合同與公章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同與公章管理，規(guī)范合同簽訂與公章使用行為，防范法律風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中涉及的各類合同簽訂與公章使用管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂與公章使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎嚴謹原則：簽訂合同應充分評估風險，公章使用應嚴格審批，確保公司利益不受損害。3.權(quán)責明確原則：明確合同簽訂與公章管理各環(huán)節(jié)的職責，做到責任到人。4.流程規(guī)范原則：建立規(guī)范的合同簽訂與公章使用流程，確保各項工作有序進行。二、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務部門根據(jù)公司經(jīng)營計劃和業(yè)務需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預計金額、履行期限等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司合同管理部門。2.合同起草合同管理部門對合同立項申請進行審核，審核通過后，指定專人負責合同起草工作。起草人員應依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)慣例及公司實際情況，擬定合同文本。合同文本應明確雙方的權(quán)利義務、違約責任、爭議解決方式等條款，確保內(nèi)容完整、準確、清晰。3.合同審核合同初稿完成后，由合同管理部門組織相關(guān)部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、業(yè)務部門等。法務部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風險；財務部門審核合同的財務條款，確保公司財務利益；業(yè)務部門從業(yè)務角度對合同條款進行審核，提出合理性建議。各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。審核通過的合同，由審核人員簽字確認；審核不通過的合同，返回起草人員進行修改，修改后重新提交審核。4.合同審批經(jīng)審核通過的合同，按照公司審批權(quán)限進行審批。審批流程一般為：業(yè)務部門負責人→分管領(lǐng)導→總經(jīng)理。審批人員應認真審查合同內(nèi)容，對合同的真實性、合法性、合理性負責。對于重大合同或涉及金額較大的合同，應提交公司董事會或股東會審議。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同前，應確保對方當事人具有合法的主體資格和履約能力。合同簽訂人員應仔細核對合同文本與審批后的內(nèi)容是否一致，無誤后在合同上簽字蓋章。合同簽字蓋章應齊全，簽字人應為公司法定代表人或其授權(quán)代表，蓋章應為公司公章或合同專用章。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件交至合同管理部門存檔，并留存一份復印件供本部門使用。（二）合同履行與變更1.合同履行合同簽訂后，業(yè)務部門負責組織實施合同履行工作。在履行過程中，應嚴格按照合同約定的條款履行義務，確保合同順利執(zhí)行。業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)對方當事人存在違約行為，應及時采取措施追究其違約責任，并向公司合同管理部門報告。2.合同變更如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同內(nèi)容進行變更的，業(yè)務部門應及時提出合同變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。合同變更申請經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至合同管理部門。合同管理部門組織相關(guān)部門對變更申請進行審核，審核通過后，按照合同簽訂流程進行審批和簽訂。合同變更后，應及時對原合同進行修訂，并將變更后的合同文本交至合同管理部門存檔。（三）合同終止與歸檔1.合同終止合同履行完畢或因其他原因終止后，業(yè)務部門應及時辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，雙方的權(quán)利義務即告消滅。業(yè)務部門應在合同終止后[X]個工作日內(nèi)，將合同履行情況總結(jié)報告提交至合同管理部門。報告應包括合同的履行情況、是否存在違約行為及處理結(jié)果等內(nèi)容。2.合同歸檔合同管理部門負責對合同進行統(tǒng)一歸檔管理。合同歸檔應包括合同文本、合同立項申請表、合同審核意見、合同審批表、合同變更申請表等相關(guān)資料。歸檔資料應按照類別和時間順序進行整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可查閱性。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、公章管理（一）公章種類及用途1.公司公章：是公司對外行使權(quán)力的象征，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章：專門用于簽訂合同，具有與公司公章同等的法律效力。3.財務專用章：用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具等財務事項。4.法定代表人章：用于特定的財務、人事等文件的簽署。（二）公章保管1.公司公章由公司辦公室指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。2.公章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守公章管理制度，確保公章安全。不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張或文件上加蓋公章。3.公章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章時，應辦理嚴格的交接手續(xù)。交接雙方應在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對公章的數(shù)量、完好情況等進行核對，并填寫《公章交接登記表》，由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認。（三）公章使用1.使用申請因工作需要使用公章的，使用部門應填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用公章的事由、文件名稱、使用時間、使用范圍等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公章保管部門。2.使用審批公章保管部門對《公章使用申請表》進行審核，審核通過后，按照公司審批權(quán)限進行審批。審批流程一般為：公章保管部門負責人→分管領(lǐng)導→總經(jīng)理（如需）。對于涉及重大事項或金額較大的公章使用申請，應提交公司董事會或股東會審議。3.蓋章操作經(jīng)審批通過的《公章使用申請表》交至公章保管人員處，公章保管人員應認真核對申請表內(nèi)容與擬蓋章文件內(nèi)容是否一致，無誤后在文件規(guī)定位置加蓋公章。蓋章應清晰、端正，不得模糊、重疊。蓋章后，公章保管人員應在《公章使用申請表》上登記蓋章日期、蓋章人等信息，并將申請表存檔。（四）公章停用與銷毀1.公章停用因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、公章?lián)p壞等原因需要停用公章的，由相關(guān)部門提出申請，填寫《公章停用申請表》，說明停用原因及停用時間。申請表經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，公章保管部門負責將停用公章收回，并進行封存。2.公章銷毀對于停用的公章，應按照公司規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應填寫《公章銷毀申請表》，詳細說明銷毀公章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請表經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，由公章保管部門會同法務部門、審計部門等相關(guān)人員共同對公章進行銷毀，并在《公章銷毀登記表》上簽字確認。銷毀過程應進行拍照或錄像，留存?zhèn)洳?。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對合同簽訂與公章使用情況進行審計檢查，重點檢查合同簽訂的合規(guī)性、公章使用的審批程序、合同履行情況等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）法務合規(guī)審查法務部門負責對合同簽訂與公章使用進行日常的法律合規(guī)審查，對重大合同或涉及法律風險較高的事項提供專業(yè)法律意見。對于發(fā)現(xiàn)的法律風險，及時采取措施進行防范和化解。（三）定期檢查與不定期抽查公司合同管理部門和公章保管部門定期對合同與公章管理情況進行自查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。同時，公司領(lǐng)導不定期對合同簽訂與公章使用情況進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行糾正和處理。五、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.在合同簽訂過程中，未按照本辦法規(guī)定的流程進行操作，導致合同存在重大瑕疵或法律風險的。2.擅自使用公章，或在未經(jīng)審批的情況下使用公章，給公司造成損失的。3.保管公章不善，導致公章丟失、被盜用或損壞，給公司造成損失的。4.合同履行過程中，因故意或重大過失未按照合同約定履行義務，導致公司遭受損失的。5.對合同與公章管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題隱瞞不報、拖延處理，給公司造成不良影響或損失的。（二）責任追究方式1.責令改正：對于違規(guī)行為較輕的，責令相關(guān)責任人立即改正，并采取措施消除不良影響。2.警告：對違規(guī)責任人給予警告處分，督促其加強對合同與公章管理規(guī)定的學習和遵守。3.罰款：根據(jù)違規(guī)行為的嚴重程度，對違規(guī)責任人處以一定金額的罰款。4.賠償損失：對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責令違規(guī)責任人承擔相應的賠償責任。5.解除勞動合同：對于違規(guī)行為嚴重，給公司造成重大損失或惡劣影響的，依法解除與違規(guī)責任