合同級資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同級資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在合同簽訂、履行及終止過程中所涉及的各類資料的管理，包括但不限于合同文本、協(xié)議、往來函件、審批文件、財務(wù)憑證等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理活動合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對合同級資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，避免資料分散、重復(fù)或缺失。3.分類分級原則：按照資料的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類分級，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞，對涉及公司商業(yè)秘密的資料嚴(yán)格保密。5.便捷高效原則：優(yōu)化資料管理流程，提高資料的收集、整理、存儲、檢索和利用效率，為公司決策提供及時準(zhǔn)確的支持。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善合同級資料管理辦法及相關(guān)制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各部門合同級資料的管理工作，定期對資料管理情況進(jìn)行檢查和評估。3.負(fù)責(zé)合同級資料的集中存儲和保管，建立資料檔案庫，確保資料的安全和完整。4.負(fù)責(zé)組織對重要合同級資料的整理、歸檔和數(shù)字化處理，提高資料的利用效率。5.負(fù)責(zé)對涉及公司商業(yè)秘密的資料進(jìn)行保密管理，制定保密措施并監(jiān)督執(zhí)行。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門合同級資料的收集、整理、審核和保管工作，確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司合同級資料管理辦法的要求，及時將本部門的合同級資料移交綜合管理部門歸檔。3.在合同簽訂、履行及終止過程中，負(fù)責(zé)與相關(guān)方進(jìn)行資料的交接和溝通，確保資料傳遞的及時、準(zhǔn)確。4.配合綜合管理部門做好合同級資料的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同級資料中涉及財務(wù)條款的合法性、準(zhǔn)確性和完整性，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。2.負(fù)責(zé)保管合同級資料中的財務(wù)憑證、報表等資料，并按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔和保管。3.配合綜合管理部門和業(yè)務(wù)部門做好合同級資料的財務(wù)分析和審計工作，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同級資料的合法性和合規(guī)性，對合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險評估，提出法律意見和建議。2.參與重大合同的談判、起草和審核工作，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.負(fù)責(zé)處理合同履行過程中的法律糾紛，保管相關(guān)法律文件和資料，并及時向公司匯報處理情況。三、資料分類與分級（一）資料分類1.合同文本類：包括各類合同、協(xié)議、意向書等。2.審批文件類：如合同審批表、立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告等。3.往來函件類：與合同相關(guān)的雙方或多方之間的信函、傳真、電子郵件等。4.財務(wù)憑證類：合同履行過程中的發(fā)票、收據(jù)、付款憑證、結(jié)算單等。5.其他資料類：如合同履行記錄、驗(yàn)收報告、質(zhì)量檢驗(yàn)證書等。（二）資料分級根據(jù)資料的重要性和敏感程度，將合同級資料分為絕密、機(jī)密、秘密和普通四個級別。1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密，一旦泄露將對公司造成重大損失的資料，如公司重大投資決策文件、核心技術(shù)資料、戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議等。2.機(jī)密級：涉及公司重要商業(yè)秘密，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響的資料，如重要客戶信息、關(guān)鍵業(yè)務(wù)合同、財務(wù)預(yù)算報告等。3.秘密級：涉及公司一般商業(yè)秘密，泄露后可能對公司造成一定損失的資料，如普通業(yè)務(wù)合同、市場調(diào)研報告、內(nèi)部管理文件等。4.普通級：不涉及公司商業(yè)秘密，公開后不會對公司造成不利影響的資料，如一般性的業(yè)務(wù)往來函件、日常工作記錄等。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂、履行及終止過程中，及時收集與合同相關(guān)的各類資料，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.對于涉及多個部門的合同，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同收集資料，并明確各部門的資料收集職責(zé)。3.資料收集過程中，應(yīng)注意收集原始資料，盡量避免使用復(fù)印件，如確需使用復(fù)印件，應(yīng)注明原件保存地點(diǎn)，并確保復(fù)印件與原件一致。（二）整理要求1.收集到的資料應(yīng)按照分類分級原則進(jìn)行整理，確保資料條理清晰、便于查找。2.對于合同文本類資料，應(yīng)按照合同編號、簽訂時間、合同名稱等順序進(jìn)行排列，并附上相關(guān)的審批文件、往來函件等資料。3.對于審批文件類資料，應(yīng)按照審批流程的先后順序進(jìn)行整理，確保審批環(huán)節(jié)完整、手續(xù)齊全。4.對于往來函件類資料，應(yīng)按照時間順序進(jìn)行排列，并注明發(fā)函方、收函方、函件主題等信息。5.對于財務(wù)憑證類資料，應(yīng)按照財務(wù)核算要求進(jìn)行整理，確保憑證真實(shí)、合法、有效。6.對于其他資料類，應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和用途進(jìn)行合理分類整理。五、資料存儲與保管（一）存儲方式1.合同級資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類分級順序進(jìn)行排列，并建立檔案索引，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照電子文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲，并建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。（二）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同級資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.檔案保管人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)注意防潮、防蟲、防火、防盜等，確保檔案的質(zhì)量不受影響。4.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并采取加密、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全性。5.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案存儲區(qū)域，確需查閱或借閱資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同級資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.查閱資料時，應(yīng)在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制資料。3.對于涉及公司商業(yè)秘密的資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同級資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞或遺失。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將所借資料歸還綜合管理部門，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性。七、資料保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密的合同級資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲、訪問控制、專人保管等措施，防止資料泄露。2.在資料的收集、整理、存儲、查閱、借閱等過程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。3.與公司外部人員進(jìn)行資料交接時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)對合同級資料存儲場所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對資料存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況，確保資料的安全。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.合同履行完畢且資料已超過保存期限的。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、合同變更等原因，導(dǎo)致部分資料不再具有保存價值的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)同意銷毀的其他資料。（二）銷毀程序1.由業(yè)務(wù)部門或相關(guān)部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施資料銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.資料銷毀后，應(yīng)在《資料銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立合同級資料管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門資料管理情況進(jìn)行檢查和評估。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門資料管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對合同級資料管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，對違規(guī)行為提出審計意見和建議。（二）檢查內(nèi)容1.資料的收集、整理、存儲、保管等情況是否符合本辦法的要求。2.資料的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)查閱、借閱行為。3.資料的保密措施是否落實(shí)到位，是否存在資料泄露風(fēng)險。4.資料銷毀