集團公章管理辦法總則目的為加強集團公章管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的安全性、合法性和有效性，維護(hù)集團的合法權(quán)益和正常運營秩序，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和集團實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團總部及各下屬子公司、分公司、事業(yè)部等所有使用集團公章的部門和單位。定義本辦法所稱公章是指集團依法刻制的，代表集團名義的各類印章，包括集團公章、法定代表人印章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等具有法律效力的印章。公章的刻制刻制申請集團各部門、下屬單位因工作需要刻制公章，應(yīng)向集團行政管理部門提出書面申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括刻制印章的名稱、用途、樣式、數(shù)量等，并附相關(guān)證明材料，如部門設(shè)立文件、業(yè)務(wù)需求說明等。審批流程行政管理部門收到刻制申請后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請的必要性、合規(guī)性等。對于符合要求的申請，行政管理部門應(yīng)報集團分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項需報集團總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。刻制單位選擇經(jīng)批準(zhǔn)刻制的公章，由行政管理部門統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。刻制單位應(yīng)具備合法資質(zhì)，確保印章的質(zhì)量和安全性。備案登記新刻制的公章在啟用前，行政管理部門應(yīng)及時到公安機關(guān)進(jìn)行備案登記，并建立印章管理檔案。檔案內(nèi)容包括印章的刻制時間、樣式、使用范圍、保管人等信息。公章的保管保管責(zé)任人集團公章實行專人保管制度。集團公章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，法定代表人印章由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管，合同專用章、財務(wù)專用章等其他印章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章管理規(guī)定。保管要求1.公章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的保管場所，確保印章的安全。保險柜鑰匙和密碼應(yīng)由保管人分別保管，不得隨意交予他人。2.保管人應(yīng)定期檢查公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向行政管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施。3.嚴(yán)禁將公章帶出保管場所，如因工作需要確需帶出的，應(yīng)填寫《公章外出使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上共同攜帶使用，并確保公章的安全。公章的使用使用范圍集團公章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照其用途和權(quán)限進(jìn)行界定。具體如下：1.集團公章：用于以集團名義對外簽訂的重要合同、協(xié)議、文件、公函等；集團內(nèi)部的重要文件、報告、決議等；其他需要加蓋集團公章的事項。2.法定代表人印章：用于涉及法定代表人簽字的各類文件、合同、票據(jù)等；法定代表人授權(quán)的其他事項。3.合同專用章：用于集團對外簽訂的各類合同、協(xié)議等。4.財務(wù)專用章：用于集團財務(wù)收支、銀行結(jié)算等財務(wù)活動。5.發(fā)票專用章：用于集團開具的各類發(fā)票。使用流程1.用印申請：使用公章前，申請人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批權(quán)限：不同類型的用印事項應(yīng)按照集團規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項需報分管領(lǐng)導(dǎo)或集團總經(jīng)理、董事長審批。3.用印審核：行政管理部門在收到《公章使用申請表》后，應(yīng)對用印事項進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括用印申請的合規(guī)性、文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性等。對于不符合要求的用印申請，應(yīng)及時退回并說明原因。4.用印登記：經(jīng)審批同意后，保管人應(yīng)在用印前對用印事項進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括用印時間、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、申請人等，并由申請人簽字確認(rèn)。5.用印操作：保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和登記內(nèi)容進(jìn)行用印操作，確保印章清晰、端正地加蓋在文件上。用印完畢后，應(yīng)及時將公章放回保管場所。特殊情況處理1.緊急用?。喝缬鼍o急情況需要使用公章，而相關(guān)審批人員無法及時簽字的，申請人應(yīng)通過電話等方式向?qū)徟藛T請示，經(jīng)同意后可先使用公章，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印：對于在異地需要使用公章的情況，可采用傳真、掃描等方式將用印文件發(fā)送至集團總部，經(jīng)審批同意后，由保管人在文件上加蓋公章，并將蓋章后的文件傳真或掃描回異地使用。公章的停用與銷毀停用情形1.因集團名稱變更、機構(gòu)調(diào)整等原因，原公章不再使用的，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.公章?lián)p壞、丟失或被盜用等情況，應(yīng)立即停用該公章，并采取相應(yīng)的措施。停用流程1.相關(guān)部門應(yīng)及時向行政管理部門提出公章停用申請，說明停用原因和時間。2.行政管理部門收到申請后，應(yīng)進(jìn)行審核，并報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)停用的公章，應(yīng)立即停止使用，并交回行政管理部門進(jìn)行封存。銷毀流程1.對于停用的公章，行政管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并提出銷毀申請。銷毀申請應(yīng)說明銷毀的印章名稱、數(shù)量、原因等，并附相關(guān)證明材料。2.銷毀申請經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和集團總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)后，由行政管理部門會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門共同到公安機關(guān)指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀。3.銷毀完畢后，應(yīng)取得銷毀證明，并將證明材料存檔備案。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門集團行政管理部門負(fù)責(zé)對集團公章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。審計部門應(yīng)定期對公章管理情況進(jìn)行審計，確保公章使用的合規(guī)性和安全性。檢查內(nèi)容1.公章的刻制、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.公章管理檔案是否完整、準(zhǔn)確。3.用印申請、審批、登記等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。4.公章保管場所的安全措施是否到位。檢查方式監(jiān)督檢查可采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式。定期檢查每半年進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實際情況隨時進(jìn)行。違規(guī)處理對于違反公章管理規(guī)定的單位和個人，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較