往來(lái)詢查函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司往來(lái)詢查函的管理，確保公司與外部單位之間信息溝通的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴、金融機(jī)構(gòu)等外部單位之間往來(lái)詢查函的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：往來(lái)詢查函所涉及的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛假陳述或隱瞞重要事實(shí)。2.及時(shí)性原則：應(yīng)及時(shí)發(fā)出和回復(fù)往來(lái)詢查函，確保信息傳遞的時(shí)效性，避免因延誤導(dǎo)致的工作被動(dòng)和風(fēng)險(xiǎn)增加。3.規(guī)范性原則：往來(lái)詢查函的格式、內(nèi)容、簽字蓋章等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，保證函件的法律效力和嚴(yán)肅性。4.保密性原則：在往來(lái)詢查函管理過(guò)程中，涉及的公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露給公司造成損失。二、往來(lái)詢查函的分類及適用場(chǎng)景（一）對(duì)賬詢證函1.適用場(chǎng)景：用于與供應(yīng)商、客戶核對(duì)賬目余額、交易明細(xì)等信息，確保雙方賬目一致，為財(cái)務(wù)結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)表編制等提供依據(jù)。2.主要內(nèi)容：包括往來(lái)單位名稱、詢證期間、期初余額、本期發(fā)生額、期末余額、交易摘要等詳細(xì)賬目信息，以及要求對(duì)方確認(rèn)信息是否準(zhǔn)確的聲明。（二）催款詢查函1.適用場(chǎng)景：當(dāng)客戶逾期未支付貨款或服務(wù)費(fèi)用時(shí)，向其發(fā)出催款詢查函，提醒對(duì)方付款，并明確付款期限和逾期后果。2.主要內(nèi)容：包含欠款金額、欠款期限、催款事由、要求付款的截止日期、逾期付款的違約責(zé)任等內(nèi)容，同時(shí)告知對(duì)方如有異議應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)并說(shuō)明理由。（三）資信調(diào)查詢查函1.適用場(chǎng)景：在與新的合作伙伴建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，或?qū)ΜF(xiàn)有合作伙伴進(jìn)行定期評(píng)估時(shí)，向?qū)Ψ降拈_戶銀行、其他相關(guān)企業(yè)等發(fā)出資信調(diào)查詢查函，了解其信用狀況、經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)實(shí)力等信息。2.主要內(nèi)容：通常包括被調(diào)查單位基本信息、查詢事項(xiàng)（如信用等級(jí)、貸款情況、有無(wú)不良記錄等）、要求回復(fù)的期限和方式等。（四）其他詢查函1.適用場(chǎng)景：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要，還可能發(fā)出如詢證業(yè)務(wù)往來(lái)真實(shí)性、詢證資產(chǎn)所有權(quán)等其他類型的詢查函。2.主要內(nèi)容：依據(jù)具體查詢事項(xiàng)確定，一般應(yīng)明確說(shuō)明查詢目的、涉及的業(yè)務(wù)或資產(chǎn)范圍，并要求對(duì)方如實(shí)提供相關(guān)信息。三、往來(lái)詢查函的編制與審批（一）編制要求1.往來(lái)詢查函應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，編制人員應(yīng)具備扎實(shí)的財(cái)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)理解能力，熟悉公司與外部單位的業(yè)務(wù)往來(lái)情況。2.詢查函內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，語(yǔ)言表達(dá)規(guī)范，避免產(chǎn)生歧義。對(duì)于涉及金額、日期、交易明細(xì)等關(guān)鍵信息，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。3.按照不同類型的詢查函，采用統(tǒng)一的格式模板進(jìn)行編制。模板應(yīng)包含必要的要素，如函頭、編號(hào)、正文、結(jié)尾、落款等，并預(yù)留足夠的空間填寫具體內(nèi)容。（二）審批流程1.對(duì)賬詢證函編制完成后，先由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核賬目信息的準(zhǔn)確性、函件格式的規(guī)范性以及與對(duì)方核對(duì)賬目的必要性。經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人主要從業(yè)務(wù)角度審查詢證事項(xiàng)與業(yè)務(wù)實(shí)際情況是否相符，以及是否會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)合作產(chǎn)生影響。最后，由公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、公司利益等因素，簽署審批意見。2.催款詢查函編制人員完成初稿后，交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人除審核函件格式和內(nèi)容準(zhǔn)確性外，還需評(píng)估催款措施的合理性和可行性，確保既能有效催款又不影響公司與客戶的關(guān)系。