非典檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強對非典時期相關(guān)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，便于檔案的查閱、利用與研究，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在非典疫情期間形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映非典時期公司/組織的各項工作實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理非典時期的各類檔案，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案進(jìn)行分類、編號、整理與保管。4.保密性原則：對涉及敏感信息的非典檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織關(guān)于非典疫情防控工作的決策、部署、方案、措施等文件。2.疫情監(jiān)測、報告、統(tǒng)計等相關(guān)數(shù)據(jù)記錄。3.防控物資采購、調(diào)配、使用記錄。4.員工健康狀況監(jiān)測記錄。5.辦公場所、公共區(qū)域消毒記錄。6.與外部機構(gòu)（如政府部門、醫(yī)療機構(gòu)等）的往來文件、溝通記錄。7.非典疫情期間公司/組織開展的各類宣傳資料、活動記錄。8.因非典疫情導(dǎo)致的工作調(diào)整、業(yè)務(wù)中斷等相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門非典檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對于零散的文件、資料，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理后再行收集。（三）收集時間1.非典疫情期間，各部門應(yīng)及時將形成的檔案移交至檔案管理部門。2.疫情結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成全面的檔案收集工作，確保檔案無遺漏。三、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.疫情防控類：包括疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案、防控措施執(zhí)行記錄等。2.物資管理類：防控物資采購合同、出入庫記錄、庫存清單等。3.人員管理類：員工健康檔案、考勤記錄、人員調(diào)配記錄等。4.業(yè)務(wù)運營類：因疫情導(dǎo)致的業(yè)務(wù)調(diào)整文件、業(yè)務(wù)中斷恢復(fù)記錄等。5.對外聯(lián)絡(luò)類：與政府部門、醫(yī)療機構(gòu)、合作伙伴等的往來文件、溝通記錄。6.宣傳教育類：非典疫情宣傳資料、內(nèi)部培訓(xùn)記錄等。（二）編號規(guī)則1.采用年度類別順序號的編號方式。2.年度：以四位數(shù)字表示，如“2003”。3.類別：用大寫字母表示，如“YF”（疫情防控類）、“WZ”（物資管理類）等。4.順序號：以三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。（三）裝訂要求1.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。2.采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。3.拆除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（四）編目1.編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的非典檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管方式1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找與管理。2.對于重要的非典檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的異地備份與長期保存。（三）保管期限1.短期檔案：保管期限為5年，主要包括一般性的疫情監(jiān)測記錄、臨時性的業(yè)務(wù)調(diào)整文件等。2.中期檔案：保管期限為10年，如疫情防控工作階段性總結(jié)、部分物資采購記錄等。3.長期檔案：保管期限為30年以上，包括疫情防控工作的重要決策文件、涉及公司/組織重大利益的相關(guān)檔案等。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對非典檔案進(jìn)行檢查，每年至少一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱非典檔案。2.政府部門、科研機構(gòu)等因研究目的查閱相關(guān)檔案。3.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的其他單位或個人查閱非典檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人需填寫《非典檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：查閱人需提交單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《非典檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)提供檔案原件供查閱人查閱，特殊情況需復(fù)印或摘錄的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。2.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，定期對非典檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立非典檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出銷毀意見，編制《非典檔案銷毀清冊》。2.《非典檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《非典檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)非典檔案的管理工作，制定檔案管理工作計劃與制度。2.組織檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)與匯報，及時解決檔案管理工作中存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、保管、利用等工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄和檢索工具。3.維護(hù)檔案庫房的環(huán)境與設(shè)施，確保檔案安全。4.辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.參與檔案的鑒定與銷毀工作，協(xié)助編制銷毀清冊。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門非典檔案的收集、整理工作，確保檔案及時