暫存措施及管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織各類物品、信息等的暫存行為，確保暫存物品的安全、完整，便于后續(xù)的查找、使用和管理，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及暫存物品及相關(guān)信息管理的部門、崗位和人員。暫存物品包括但不限于文件資料、辦公用品、設(shè)備零部件、樣品、庫存商品等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保暫存物品在存儲期間不受損壞、丟失、變質(zhì)等，保障人員和環(huán)境安全。2.分類管理原則：根據(jù)物品的性質(zhì)、用途、重要性等進行分類，采取相應的暫存措施。3.便于查找原則：建立清晰的標識和記錄，方便快速準確地查找所需暫存物品。4.定期清理原則：及時清理過期、無用的暫存物品，提高存儲空間利用率。二、暫存物品的分類與標識（一）分類標準1.文件資料類：包括各類合同、報告、檔案、規(guī)章制度等紙質(zhì)和電子文件。2.辦公用品類：如文具、辦公家具、耗材等。3.設(shè)備零部件類：用于設(shè)備維修、更換的各類零部件。4.樣品類：產(chǎn)品樣品、模型等。5.庫存商品類：待銷售、待發(fā)貨的商品。6.其他類：不屬于以上分類的其他暫存物品。（二）標識要求1.對于每一類暫存物品，應在存放區(qū)域設(shè)置明顯的標識牌，注明類別名稱。2.對于具體的暫存物品，應在其外包裝或顯著位置標明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、保質(zhì)期（如有）等信息。3.電子文件應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，同時建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。三、暫存場所的規(guī)劃與管理（一）場所規(guī)劃1.根據(jù)暫存物品的類別和數(shù)量，合理規(guī)劃暫存場所，確保不同類別的物品有相對獨立的存放區(qū)域。2.暫存場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件，如安裝消防設(shè)施、除濕設(shè)備、防蟲藥劑投放裝置、門禁系統(tǒng)等。3.劃分不同的功能區(qū)域，如存儲區(qū)、分揀區(qū)、搬運通道等，保證暫存場所的物流順暢。（二）場所管理1.安排專人負責暫存場所的日常管理，包括清潔、巡查、安全維護等工作。2.定期對暫存場所進行檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運行，環(huán)境符合要求。3.保持暫存場所的整潔衛(wèi)生，通道暢通，不得在暫存場所內(nèi)亂堆亂放雜物。四、暫存物品的入庫管理（一）入庫流程1.物品到貨后，由采購人員或相關(guān)業(yè)務部門填寫《暫存物品入庫單》，詳細注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息。2.倉庫管理人員根據(jù)《暫存物品入庫單》對物品進行核對、清點，確認無誤后在入庫單上簽字，并按照規(guī)定的分類和標識要求進行存放。3.對于電子文件，應及時進行備份，并按照電子文件管理規(guī)定進行存儲和命名。（二）入庫驗收1.倉庫管理人員應對入庫物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號等進行嚴格驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時與采購人員或相關(guān)業(yè)務部門溝通處理。2.對于有保質(zhì)期要求的物品，應檢查其生產(chǎn)日期和保質(zhì)期，確保在保質(zhì)期內(nèi)入庫。3.驗收合格的物品方可辦理入庫手續(xù)，不合格物品不得入庫，并及時安排退貨或換貨。五、暫存物品的存儲管理（一）存儲方式1.根據(jù)物品的性質(zhì)和特點，選擇合適的存儲方式，如貨架存儲、托盤存儲、箱式存儲等。2.對于易受潮、易腐蝕的物品，應采取防潮、防腐措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.對于易燃易爆物品，應按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的安全防護措施。（二）存儲期限1.明確各類暫存物品的存儲期限，對于超過存儲期限的物品，應及時進行清理或處理。2.對于有特殊要求的物品，如合同文件等，應按照規(guī)定的保存期限進行存儲。3.在存儲期限屆滿前，倉庫管理人員應提前通知相關(guān)部門或人員，以便及時處理。（三）庫存盤點1.定期對暫存物品進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進行一次。2.盤點時，倉庫管理人員應認真核對物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，填寫《暫存物品盤點表》。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并填寫《暫存物品盤盈盤虧報告》，報相關(guān)部門審批后進行處理。六、暫存物品的出庫管理（一）出庫流程1.使用部門或人員填寫《暫存物品出庫單》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。2.倉庫管理人員根據(jù)《暫存物品出庫單》進行核對、備貨，確認無誤后在出庫單上簽字，并將物品發(fā)放給使用部門或人員。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的權(quán)限和流程進行查閱、下載或復制，并做好記錄。（二）出庫核對1.倉庫管理人員在發(fā)放暫存物品時，應仔細核對物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保與出庫單一致。2.對于貴重物品或重要文件資料，應要求領(lǐng)取人簽字確認，并進行登記。3.如發(fā)現(xiàn)出庫物品存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應及時與使用部門或人員溝通處理。七、暫存物品的清理與處置（一）清理原則1.定期對暫存物品進行清理，清理范圍包括過期、無用、損壞、變質(zhì)等物品。2.清理工作應遵循安全、環(huán)保、節(jié)約的原則，確保清理過程中不對人員和環(huán)境造成危害。（二）清理流程1.倉庫管理人員定期對暫存物品進行清查，列出需要清理的物品清單。2.將清理清單報相關(guān)部門審批，審批通過后進行清理。3.對于可回收利用的物品，應進行分類回收，交相關(guān)部門處理；對于不可回收的物品，應按照環(huán)保要求進行妥善處置，如報廢、銷毀等。（三）處置記錄1.對暫存物品的清理與處置過程進行詳細記錄，包括清理時間、物品名稱、數(shù)量、處置方式等信息。2.處置記錄應保存一定期限，以便日后查閱和審計。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立暫存物品管理監(jiān)督機制，由公司/組織的內(nèi)部審計部門或相關(guān)管理部門定期對暫存物品的管理情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括暫存場所的管理、入庫驗收、存儲管理、出庫管理、清理與處置等環(huán)節(jié)。（二）檢查方式1.定期檢查：按照規(guī)定的時間間隔對暫存物品管理情況進行全面檢查。2.不定期抽查：隨機抽取部分暫存物品或管理環(huán)節(jié)進行檢查。3.專項檢查：針對特定的暫存物品或管理問題進行專項檢查。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改。2.責任部門或人員應制定整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改目標，并按時提交整改報告。3.對整改情況進行跟蹤復