單位收發(fā)文管理辦法總則目的為加強本單位收發(fā)文管理，規(guī)范文件處理流程，提高工作效率和文件質量，確保文件的及時、準確傳遞和有效執(zhí)行，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位內部各部門及下屬分支機構的所有收文和發(fā)文管理工作。管理原則1.統(tǒng)一管理：收發(fā)文工作由單位綜合管理部門統(tǒng)一負責，確保文件處理的規(guī)范性和一致性。2.及時高效：文件的收發(fā)、登記、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)應及時進行，避免延誤工作。3.安全保密：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保文件的安全和保密，防止文件信息泄露。4.規(guī)范有序：文件處理應按照規(guī)定的流程和標準進行，確保文件質量和工作秩序。收文管理收文范圍1.上級機關下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.同級單位發(fā)來的公函、通報等。3.下級單位報送的請示、報告等。4.其他外部單位發(fā)來的與本單位工作相關的文件。收文登記1.綜合管理部門指定專人負責收文登記工作。收到文件后，應及時對文件的基本信息進行登記，包括文件名稱、文號、來文單位、收文日期等。2.對于重要文件，應同時在電子文件管理系統(tǒng)中進行登記，以便查詢和統(tǒng)計。文件初審1.收文登記后，由綜合管理部門對文件進行初審。初審內容包括文件的完整性、規(guī)范性、時效性等。2.對于不符合要求的文件，應及時與來文單位溝通，要求其補充或更正相關信息。文件傳閱1.根據(jù)文件內容和領導批示意見，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應包括相關部門負責人和具體經辦人員。2.文件傳閱應采用傳閱單的形式，明確傳閱順序和時間要求。傳閱人員應在傳閱單上簽字確認，并注明傳閱時間。3.對于緊急文件，應優(yōu)先安排傳閱，確保文件及時處理。文件辦理1.對于需要辦理的文件，綜合管理部門應根據(jù)文件內容和領導批示意見，及時將文件轉交給相關部門辦理。2.承辦部門應在規(guī)定的時間內完成文件辦理工作，并將辦理結果反饋給綜合管理部門。3.對于涉及多個部門的文件，由綜合管理部門協(xié)調各部門共同辦理。文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應將文件原件及相關材料整理好，及時移交給綜合管理部門歸檔。2.綜合管理部門應按照檔案管理的有關規(guī)定，對文件進行分類、編號、裝訂，并妥善保存。發(fā)文管理發(fā)文范圍1.以本單位名義向上級機關報送的請示、報告等。2.以本單位名義向下級單位下發(fā)的各類文件、通知、指示等。3.以本單位名義與同級單位或其他外部單位進行工作聯(lián)系的公函、通報等。發(fā)文擬稿1.發(fā)文擬稿由相關部門負責。擬稿人員應根據(jù)工作需要和領導要求，認真撰寫文件內容。2.文件內容應符合國家法律法規(guī)和政策要求，觀點明確、條理清晰、語言規(guī)范。3.擬稿完成后，擬稿人員應在文件上簽字，并注明擬稿日期。審核修改1.擬稿部門負責人對擬稿文件進行審核，審核內容包括文件的內容、格式、語言等。2.對于不符合要求的文件，擬稿部門應及時進行修改。審核通過后，擬稿部門負責人應在文件上簽字確認。3.涉及重大事項或重要政策的文件，應組織相關部門進行會簽，廣泛征求意見。領導簽發(fā)1.審核通過的文件，應按照本單位的發(fā)文審批權限，報相關領導簽發(fā)。2.領導簽發(fā)文件時，應認真審閱文件內容，簽署明確的意見和簽發(fā)日期。3.對于緊急文件，可采用電話、傳真等方式請示領導同意后先發(fā)文，再補辦簽發(fā)手續(xù)。文件編號1.經領導簽發(fā)的文件，由綜合管理部門按照本單位的發(fā)文編號規(guī)則進行編號。2.發(fā)文編號應具有唯一性和連續(xù)性，便于文件的管理和查詢。文件印制1.文件編號后，由綜合管理部門負責文件的印制工作。印制文件應保證質量，字跡清晰、排版整齊。2.對于需要大量印制的文件，應提前做好印制計劃，確保文件按時發(fā)放。文件分發(fā)1.文件印制完畢后，綜合管理部門應及時將文件分發(fā)給相關單位和部門。分發(fā)文件應做好記錄，注明分發(fā)日期、份數(shù)、收件單位等信息。2.對于重要文件，應采用掛號信、快遞等方式郵寄，確保文件安全送達。文件歸檔1.文件分發(fā)后，綜合管理部門應將文件的定稿、簽發(fā)稿及相關材料整理好，及時歸檔。2.歸檔文件應按照檔案管理的有關規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并妥善保存。文件格式與排版一般要求1.文件應采用A4紙打印或復印，左側裝訂。2.文件的字體、字號、行距等應符合本單位的統(tǒng)一要求，保持格式規(guī)范、美觀。標題1.文件標題應準確概括文件的主要內容，一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。2.標題字體一般采用二號宋體加粗，居中排列。正文1.正文內容應條理清晰、邏輯嚴密，一般采用宋體小四號字，行距為1.5倍。2.正文段落應首行縮進2個字符，層次分明。落款1.落款應包括發(fā)文機關名稱和發(fā)文日期。發(fā)文機關名稱應使用全稱或規(guī)范化簡稱。2.發(fā)文日期應使用阿拉伯數(shù)字，標注具體的年、月、日。附件1.文件如有附件，應在正文之后、落款之前注明附件名稱。2.附件應與文件正文一起裝訂，如有多個附件，應分別標注序號。保密管理保密范圍1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等敏感信息的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.本單位內部的重要決策、規(guī)劃、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等文件，也應納入保密管理范圍。保密措施1.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對于涉密文件，應設置專門的保密存儲設備，實行專人管理。3.嚴格控制涉密文件的傳閱范圍和使用權限，未經批準不得擅自復制、轉發(fā)或擴大傳閱范圍。4.文件銷毀應按照保密規(guī)定進行，采用粉碎、焚燒等方式確保文件信息無法恢復。責任追究1.對于違反保密規(guī)定，造成文件信息泄露的單位和個人，應依法追究其相應的責任。2.對在保密工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，應給予表彰和獎勵。監(jiān)督檢查與考核監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應定期對本單位的收發(fā)文管理工作進行監(jiān)督檢查，確保文件處理流程規(guī)范、制度執(zhí)行到位。2.監(jiān)督檢查內容包括文件的收發(fā)登記、傳閱辦理、歸檔保存等環(huán)節(jié)?？己嗽u價1.建立收發(fā)文管理工作考核評價機制，對各部門的收發(fā)文管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括文件處理的及時性、準確性、規(guī)范性等方面?？己私Y果納入部門和個人的績效考核體系。問題整改1.對于