機(jī)關(guān)檔案管理辦法版一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)及所屬各部門的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)集中管理，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交等工作。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則。確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，維護(hù)檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。（四）定義本辦法所稱檔案，是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中形成的各種形式的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、聲像等。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門辦公室設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉機(jī)關(guān)工作業(yè)務(wù)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平。5.對各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、調(diào)研資料等。4.本機(jī)關(guān)的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等專門檔案。5.反映本機(jī)關(guān)工作的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，同時(shí)做好電子文件的備份。3.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類。2.專門檔案根據(jù)其自身特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，如人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定分類，財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法分類等。3.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等要素進(jìn)行分類整理，并配以文字說明。4.電子檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類和組織存儲(chǔ)，確保元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，確保檔案的安全保管。2.對檔案裝具進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)更換損壞的裝具。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案分類方案，將檔案有序存放在檔案裝具中。2.建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。3.對電子檔案進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案安全管理1.制定檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。3.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值。2.重點(diǎn)鑒定檔案是否涉及本機(jī)關(guān)重要職能活動(dòng)、具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值以及是否屬于法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)永久保存的檔案。（四）保管期限劃分1.永久保管：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年。對本機(jī)關(guān)工作有一定查考利用價(jià)值的檔案。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，列出銷毀檔案的題名、年度、保管期限、檔號等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員在銷毀完畢后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案的過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，記錄應(yīng)長期保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.制定檔案查閱、借閱制度，明確利用范圍、程序和要求。2.設(shè)立檔案查閱場所，配備必要的設(shè)施設(shè)備，為利用者提供便利條件。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。4.對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案內(nèi)容等信息。5.加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用，通過編研等方式，為機(jī)關(guān)工作提供參考資料和決策支持。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案信息資源的共享程度，為機(jī)關(guān)工作提供高效便捷的服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用符合檔案管理業(yè)務(wù)需求的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等全過程信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：構(gòu)建檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，確保檔案信息的安全傳輸和共享。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全防護(hù)機(jī)制，保障檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)電子檔案元數(shù)據(jù)管理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查制度，對錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查和糾錯(cuò)。（四）人員培訓(xùn)1.組織檔案管理