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)公司法務(wù)部門審核。法務(wù)部門從法律角度審查函件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，如違約責(zé)任的約定是否明確合法等。經(jīng)法務(wù)部門審核無(wú)異議后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)策略和客戶情況，決定是否發(fā)出催款函以及函件的具體措辭和發(fā)送時(shí)間。3.資信調(diào)查詢查函編制完成后，依次經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人關(guān)注查詢信息與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)聯(lián)，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人側(cè)重于了解對(duì)業(yè)務(wù)合作決策的有用性。審核通過(guò)后，由公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需要和對(duì)合作伙伴的評(píng)估要求，決定是否進(jìn)行資信調(diào)查以及調(diào)查的范圍和深度。四、往來(lái)詢查函的發(fā)出與跟蹤（一）發(fā)出方式1.優(yōu)先采用郵政特快專遞（EMS）或掛號(hào)信方式發(fā)出往來(lái)詢查函，并保留寄件憑證。寄件憑證應(yīng)詳細(xì)記錄函件的發(fā)出日期、收件人地址、收件人姓名、單號(hào)等信息，以便后續(xù)查詢和跟蹤。2.如因特殊情況需要采用其他方式發(fā)出，如電子郵件、傳真等，應(yīng)確保能夠獲取對(duì)方收到函件的有效證明。對(duì)于電子郵件，應(yīng)要求對(duì)方回復(fù)確認(rèn)收到，并保留郵件發(fā)送記錄和對(duì)方的回復(fù)郵件；對(duì)于傳真，應(yīng)保存?zhèn)髡姘l(fā)送報(bào)告和對(duì)方的傳真確認(rèn)回執(zhí)。（二）跟蹤管理1.設(shè)立往來(lái)詢查函跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一份詢查函的發(fā)出時(shí)間、預(yù)計(jì)回復(fù)時(shí)間、實(shí)際收到回復(fù)時(shí)間、對(duì)方反饋情況等信息。跟蹤臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.在預(yù)計(jì)回復(fù)時(shí)間到期前，如未收到對(duì)方回復(fù)，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通聯(lián)系，了解原因。對(duì)于重要的詢查函，可通過(guò)電話、郵件、再次發(fā)函等方式提醒對(duì)方盡快回復(fù)。3.收到對(duì)方回復(fù)后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)回復(fù)內(nèi)容與詢查函要求是否一致。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方回復(fù)存在疑問(wèn)或與公司記錄不符，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方進(jìn)一步溝通核實(shí)，必要時(shí)要求對(duì)方提供相關(guān)證明材料。五、往來(lái)詢查函的回復(fù)（一）回復(fù)要求1.被詢查單位應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)往來(lái)詢查函進(jìn)行回復(fù)?；貜?fù)內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如有異議應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明理由，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.回復(fù)函應(yīng)采用與詢查函相同的格式或公司認(rèn)可的其他規(guī)范格式，加蓋單位公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字確認(rèn)。3.對(duì)于涉及多個(gè)事項(xiàng)的詢查函，應(yīng)逐一進(jìn)行回復(fù)，不得遺漏重要信息。（二）回復(fù)流程1.當(dāng)收到往來(lái)詢查函后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)組織人員對(duì)函件內(nèi)容進(jìn)行研究分析，核實(shí)情況。2.根據(jù)核實(shí)結(jié)果，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人提出回復(fù)意見，并安排專人撰寫回復(fù)函。回復(fù)函撰寫完成后，先由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核，確?；貜?fù)內(nèi)容準(zhǔn)確、合理、符合公司利益。3.業(yè)務(wù)部門審核通過(guò)后，將回復(fù)函提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門主要從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、與公司財(cái)務(wù)政策的一致性等方面進(jìn)行審核。4.