招投標(biāo)歸檔管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司招投標(biāo)檔案的科學(xué)管理，確保招投標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有招投標(biāo)活動產(chǎn)生的檔案管理工作，包括工程建設(shè)項(xiàng)目、物資采購項(xiàng)目、服務(wù)項(xiàng)目等各類招投標(biāo)活動。定義本辦法所稱招投標(biāo)檔案，是指在招投標(biāo)活動過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、合同等相關(guān)文件資料。管理原則招投標(biāo)檔案管理工作應(yīng)遵循集中管理、分類歸檔、真實(shí)完整、安全保密、便于利用的原則。管理職責(zé)檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司招投標(biāo)檔案管理制度和操作流程。2.對各部門招投標(biāo)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的集中接收、整理、保管和提供利用等工作。4.定期對招投標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。招投標(biāo)業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)在招投標(biāo)活動過程中及時(shí)收集、整理和提交相關(guān)文件資料。2.確保所提交的招投標(biāo)檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門做好招投標(biāo)檔案的歸檔和保管工作。其他相關(guān)部門在招投標(biāo)活動中，其他相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)提供與招投標(biāo)活動有關(guān)的文件資料，并協(xié)助做好招投標(biāo)檔案的管理工作。招投標(biāo)文件的收集與整理收集范圍1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、招標(biāo)文件（含技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等）、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、開標(biāo)一覽表、投標(biāo)報(bào)價(jià)明細(xì)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件、業(yè)績證明文件等。3.評標(biāo)文件：包括評標(biāo)委員會組成文件、評標(biāo)報(bào)告、評標(biāo)記錄、評標(biāo)打分表等。4.中標(biāo)文件：包括中標(biāo)通知書、中標(biāo)候選人公示文件等。5.合同文件：包括中標(biāo)合同及其補(bǔ)充協(xié)議等。6.其他文件：包括與招投標(biāo)活動有關(guān)的來往函件、會議紀(jì)要、保證金繳納憑證、投訴處理文件等。收集要求1.招投標(biāo)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在招投標(biāo)活動結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將招投標(biāo)過程中形成的所有文件資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式規(guī)范、可讀性強(qiáng)，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。整理方法1.招投標(biāo)檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個(gè)項(xiàng)目形成一套檔案。2.每套檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間和類別進(jìn)行排序，編制檔案目錄。3.紙質(zhì)文件應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂和存放，電子文件應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引。招投標(biāo)檔案的歸檔歸檔時(shí)間招投標(biāo)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在招投標(biāo)活動結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的招投標(biāo)檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔手續(xù)1.招投標(biāo)業(yè)務(wù)部門在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《招投標(biāo)檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)按照《招投標(biāo)檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)核對，確認(rèn)無誤后雙方簽字確認(rèn)。歸檔要求1.歸檔的招投標(biāo)檔案應(yīng)符合本辦法規(guī)定的收集范圍、整理方法和質(zhì)量要求。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對歸檔的招投標(biāo)檔案進(jìn)行編號、錄入檔案管理系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的紙質(zhì)和電子檔案索引。招投標(biāo)檔案的保管保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案庫房的溫度應(yīng)控制在[14℃24℃]之間，相對濕度應(yīng)控制在[45%60%]之間。保管期限1.招投標(biāo)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括涉及公司重大決策、重要權(quán)益和具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值的文件資料；長期保管的檔案保管期限為[1650]年；短期保管的檔案保管期限為[115]年。2.具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，在檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。保管安全1.檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的日常管理和安全檢查，確保檔案的安全。2.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。招投標(biāo)檔案的利用利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可以查閱、借閱招投標(biāo)檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱招投標(biāo)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用程序1.查閱：查閱人應(yīng)填寫《招投標(biāo)檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：借閱人應(yīng)填寫《招投標(biāo)檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。利用要求1.查閱、借閱招投標(biāo)檔案的人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失檔案。2.查閱、借閱的檔案不得擅自復(fù)制、外傳，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。招投標(biāo)檔案的鑒定與銷毀鑒定組織檔案管理部門應(yīng)定期組織相關(guān)人員對到期的招投標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、招投標(biāo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對到期的招投標(biāo)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保存價(jià)值和銷毀范圍。銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的招投標(biāo)檔案，應(yīng)填寫《招投標(biāo)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《招投標(biāo)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對銷毀的招投標(biāo)檔案進(jìn)行登記、造冊，并由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全、徹底。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門招投標(biāo)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門限期整改?？己嗽u價(jià)1.公司應(yīng)將招投標(biāo)檔案管理工作納入部門和個(gè)人的績效考核體系，對在招投標(biāo)檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