項(xiàng)目存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目存檔管理，確保項(xiàng)目文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于項(xiàng)目的查詢(xún)、利用和追溯，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目的存檔管理，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、營(yíng)銷(xiāo)項(xiàng)目等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目文件資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保其真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目從策劃、實(shí)施到驗(yàn)收全過(guò)程的各類(lèi)文件資料，保證資料的完整性。3.規(guī)范性原則：文件資料的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定的要求。4.及時(shí)性原則：項(xiàng)目文件資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展及時(shí)整理、歸檔，避免積壓和遺漏。二、管理職責(zé)（一）項(xiàng)目管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目文件資料的收集、整理和初步審核工作。2.督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及時(shí)提交項(xiàng)目相關(guān)文件資料，并對(duì)提交情況進(jìn)行跟蹤。3.對(duì)項(xiàng)目文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行初審，確保符合歸檔要求。（二）檔案管理部門(mén)1.制定和完善項(xiàng)目存檔管理制度及流程，并負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目管理部門(mén)提交的項(xiàng)目檔案，進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目、存儲(chǔ)和保管。3.建立項(xiàng)目檔案檢索系統(tǒng)，方便項(xiàng)目文件資料的查詢(xún)和利用。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和鑒定，確保檔案的安全和質(zhì)量。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員1.負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的項(xiàng)目文件資料，并提交給項(xiàng)目管理部門(mén)。2.確保所提交的文件資料真實(shí)、完整、規(guī)范，符合歸檔要求。三、項(xiàng)目文件資料的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目策劃階段：項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目策劃書(shū)等。2.項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)文件、合同協(xié)議、來(lái)往信函、變更記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等。4.其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件資料，如項(xiàng)目獲獎(jiǎng)證書(shū)、成果鑒定文件等。（二）收集要求1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)在文件資料形成或收到后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交給項(xiàng)目管理部門(mén)。2.提交的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式通用、內(nèi)容完整，并按照公司規(guī)定進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。（三）整理方法1.項(xiàng)目管理部門(mén)按照項(xiàng)目階段和文件類(lèi)別對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.同一項(xiàng)目階段的文件資料按照時(shí)間順序排列，不同項(xiàng)目階段的文件資料分開(kāi)存放。3.每份文件資料應(yīng)編制唯一的編號(hào)，并填寫(xiě)文件目錄清單，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。四、項(xiàng)目檔案的歸檔（一）歸檔流程1.項(xiàng)目管理部門(mén)在完成項(xiàng)目文件資料的整理和初步審核后，填寫(xiě)項(xiàng)目檔案歸檔申請(qǐng)表，連同整理好的項(xiàng)目檔案一并提交給檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)提交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及編號(hào)、目錄清單等信息的正確性。3.經(jīng)審核合格的項(xiàng)目檔案，檔案管理部門(mén)辦理歸檔手續(xù)，將其納入公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)，并在檔案目錄清單上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于審核不合格的項(xiàng)目檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋給項(xiàng)目管理部門(mén)，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)文件資料，直至符合歸檔要求。（二）歸檔時(shí)間項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。對(duì)于重大項(xiàng)目或有特殊要求的項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。五、項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案的性質(zhì)、數(shù)量和保存期限等因素，選擇合適的存儲(chǔ)方式，包括紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)和電子檔案存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、重要程度和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性項(xiàng)目文件資料；中期保管期限為[X]年，適用于重要項(xiàng)目文件資料；長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，適用于具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的項(xiàng)目文件資料，如公司核心技術(shù)項(xiàng)目、重大工程項(xiàng)目等。3.保管期限屆滿(mǎn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照公司檔案鑒定銷(xiāo)毀制度的規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷(xiāo)毀。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)保持檔案存儲(chǔ)環(huán)境的整潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。六、項(xiàng)目檔案的利用與借閱（一）利用原則1.項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性不受損害。2.檔案利用應(yīng)滿(mǎn)足公司內(nèi)部管理、項(xiàng)目查詢(xún)、對(duì)外合作、法律糾紛等方面的需要。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，確需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱或借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。利用記錄應(yīng)保存[X]年以上，以便日后查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。七、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括項(xiàng)目管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿(mǎn)，是否仍具有保存價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)項(xiàng)目檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，結(jié)合公司的實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)的要求，制定項(xiàng)目檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的項(xiàng)目檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案鑒定工作小組的銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀清單，列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意銷(xiāo)毀的項(xiàng)目檔案，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)。4.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的項(xiàng)目檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司設(shè)立項(xiàng)目存檔管理監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司項(xiàng)目存檔管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保項(xiàng)目存檔管理辦法的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.項(xiàng)目文件資料的收集、整理、歸檔情況，包括文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及歸檔時(shí)間等。2.項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)與保管情況，包括存儲(chǔ)方式、保管期限、保管環(huán)境等。3.項(xiàng)目檔案的利用與借閱情況，包括利用記錄、借閱手續(xù)等。4.項(xiàng)目檔案的鑒定與銷(xiāo)毀情況，包括鑒定組織、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、銷(xiāo)毀程序等。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組每年至少組織一次全面的項(xiàng)目存檔管理檢查，對(duì)公司各部門(mén)的項(xiàng)目存檔管理工作進(jìn)行抽查。2.不定期抽查：監(jiān)督小組根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分項(xiàng)目的存檔管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)項(xiàng)目存檔管理中的突出問(wèn)題或重點(diǎn)項(xiàng)目，監(jiān)督小組可組織專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書(shū)面報(bào)告監(jiān)督小組。3