后勤配送貨管理辦法一、總則（一）目的為加強公司后勤配送貨管理，規(guī)范配送貨流程，提高配送貨效率，確保貨物及時、準確、安全送達，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有后勤物資的配送貨活動，包括但不限于辦公用品、生產(chǎn)物資、生活物資等的采購、運輸、倉儲及交付等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準確性原則：確保配送貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格等與訂單要求一致，準確無誤地送達目的地。2.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點完成配送任務(wù)，滿足公司運營和客戶需求。3.安全性原則：保障貨物在運輸、倉儲過程中的安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。4.成本效益原則：在保證配送貨質(zhì)量的前提下，合理控制配送成本，提高經(jīng)濟效益。二、配送貨流程（一）訂單接收與處理1.公司各部門根據(jù)實際需求填寫物資采購訂單，詳細注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨地點、交貨時間等信息。2.訂單提交至后勤配送貨管理部門，由專人負責接收和初步審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的完整性、準確性以及與庫存情況的匹配性等。3.對于審核通過的訂單，進行編號登記，并根據(jù)訂單緊急程度進行分類排序，確定配送優(yōu)先級。對于審核不通過的訂單，及時與訂單提交部門溝通，說明原因并要求其修改完善。（二）庫存管理1.建立完善的庫存管理制度，實時監(jiān)控庫存物資的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀態(tài)。2.根據(jù)訂單需求和庫存情況，確定是否需要進行補貨采購。如需補貨，及時啟動采購流程，與供應(yīng)商聯(lián)系下單。3.定期對庫存物資進行盤點清查，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧等情況，及時查明原因并進行相應(yīng)處理。（三）采購管理1.根據(jù)訂單需求和庫存情況，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨能力等情況，建立供應(yīng)商評估檔案。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如物資質(zhì)量不合格、交貨延遲等，及時采取措施解決，保障公司利益。（四）運輸管理1.根據(jù)貨物性質(zhì)、數(shù)量、運輸距離等因素，選擇合適的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)?。確保運輸方式能夠滿足貨物安全、及時送達的要求。2.與運輸公司簽訂運輸合同，明確雙方的責任和義務(wù)，包括貨物裝卸、運輸安全、運輸時間、運費結(jié)算等條款。3.在貨物運輸前，對貨物進行妥善包裝和標識，確保貨物在運輸過程中不受損壞。同時，辦理好貨物運輸保險，以降低運輸風險。4.跟蹤貨物運輸狀態(tài)，及時掌握貨物運輸進度和預(yù)計到達時間。如出現(xiàn)運輸延誤、貨物損壞等情況，及時與運輸公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的補救措施，并向公司相關(guān)部門匯報。（五）倉儲管理1.設(shè)立專門的倉儲場所，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、待檢區(qū)等，確保貨物分類存放，便于管理和查找。2.建立倉儲物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫時間、品種、數(shù)量、規(guī)格、批次等信息，做到賬賬相符、賬實相符。3.加強倉庫安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保貨物存儲安全。同時，制定倉庫管理制度，規(guī)范倉庫人員的操作流程和行為準則。4.按照先進先出的原則進行貨物出庫操作，確保發(fā)出的貨物質(zhì)量合格、數(shù)量準確。對于出庫貨物，及時辦理出庫手續(xù)，并更新庫存臺賬。（六）交付管理1.貨物送達目的地后，配送人員應(yīng)及時與收貨部門或客戶取得聯(lián)系，通知其進行貨物驗收。2.收貨部門或客戶按照訂單要求對貨物進行驗收，檢查貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與配送人員溝通，并填寫貨物驗收單，詳細記錄問題情況。3.配送人員根據(jù)貨物驗收情況，及時處理驗收過程中出現(xiàn)的問題。如屬于運輸過程中造成的貨物損壞或丟失，由運輸公司負責賠償；如屬于物資本身質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決。4.完成貨物交付后，配送人員應(yīng)及時將貨物驗收單、運輸單據(jù)等相關(guān)資料整理歸檔，交后勤配送貨管理部門留存，作為配送貨業(yè)務(wù)的憑證和結(jié)算依據(jù)。三、人員職責（一）后勤配送貨管理部門職責1.負責制定和完善后勤配送貨管理制度、流程和標準，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司后勤配送貨工作，合理安排配送任務(wù)，確保配送貨工作的順利進行。3.負責訂單的接收、審核、分類排序以及配送優(yōu)先級的確定，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決配送過程中出現(xiàn)的問題。4.建立和維護供應(yīng)商管理檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保物資供應(yīng)質(zhì)量和及時性。5.負責運輸公司、倉儲公司等合作單位的選擇、管理和監(jiān)督，簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障公司利益。6.定期對后勤配送貨工作進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議，不斷提高配送貨管理水平和服務(wù)質(zhì)量。（二）采購人員職責1.根據(jù)訂單需求和庫存情況，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，及時采取措施解決，并向后勤配送貨管理部門匯報。3.負責收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商評估檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，為公司選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商提供依據(jù)。4.協(xié)助財務(wù)部門做好采購付款相關(guān)工作，確保采購資金的合理使用和支付安全。（三）運輸人員職責1.根據(jù)運輸任務(wù)要求，選擇合適的運輸工具和運輸路線，確保貨物安全、及時送達目的地。2.在貨物運輸前，對貨物進行妥善包裝和標識，辦理好貨物運輸保險。運輸過程中，嚴格遵守交通規(guī)則，確保運輸安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。3.及時掌握貨物運輸狀態(tài)，如出現(xiàn)運輸延誤、貨物損壞等情況，及時與后勤配送貨管理部門溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)的補救措施。