招投標文件管理辦法總則目的為加強公司招投標文件管理，規(guī)范招投標文件的編制、審核、存檔、借閱等工作流程，確保招投標活動合法、合規(guī)、有序進行，提高公司招投標工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分支機構(gòu)組織或參與的各類招投標活動所涉及的文件管理工作，包括但不限于工程建設(shè)項目、貨物采購項目、服務(wù)項目等。定義1.招投標文件：指在招投標活動中產(chǎn)生的各類文件，包括招標文件、投標文件、評標文件、中標通知書、合同文件等。2.招標文件：指招標人或招標代理機構(gòu)根據(jù)招標項目的特點和要求編制的，向潛在投標人發(fā)出的要約邀請文件，包括招標公告、投標須知、合同條款、技術(shù)規(guī)范、評標標準和方法等內(nèi)容。3.投標文件：指投標人根據(jù)招標文件的要求編制的，向招標人提交的要約文件，包括投標函、投標報價表、技術(shù)方案、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等內(nèi)容。4.評標文件：指評標委員會根據(jù)招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審后形成的文件，包括評標報告、評標記錄、評標意見等內(nèi)容。5.中標通知書：指招標人在確定中標人后，向中標人發(fā)出的通知其中標并要求其在規(guī)定時間內(nèi)簽訂合同的文件。6.合同文件：指招標人和中標人根據(jù)中標通知書的要求簽訂的，明確雙方權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議文件，包括合同協(xié)議書、中標通知書、投標函及其附錄、專用合同條款及其附件、通用合同條款、技術(shù)標準和要求、圖紙、已標價工程量清單或預(yù)算書等內(nèi)容。管理原則1.合法性原則：招投標文件的編制、審核、存檔、借閱等工作必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.完整性原則：招投標文件應(yīng)涵蓋招投標活動的全過程，確保文件的完整性和連續(xù)性。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、評標過程等敏感信息的招投標文件，應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。4.可追溯性原則：建立完善的文件管理制度和檔案體系，確保招投標文件的可追溯性，便于查詢和審計。管理職責(zé)招投標管理部門1.負責(zé)制定和完善公司招投標文件管理制度和流程。2.組織編制和審核招標文件，確保招標文件的合法性、完整性和準確性。3.負責(zé)接收、整理和保管投標文件，組織開標、評標和定標工作。4.負責(zé)編制和審核評標文件，整理和保存評標過程中的相關(guān)資料。5.負責(zé)發(fā)出中標通知書，組織簽訂合同文件。6.負責(zé)招投標文件的存檔和借閱管理工作。相關(guān)部門1.業(yè)務(wù)部門：負責(zé)提供與招標項目相關(guān)的技術(shù)要求、商務(wù)條款等資料，參與招標文件的編制和審核工作。2.法務(wù)部門：負責(zé)對招投標文件進行法律審查，確保文件的合法性和合規(guī)性。3.財務(wù)部門：負責(zé)對投標報價進行審核，參與評標過程中的商務(wù)評審工作。4.審計部門：負責(zé)對招投標活動進行審計監(jiān)督，檢查招投標文件的真實性、合法性和完整性。文件管理人員1.負責(zé)招投標文件的接收、登記、分類、編號、裝訂、存檔等工作。2.負責(zé)建立和維護招投標文件檔案庫，確保文件的安全和完整。3.負責(zé)辦理招投標文件的借閱手續(xù)，記錄借閱情況，并及時催還借閱文件。4.定期對招投標文件進行清理和歸檔，確保檔案的時效性和有效性。文件編制與審核招標文件編制1.招投標管理部門應(yīng)根據(jù)招標項目的特點和要求，組織相關(guān)部門編制招標文件。2.招標文件應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：招標公告或投標邀請書；投標人須知；合同條款；技術(shù)規(guī)格和要求；評標標準和方法；投標文件格式；其他需要說明的事項。3.招標文件的編制應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得含有傾向或排斥潛在投標人的內(nèi)容。4.招標文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行審核，審核內(nèi)容包括文件的合法性、完整性、準確性、合理性等。投標文件編制1.投標人應(yīng)根據(jù)招標文件的要求編制投標文件。2.投標文件應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：投標函；投標報價表；技術(shù)方案；商務(wù)條款偏離表；資格證明文件；其他需要提供的文件。3.投標文件的編制應(yīng)嚴格按照招標文件規(guī)定的格式和要求進行，不得擅自修改或遺漏內(nèi)容。4.投標人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將投標文件密封送達指定地點，并在開標現(xiàn)場進行開標。文件審核1.招投標管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對招標文件和投標文件進行審核。2.審核內(nèi)容包括文件的合法性、完整性、準確性、合理性等。3.審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時反饋給編制部門進行修改和完善。4.審核通過的文件應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后生效。文件存檔與保管存檔范圍1.招投標活動中產(chǎn)生的所有文件，包括招標文件、投標文件、評標文件、中標通知書、合同文件等，均應(yīng)進行存檔。2.與招投標活動相關(guān)的其他文件，如招標申請、審批文件、會議紀要、來往函件等，也應(yīng)一并存檔。存檔要求1.招投標文件應(yīng)按照項目名稱、時間順序等進行分類整理，建立檔案目錄。2.紙質(zhì)文件應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，裝訂成冊，并加蓋公司公章或騎縫章。3.電子文件應(yīng)采用PDF、DOC等通用格式存儲，并建立電子檔案庫。4.存檔文件應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保文件的安全和完整。保管期限1.一般招投標項目的文件保管期限為自項目結(jié)束之日起不少于5年。2.重要招投標項目的文件保管期限為自項目結(jié)束之日起不少于10年。3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招投標文件，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱招投標文件，應(yīng)持有效證件和相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、損壞檔案文件。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案文件，并在檔案查閱記錄上簽字確認。文件借閱與使用借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要可以借閱招投標文件。2.外部單位或個人因特殊原因需要借閱招投標文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。借閱要求1.借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過15個工作日，確因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自復(fù)制、涂改、損壞文件。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時歸還文件，并在檔案借閱記錄上簽字確認。文件使用1.借閱人員應(yīng)按照借閱目的使用招投標文件，不得將文件用于其他用途。2.使用過程中產(chǎn)生的新文件或資料，應(yīng)及時反饋給檔案管理部門進行存檔。保密管理保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、評標過程等敏感信息的招投標文件，均屬于保密范圍。2.與招投標活動相關(guān)的其他保密信息，如招標項目的預(yù)算、標底、評標專家名單等，也應(yīng)嚴格保密。保密措施1.對涉及保密信息的招投標文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。2.參與招投標活動的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對涉及的保密信息予以保密。3.嚴格控制保密文件的查閱和借閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得擅自提供給他人。4.如發(fā)生保密信息泄露事件，應(yīng)及時采取措施進行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司審計部門負責(zé)對招投標文件管理工作進行監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容1.招投標文件管理制度和流程的執(zhí)行情況。2.文件編制、審核、存檔、借閱等工作的規(guī)范性和準確性。3.保密措施的落實情況。4.檔案管理的安全性和完整性。檢查方式1.定期檢查：審計部門應(yīng)定期對招投標文件管理工作進行全面檢查，檢查周期一般為每年一次。2.不定期檢查：審計部門可根據(jù)工作需要，對招投標文件管理工作進行不定期抽查。檢查結(jié)果處理1