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核無(wú)異議后，回復(fù)函加蓋單位公章，并按照詢查函要求的方式及時(shí)回復(fù)給對(duì)方。同時(shí)，將回復(fù)函副本留存一份歸檔，以備后續(xù)查閱。六、往來(lái)詢查函的歸檔與保管（一）歸檔范圍往來(lái)詢查函的編制底稿、審批文件、發(fā)出和收到的函件原件、對(duì)方的回復(fù)函件、跟蹤臺(tái)賬記錄等相關(guān)資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.按照年度和往來(lái)單位類別對(duì)往來(lái)詢查函進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或銷毀。如有需要補(bǔ)充或更正的信息，應(yīng)在相應(yīng)位置注明補(bǔ)充或更正的原因及日期，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。3.每份往來(lái)詢查函檔案應(yīng)包含完整的資料鏈，從詢查函的發(fā)起、編制、審批、發(fā)出、跟蹤到回復(fù)、歸檔，各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)文件和記錄應(yīng)依次排列，便于查閱和追溯。（三）保管期限往來(lái)詢查函檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，涉及財(cái)務(wù)賬目核對(duì)、債權(quán)債務(wù)確認(rèn)等重要事項(xiàng)的詢查函檔案應(yīng)保管[X]年，以備后續(xù)審計(jì)、稅務(wù)檢查等需要。（四）保管與查閱1.設(shè)立專門的檔案保管室或檔案柜，指定專人負(fù)責(zé)往來(lái)詢查函檔案的保管工作。檔案保管人員應(yīng)具備良好的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保檔案資料的安全存放。2.建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限。因工作需要查閱往來(lái)詢查函檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案保管人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或帶走檔案資料。3.定期對(duì)往來(lái)詢查函檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案資料的數(shù)量、完整性和保管狀態(tài)符合要求。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)往來(lái)詢查函的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查往來(lái)詢查函的編制、審批、發(fā)出、跟蹤、回復(fù)、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或管理漏洞。2.審計(jì)部門在審計(jì)過(guò)程中，可通過(guò)查閱相關(guān)文件記錄、與相關(guān)人員訪談、實(shí)地核實(shí)等方式獲取審計(jì)證據(jù)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查應(yīng)對(duì)1.當(dāng)面臨外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門對(duì)公司往來(lái)詢查函相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行檢查時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，及時(shí)提供所需的檔案資料和解釋說(shuō)明。2.對(duì)于外部檢查提出的問(wèn)題和要求，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行整改和回復(fù)。整改完成后，將整改情況及時(shí)反饋給外部檢查部門，并確保整改措施得到有效落實(shí)，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在往來(lái)詢查函管理過(guò)程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)：編制虛假往來(lái)詢查函，故意隱瞞或歪曲事實(shí)真相；未經(jīng)審批擅自發(fā)出或回復(fù)往來(lái)詢查函；未按照規(guī)定的時(shí)間和方式發(fā)出或回復(fù)往來(lái)詢查函，導(dǎo)致工作延誤或影響公司利益；泄露往來(lái)詢查函涉及的公司商業(yè)秘密或財(cái)務(wù)信息；對(duì)往來(lái)詢查函的跟蹤管理不善，導(dǎo)致重要信息遺漏或未及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；未按照本辦法規(guī)定對(duì)往來(lái)詢查函檔案進(jìn)行歸檔、保管或查閱，造成檔案資料丟失、損壞或泄露。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的人員，給予批評(píng)教育、警告等處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成較大經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響的人員，除給予經(jīng)濟(jì)處罰外，還將視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職等行政處分；構(gòu)成犯罪的，依