4.負責運輸單據(jù)的填寫、收集和整理，按時將運輸單據(jù)交后勤配送貨管理部門留存，作為運輸費用結(jié)算和業(yè)務(wù)統(tǒng)計的依據(jù)。（四）倉儲人員職責1.負責倉庫的日常管理工作，包括物資的出入庫管理、庫存盤點、倉庫安全管理等。2.按照規(guī)定的存儲方式和要求，對物資進行分類存放，確保物資存儲安全、有序。同時，做好倉庫的清潔衛(wèi)生工作，保持倉庫環(huán)境整潔。3.建立倉儲物資臺賬，及時記錄物資的出入庫時間、品種、數(shù)量、規(guī)格、批次等信息，做到賬賬相符、賬實相符。定期對庫存物資進行盤點清查，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并處理。4.根據(jù)訂單需求和庫存情況，及時辦理物資出庫手續(xù)，確保出庫物資質(zhì)量合格、數(shù)量準確。對于出庫物資，要做好標識和交接工作，避免出現(xiàn)差錯。（五）收貨人員職責1.負責貨物的接收和驗收工作，按照訂單要求對貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行仔細核對。2.如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，及時與配送人員溝通，并填寫貨物驗收單，詳細記錄問題情況。對于驗收合格的貨物，辦理簽收手續(xù)。3.協(xié)助配送人員做好貨物的搬運、卸載等工作，確保貨物安全、順利入庫。4.將貨物驗收單及時交后勤配送貨管理部門留存，作為配送貨業(yè)務(wù)的憑證和結(jié)算依據(jù)。四、風險管理（一）風險識別1.供應(yīng)商風險：包括供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨延遲等風險。2.運輸風險：如交通事故、運輸延誤、貨物損壞、丟失等風險。3.倉儲風險：例如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、物資損壞、變質(zhì)等風險。4.訂單處理風險：訂單信息錯誤、遺漏、重復(fù)處理等風險。5.法律法規(guī)風險：如違反運輸、倉儲、環(huán)保等相關(guān)法律法規(guī)的風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，將風險分為高、中、低三個等級。對于高風險，應(yīng)采取重點監(jiān)控和優(yōu)先處理措施；對于中風險，要制定相應(yīng)的應(yīng)對策略，加強管理和控制；對于低風險，可進行適當關(guān)注和定期檢查。（三）風險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風險管理建立供應(yīng)商評估和選擇機制，選擇信譽良好、實力雄厚、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，并定期對供應(yīng)商進行評估和考核。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括質(zhì)量標準、交貨時間、違約責任等條款，以約束供應(yīng)商行為。建立供應(yīng)商備份機制，對于重要物資的供應(yīng)商，選擇至少兩家供應(yīng)商進行合作，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而影響公司正常運營。2.運輸風險管理選擇資質(zhì)良好、信譽可靠的運輸公司，并簽訂運輸合同，明確雙方責任和義務(wù)。加強貨物運輸過程的監(jiān)控，通過跟蹤系統(tǒng)實時掌握貨物運輸狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施。對貨物進行足額保險，降低運輸過程中的風險損失。同時，要求運輸公司加強運輸安全管理，定期對運輸車輛進行維護保養(yǎng)，確保運輸安全。3.倉儲風險管理加強倉庫安全設(shè)施建設(shè)，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。制定倉庫管理制度，規(guī)范倉庫人員的操作流程和行為準則，加強對倉庫人員的培訓(xùn)和教育，提高其安全意識和責任意識。定期對庫存物資進行盤點清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理物資損壞、變質(zhì)等問題。同時，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。4.訂單處理風險管理建立完善的訂單審核機制，對訂單信息進行嚴格審核，確保訂單信息的完整性、準確性。采用信息化管理系統(tǒng)，對訂單進行集中管理和跟蹤，避免訂單遺漏或重復(fù)處理。同時，定期對訂單處理情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決訂單處理過程中出現(xiàn)的問題。5.法律法規(guī)風險管理加強對相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識，確保公司后勤配送貨活動符合法律法規(guī)要求。定期對公司后勤配送貨業(yè)務(wù)進行合規(guī)性審查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，避免因違法違規(guī)行為給公司帶來損失。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立后勤配送貨工作監(jiān)督檢查制度，定期對配送貨流程各環(huán)節(jié)進行檢查，確保各項工作按照規(guī)定的制度、流程和標準執(zhí)行。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或由專人負責監(jiān)督工作，對配送貨過程中的各個環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.鼓勵公司員工對后勤配送貨工作中的違規(guī)行為進行舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核指標1.訂單處理準確率：考核訂單信息審核的準確性，確保訂單下達后無錯誤或遺漏。計算公式為：訂單處理準確率=審核通過且無錯誤訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%。2.貨物配送及時率：衡量貨物是否按照規(guī)定時間送達目的地。計算公式為：貨物配送及時率=按時送達訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%。3.貨物完好率：考核貨物在運輸、倉儲過程中的完好程度。計算公式為：貨物完好率=完好送達貨物數(shù)量/總貨物數(shù)量×100%。4.庫存準確率：反映庫存物資賬實相符的程度。計算公式為：庫存準確率=賬實相符庫存物資數(shù)量/總庫存物資數(shù)量×100%。5.成本控制指標：包括采購成本、運輸成本、倉儲成本等，考核各項成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度對后勤配送貨相關(guān)部門和人員進行一次全面考核，根據(jù)考核指標完成情況進行評分。2.不定期抽查：在日常工作中，對配送貨流程各環(huán)節(jié)進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并納入考核范圍。3.客戶滿意度調(diào)查：通過向收貨部門或客戶發(fā)放滿意度調(diào)查問卷，了解其對配送貨服務(wù)質(zhì)量的評價，將調(diào)查結(jié)果作為考核的重要依據(jù)之一。（四）考核結(jié)果應(yīng)用