(jìn)行審計，評估議標(biāo)項目的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)