采購物控管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購物控管理，規(guī)范采購作業(yè)流程，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和經(jīng)濟(jì)性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購物控相關(guān)活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購計(jì)劃制定、采購執(zhí)行、庫存控制等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購，避免盲目采購和庫存積壓。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本。4.合規(guī)合法原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)各部門需求申請，結(jié)合庫存情況，編制月度、季度采購計(jì)劃。2.尋找、篩選、評估和選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.執(zhí)行采購訂單的下達(dá)、跟蹤和催貨，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、履行和管理，處理采購過程中的合同糾紛。5.定期對采購成本進(jìn)行分析和控制，提出降低采購成本的建議和措施。（二）物控部門1.負(fù)責(zé)制定物資庫存管理制度，監(jiān)控物資庫存水平，定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)。2.根據(jù)采購計(jì)劃和生產(chǎn)進(jìn)度，合理安排物資的出入庫，確保物資供應(yīng)與生產(chǎn)需求的平衡。3.分析物資庫存數(shù)據(jù)，提出庫存優(yōu)化建議，處理呆滯物資和積壓庫存。4.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商評估和選擇，提供物資質(zhì)量和供應(yīng)方面的相關(guān)信息。（三）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，及時(shí)提交物資需求申請，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.配合采購部門和物控部門進(jìn)行物資采購和庫存管理工作，提供必要的技術(shù)支持和信息反饋。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同和付款申請，確保采購資金的合理使用和支付安全。2.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。3.監(jiān)督采購活動(dòng)的財(cái)務(wù)合規(guī)性，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測1.各需求部門應(yīng)定期（每月/每季度）對本部門物資需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、生產(chǎn)計(jì)劃、市場變化等因素，填寫《物資需求預(yù)測表》，提交給物控部門。2.物控部門對各部門提交的需求預(yù)測進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，形成公司整體物資需求預(yù)測報(bào)告，提交給采購部門。（二）采購計(jì)劃編制1.采購部門根據(jù)物控部門提供的物資需求預(yù)測報(bào)告，結(jié)合庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，編制月度、季度采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等詳細(xì)信息，并按照重要性和緊急程度進(jìn)行分類。3.采購計(jì)劃編制完成后，需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）采購計(jì)劃調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計(jì)劃變更、市場供應(yīng)變化、庫存情況調(diào)整等原因需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，需求部門應(yīng)及時(shí)提交《采購計(jì)劃調(diào)整申請單》，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.物控部門對調(diào)整申請進(jìn)行審核，確認(rèn)調(diào)整的必要性和合理性后，提交給采購部門。3.采購部門根據(jù)物控部門的審核意見，對采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并重新報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司物資采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料，填寫《供應(yīng)商信息登記表》。3.組織相關(guān)部門對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等，形成考察報(bào)告。4.根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面，按照評估得分進(jìn)行排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期（每季度/每年）對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.物控部門、需求部門等相關(guān)部門應(yīng)配合采購部門提供供應(yīng)商評估所需的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如物資檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、使用反饋等。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求，如多次整改仍不符合要求，可考慮淘汰該供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時(shí)傳達(dá)公司需求和要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動(dòng)態(tài)。2.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，及時(shí)處理供應(yīng)商的投訴和反饋，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。3.對于重要供應(yīng)商，采購部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)對接，加強(qiáng)合作與交流，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。五、采購執(zhí)行管理（一）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、付款方式等詳細(xì)條款。2.采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)訂單信息，確保雙方對訂單內(nèi)容理解一致。（二）采購訂單跟蹤1.采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、物流配送等方面的情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商在訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問題、物流故障等，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。（三）到貨驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知物控部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時(shí)，采購人員應(yīng)協(xié)同物控部門和需求部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.對于驗(yàn)收合格的物資，物控部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理不合格物資，并跟蹤處理結(jié)果。（四）采購付款1.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和付款期限執(zhí)行。2.采購人員應(yīng)在物資驗(yàn)收合格且收到供應(yīng)商開具的合法有效的發(fā)票后，填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后辦理付款手續(xù)。六、庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.物控部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和物資需求特點(diǎn)，制定合理的庫存規(guī)劃，確定各類物資的安全庫存、最高庫存和最低庫存水平。2.安全庫存是為了應(yīng)對突發(fā)情況或供應(yīng)中斷而設(shè)置的最低庫存數(shù)量；最高庫存是為了防止庫存積壓而設(shè)定的庫存上限；最低庫存是為了保證生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行而設(shè)定的庫存下限。（二）庫存監(jiān)控1.物控部門應(yīng)建立庫存監(jiān)控機(jī)制，定期（每日/每周/每月）對物資庫存進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握庫存動(dòng)態(tài)。2.通過庫存管理系統(tǒng)或手工臺賬記錄物資的出入庫情況，實(shí)時(shí)更新庫存數(shù)據(jù)，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.對庫存數(shù)量接近安全庫存或低于最低庫存的物資，物控部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨；對庫存數(shù)量超過最高庫存的物資，物控部門應(yīng)采取措施進(jìn)行處理，如暫停采購、促銷、退貨等。（三）庫存盤點(diǎn)1.物控部門應(yīng)定期組織庫存盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月/每季度/每年。2.庫存盤點(diǎn)應(yīng)采用實(shí)地盤點(diǎn)的方式，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫《庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，物控部門應(yīng)及時(shí)查明原因，編制《盤盈盤虧報(bào)告》，報(bào)相關(guān)部門審批后進(jìn)行處理。盤盈的物資應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，盤虧的物資應(yīng)分析原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）呆滯物資與積壓庫存處理1.物控部門應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行清理，識別呆滯物資和積壓庫存。呆滯物資是指長時(shí)間未使用或使用頻率極低的物資；積壓庫存是指因市場變化、生產(chǎn)計(jì)劃變更等原因?qū)е聨齑鏀?shù)量超過實(shí)際需求的物資。2.對于呆滯物資和積壓庫存，物控部門應(yīng)制定處理方案，如降價(jià)促銷、退貨、報(bào)廢、調(diào)劑等，并報(bào)相關(guān)部門審批后執(zhí)行。3.在處理呆滯物資和積壓庫存過程中，應(yīng)做好記錄和統(tǒng)計(jì)工作，分析產(chǎn)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取措施避免類似情況再次發(fā)生。七、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購物控過程中存在多種風(fēng)險(xiǎn)，如市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購部門、物控部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對采購物控過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采購部門可通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值、關(guān)注市場動(dòng)態(tài)等方式進(jìn)行應(yīng)對，降低價(jià)格波動(dòng)對采購成本的影響。2.針對供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，同時(shí)建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商違約行為。3.針對質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格執(zhí)行物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對不合格物資及時(shí)進(jìn)行處理，同時(shí)要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證措施和售后服務(wù)承諾。4.針對庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)，物控部門應(yīng)加強(qiáng)庫存管理，合理規(guī)劃庫存水平，及時(shí)處理呆滯物資和積壓庫存，同時(shí)與需求部門密切溝通，準(zhǔn)確預(yù)測物資需求，避免盲目采購。5.針對資金風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)采購資金的管理，嚴(yán)格審核付款申請，確保資金的合理使用和支付安全，同時(shí)合理安排資金預(yù)算，避免資金短缺或閑置。八、信息管理（一）采購物控信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立采購物控信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購訂單、庫存管理、數(shù)據(jù)分析等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.采購物控信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)警等功能，為采購物控管理提供準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的信息支持。（二）信息共享與溝通1.采購部門、物