子公司資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對子公司資料的有效管理，確保子公司資料的完整性、準(zhǔn)確性、保密性和可追溯性，規(guī)范資料的收集、整理、存儲、使用、共享和銷毀等環(huán)節(jié)，提高公司整體運(yùn)營效率，保障公司合法合規(guī)運(yùn)營，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司旗下所有子公司，包括全資子公司、控股子公司以及參股子公司中涉及公司核心業(yè)務(wù)和重要信息的資料管理。（三）基本原則1.合法性原則：子公司資料管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集子公司在運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各類資料，保證資料涵蓋業(yè)務(wù)活動的各個方面，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料的記錄和整理應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映子公司的實(shí)際情況，避免虛假或錯誤信息。4.保密性原則：明確資料的密級分類，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴(yán)格保密，防止資料泄露。5.便利性原則：資料管理應(yīng)便于查詢、使用和共享，以滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員開展工作的需要，提高工作效率。（四）職責(zé)分工1.子公司管理層負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督子公司資料管理工作，確保資料管理工作符合公司整體戰(zhàn)略和要求。審批重要資料管理決策，協(xié)調(diào)解決資料管理過程中的重大問題。2.資料管理部門作為子公司資料管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善資料管理制度、流程和規(guī)范。組織開展資料的收集、整理、存儲、歸檔等日常管理工作。定期對子公司資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)資料的安全保密工作，制定保密措施并監(jiān)督執(zhí)行。配合公司內(nèi)部及外部審計(jì)、檢查等工作，提供所需資料。3.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生資料的及時收集、整理，并按規(guī)定提交給資料管理部門。按照資料管理部門的要求，規(guī)范本部門資料的使用和保管，確保資料的安全。在業(yè)務(wù)開展過程中，嚴(yán)格遵守資料管理規(guī)定，配合資料管理部門做好相關(guān)工作。4.公司總部相關(guān)部門對子公司資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)意見和建議。根據(jù)工作需要，有權(quán)要求子公司提供相關(guān)資料，子公司應(yīng)積極配合。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括子公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會決議，公司章程及修正案，行政管理制度、通知、報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)資料類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。3.業(yè)務(wù)合同類：采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等各類業(yè)務(wù)往來合同。4.人力資源資料類：員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件、薪酬福利文件等。5.市場營銷資料類：市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息等。6.技術(shù)研發(fā)資料類：研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請文件、技術(shù)文檔等。7.生產(chǎn)運(yùn)營資料類：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程文件、質(zhì)量控制記錄、設(shè)備維護(hù)資料、庫存管理文件等。8.其他資料類：除上述類別以外的其他資料，如法律事務(wù)文件、對外投資資料、行業(yè)動態(tài)信息等。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別、查詢和管理，對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用[子公司代碼][資料類別代碼][年份][順序號]的格式。1.子公司代碼：由公司總部統(tǒng)一為各子公司編制唯一代碼，用于標(biāo)識不同子公司。2.資料類別代碼：根據(jù)上述資料分類，分別賦予不同的類別代碼，如行政文件類為“A”，財(cái)務(wù)資料類為“F”等。3.年份：資料形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年形成的資料編號中年份部分為“23”。4.順序號：按照資料形成的先后順序依次編制，從0001開始。例如，子公司[子公司代碼]在2023年形成的第10份行政文件，其編號為[子公司代碼]A230010。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料產(chǎn)生后及時收集，不得拖延或遺漏。2.收集的資料應(yīng)內(nèi)容完整、格式規(guī)范，具備真實(shí)性和有效性。對于外來文件，應(yīng)確保其來源合法、有效，并進(jìn)行必要的審核。3.涉及多個部門共同產(chǎn)生的資料，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同收集，并明確各部門的職責(zé)和分工。（二）整理規(guī)范1.資料管理部門收到各業(yè)務(wù)部門提交的資料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。整理工作包括對資料進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等。2.對于紙張資料，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，確保整齊統(tǒng)一，并使用耐久性強(qiáng)的裝訂材料進(jìn)行裝訂。對于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)和文件夾中。3.編目工作應(yīng)準(zhǔn)確記錄資料的編號、名稱、類別、日期、來源、密級等信息，形成資料目錄清單，便于查詢和檢索。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.資料應(yīng)采用紙質(zhì)存儲與電子存儲相結(jié)合的方式。紙質(zhì)資料應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行分類存放，存放在專用的檔案柜中，并保持存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防蟲、防火、防盜。2.電子資料應(yīng)存儲在公司統(tǒng)一配置的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照資料類別建立文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行分類存儲。重要資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.不同類型的資料應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況確定保管期限。一般情況下，行政文件類、財(cái)務(wù)資料類保管期限為10年以上；業(yè)務(wù)合同類保管期限為合同履行完畢后5年以上；人力資源資料類保管期限為員工離職后5年以上等。具體保管期限參照相關(guān)附表執(zhí)行。2.對于涉及訴訟、糾紛等特殊情況的資料，應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后，按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。（三）安全保密措施1.資料管理部門應(yīng)建立健全資料安全保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對資料管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對資料存儲場所應(yīng)采取必要的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，設(shè)定不同的密級，采取加密存儲、專人保管、限制訪問權(quán)限等措施，防止資料泄露。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播涉密資料。五、資料使用與共享（一）使用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱子公司資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、類別等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后提交給子公司資料管理部門。2.資料管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，應(yīng)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱人不得擅自將資料帶出指定查閱場所，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞。3.如需復(fù)印或復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印或復(fù)制的資料應(yīng)注明用途，由資料管理部門進(jìn)行登記備案。（二）共享流程1.子公司之間或子公司與公司總部之間因業(yè)務(wù)協(xié)同需要共享資料的，應(yīng)填寫《資料共享申請表》，詳細(xì)說明共享資料的名稱、類別、共享范圍、共享期限等信息。2.申請表經(jīng)共享資料提供方和接收方子公司管理層審批后，提交給資料管理部門。資料管理部門負(fù)責(zé)按照審批意見進(jìn)行資料共享操作，并做好共享記錄。3.對于共享的資料，接收方應(yīng)按照規(guī)定的使用范圍和期限使用，不得擅自擴(kuò)大共享范圍或延長共享期限。共享期限屆滿后，接收方應(yīng)及時將共享資料歸還提供方或按照資料管理部門的要求進(jìn)行處理。六、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無留存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因公司戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致某些資料不再需要或已失去使用價(jià)值的，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。3.資料在保管過程中出現(xiàn)損壞、遺失等情況，無法修復(fù)或找回，且已確認(rèn)其內(nèi)容不再具有重要價(jià)值的，可申請銷毀。（二）銷毀程序1.資料管理部門定期對已到保管期限或符合銷毀條件的資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，編制《資料銷毀清單》，詳細(xì)列出資料的編號、名稱、類別、數(shù)量等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)子公司管理層審批后，由資料管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理或化學(xué)方法，確保資料無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。銷毀記錄應(yīng)與《資料銷毀清單》一同保存，以備查核。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.子公司資料管理部門應(yīng)定期對本公司資料管理工作進(jìn)行自查，檢查資料的收集、整理、存儲、使用、共享和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司總部相關(guān)部門應(yīng)不定期對子公司資料管理工作進(jìn)行抽查，檢查子公司資料管理制度的執(zhí)行情況、資料的完整性和準(zhǔn)確性、安全保密措施的落實(shí)情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，要求子公司限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計(jì)與檢查1.子公司應(yīng)積極配合公司總部組織的內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)工作，如實(shí)提供所需資料，不得拒絕、隱