發(fā)票與材料管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司發(fā)票與材料管理，規(guī)范發(fā)票開(kāi)具、取得、使用以及材料采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)的操作流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及下屬分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的發(fā)票與材料管理工作。管理原則1.合法性原則：發(fā)票的開(kāi)具、取得和使用以及材料的采購(gòu)、管理等活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)稅收政策。2.真實(shí)性原則：發(fā)票所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和材料的出入庫(kù)等信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)或篡改。3.完整性原則：發(fā)票和材料管理的各項(xiàng)流程和手續(xù)應(yīng)完整、規(guī)范，確保相關(guān)資料和記錄的完整性。4.內(nèi)部控制原則：建立健全發(fā)票與材料管理的內(nèi)部控制制度，明確各部門(mén)和人員的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制。發(fā)票管理發(fā)票的開(kāi)具1.開(kāi)具范圍：公司在銷(xiāo)售商品、提供勞務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定向客戶(hù)開(kāi)具發(fā)票。2.開(kāi)具要求發(fā)票開(kāi)具人員應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家發(fā)票管理規(guī)定和公司財(cái)務(wù)制度的要求，如實(shí)填寫(xiě)發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票的項(xiàng)目齊全、字跡清楚、不得涂改。發(fā)票的開(kāi)具日期應(yīng)與實(shí)際交易日期一致，不得提前或滯后開(kāi)具。開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)加蓋公司發(fā)票專(zhuān)用章，確保發(fā)票的有效性。3.開(kāi)具流程業(yè)務(wù)部門(mén)在與客戶(hù)達(dá)成交易后，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提供相關(guān)交易信息，包括客戶(hù)名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、交易金額、交易內(nèi)容等。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息，審核無(wú)誤后，通過(guò)稅控系統(tǒng)開(kāi)具發(fā)票。發(fā)票開(kāi)具后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交付給業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將發(fā)票送達(dá)客戶(hù)，并取得客戶(hù)的簽收確認(rèn)。發(fā)票的取得1.取得要求公司各部門(mén)在采購(gòu)商品、接受勞務(wù)或其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，應(yīng)按照規(guī)定向供應(yīng)商索取發(fā)票。取得的發(fā)票必須是合法有效的，發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符。取得的發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商的發(fā)票專(zhuān)用章，否則不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)憑證。2.審核流程業(yè)務(wù)部門(mén)在取得發(fā)票后，應(yīng)首先對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的內(nèi)容是否與實(shí)際交易一致，發(fā)票的開(kāi)具日期、金額、稅率等是否正確。業(yè)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，將發(fā)票連同相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)一并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家稅收政策和公司財(cái)務(wù)制度的要求，對(duì)發(fā)票進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的合規(guī)性和是否符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)退回供應(yīng)商重新開(kāi)具。發(fā)票的保管1.空白發(fā)票的保管：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)空白發(fā)票的保管工作，建立空白發(fā)票登記臺(tái)賬，記錄空白發(fā)票的購(gòu)入、使用和結(jié)存情況?？瞻装l(fā)票應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜中，確保安全。2.已開(kāi)具發(fā)票的保管：已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和記賬聯(lián)應(yīng)按照規(guī)定的期限妥善保管，保管期限為5年。保管期滿(mǎn)后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.發(fā)票丟失的處理：如發(fā)生發(fā)票丟失情況，應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求辦理掛失手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)取得發(fā)票開(kāi)具方提供的相應(yīng)證明材料，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，作為財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的依據(jù)。發(fā)票的使用與監(jiān)督1.發(fā)票的使用：公司各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用發(fā)票，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)發(fā)票，不得虛開(kāi)發(fā)票。2.監(jiān)督檢查：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司的發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開(kāi)具、取得、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。材料管理材料采購(gòu)1.采購(gòu)計(jì)劃的制定：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，定期編制材料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括材料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，提交給采購(gòu)部門(mén)。2.供應(yīng)商的選擇：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行合作。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)合同的簽訂：采購(gòu)合同應(yīng)明確材料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門(mén)審核，確保合同的合法性和有效性。4.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同的要求，及時(shí)組織材料采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)的材料符合質(zhì)量要求。材料驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：公司應(yīng)制定材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確材料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等驗(yàn)收要求。驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)的材料進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收流程材料到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)首先對(duì)材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)，檢查材料的包裝是否完好。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)方法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的材料，應(yīng)出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。驗(yàn)收合格的材料，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，登記材料明細(xì)賬。對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。材料保管1.倉(cāng)庫(kù)管理：公司應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保材料的安全和完好。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，對(duì)不同類(lèi)型的材料進(jìn)行分類(lèi)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。2.庫(kù)存管理：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)材料的使用情況和采購(gòu)周期，合理控制庫(kù)存水平，避免材料積壓或缺貨。3.安全管理：倉(cāng)庫(kù)應(yīng)加強(qiáng)安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期檢查倉(cāng)庫(kù)的安全設(shè)施，確保倉(cāng)庫(kù)安全。材料發(fā)放1.發(fā)放流程：各部門(mén)需要領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)材料領(lǐng)用單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照材料領(lǐng)用單的要求，及時(shí)發(fā)放材料，并登記材料明細(xì)賬。2.成本核算：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)材料的領(lǐng)用情況，按照規(guī)定的成本核算方法，計(jì)算材料的成本，并計(jì)入相應(yīng)的成本費(fèi)用科目。材料盤(pán)點(diǎn)與清查1.定期盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期一般為每月或每季度一次。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)編制材料盤(pán)點(diǎn)表，記錄材料的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、金額等信息。2.清查處理：對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。發(fā)票與材料管理的信息化建設(shè)信息化系統(tǒng)的建設(shè)公司應(yīng)建立發(fā)票與材料管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票開(kāi)具、取得、保管和材料采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)的信息化管理。通過(guò)信息化系統(tǒng)，提高管理效率，減少人為錯(cuò)誤，加強(qiáng)內(nèi)部控制。數(shù)據(jù)的安全與保密公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票與材料管理信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全與保密工作，采取必要的技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制公司應(yīng)建立健全發(fā)票與材料管理的監(jiān)督機(jī)制，審計(jì)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的發(fā)票與材料管理工作進(jìn)行檢查和審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。考核制度公司應(yīng)建立發(fā)票與材料管理考核制度，將