文廣局檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)文廣局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在文廣事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于文廣局機(jī)關(guān)各部門、直屬單位及下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文廣局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映文廣局各項(xiàng)工作的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.文廣局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.各部門、直屬單位及下屬機(jī)構(gòu)應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理、保管和移交等工作，并接受局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類文廣局檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括文廣局的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.文化事業(yè)類：涵蓋文化活動(dòng)策劃與組織、文化場(chǎng)館建設(shè)與管理、文化遺產(chǎn)保護(hù)、文藝創(chuàng)作與演出等方面的檔案。3.廣播影視類：涉及廣播影視節(jié)目制作、播出、傳輸、接收等環(huán)節(jié)的檔案，如節(jié)目素材、播出記錄、技術(shù)資料等。4.新聞出版類：包括圖書、報(bào)刊、音像制品等出版發(fā)行過程中的檔案，如選題策劃、編輯出版、版權(quán)管理等檔案。5.其他類：不屬于上述分類的其他檔案，如特殊項(xiàng)目檔案、外事檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表文化事業(yè)類，“C”代表廣播影視類，“D”代表新聞出版類，“E”代表其他類。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字編號(hào)，如“0001”。5.例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為“2023A0001”。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門、直屬單位及下屬機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.重點(diǎn)收集涉及文廣局重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)、文化交流合作等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行整理，確保文件材料齊全、完整。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)及時(shí)收集，不得積壓或散失。對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.各部門在工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案移交局辦公室。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列，編號(hào)編制目錄。3.每份檔案應(yīng)編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件標(biāo)題、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。4.對(duì)于破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.文廣局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，對(duì)霉變、蟲蛀的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全和可用。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.成立檔案鑒定小組，由局辦公室牽頭，各相關(guān)部門人員參加，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。4.嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，銷毀檔案的過程應(yīng)進(jìn)行記錄，以備查考。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和合法使用。2.凡因工作需要查閱檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)局辦公室審批。2.局辦公室根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（三）特殊情況利用1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.因特殊原因需要查閱未開放檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立文廣局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享利用，為文廣局各項(xiàng)工作提供有力的信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為通用的JPEG或TIFF格式。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息、目錄信息和全文信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和管理。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案的存儲(chǔ)體系，確保電子檔案的安全和長期保存。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，能夠根據(jù)檔案的類別、年度、關(guān)鍵詞等多種條件進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案信息。3.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.文廣局建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)各部門、直屬單位及下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.局辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理監(jiān)督檢查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤督促整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范。2.檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，檢查檔案是否齊全、有無遺漏重要文件材料，檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案保管條件和安全措施落實(shí)情況，檢查檔案庫房設(shè)施設(shè)備是否完好，防火、防潮、防蟲、防盜等措施是否到位。4.檔案信息化建設(shè)情況，檢查檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，電子檔案的存儲(chǔ)和管理是否規(guī)范。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將檔案管理工作納入文廣局各部門、直屬單位及下屬機(jī)構(gòu)的年度績效考核內(nèi)