機(jī)關(guān)收發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)收發(fā)文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)各部門收文、發(fā)文的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地處理文件，提高文件流轉(zhuǎn)效率。3.明確職責(zé)分工，加強(qiáng)協(xié)作配合，確保文件管理工作有序進(jìn)行。二、收文管理（一）收文渠道1.機(jī)要通信：通過機(jī)要通信渠道接收的文件，由機(jī)要室負(fù)責(zé)簽收、登記。2.郵政快遞：由收發(fā)室負(fù)責(zé)簽收郵政快遞送來的文件，并及時(shí)通知相關(guān)部門領(lǐng)取。3.電子公文傳輸系統(tǒng)：通過電子公文傳輸系統(tǒng)接收的文件，由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)接收、下載，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）簽收登記1.所有收文必須進(jìn)行簽收登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、來文單位、日期、份數(shù)等。2.簽收人在收到文件后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件數(shù)量、名稱、文號(hào)等信息，確認(rèn)無誤后在文件投遞單或電子公文傳輸系統(tǒng)的回執(zhí)上簽字。3.登記人員應(yīng)及時(shí)將收文信息錄入收文登記簿，并將文件分類存放。（三）文件分發(fā)1.收文登記后，由機(jī)要室或收發(fā)室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。2.分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫文件分發(fā)單，注明文件名稱、文號(hào)、分發(fā)部門、分發(fā)時(shí)間等信息，并由分發(fā)人員和接收人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件及時(shí)送達(dá)相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。（四）文件傳閱1.需要傳閱的文件，由機(jī)要室或收發(fā)室按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件名稱、文號(hào)、傳閱部門、傳閱時(shí)間等信息，并由傳閱人員簽字確認(rèn)。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件傳閱完畢，并及時(shí)將文件退回機(jī)要室或收發(fā)室。4.機(jī)要室或收發(fā)室應(yīng)定期檢查文件傳閱情況，對(duì)傳閱不及時(shí)的部門或人員進(jìn)行督促。（五）文件辦理1.承辦部門收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給機(jī)要室或收發(fā)室。2.辦理文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保辦理結(jié)果合法合規(guī)。3.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，并按照發(fā)文程序進(jìn)行審核、簽發(fā)、印發(fā)。（六）文件催辦1.機(jī)要室或收發(fā)室應(yīng)定期對(duì)文件辦理情況進(jìn)行催辦，對(duì)超過規(guī)定辦理時(shí)間的文件進(jìn)行重點(diǎn)催辦。2.催辦時(shí)，應(yīng)填寫文件催辦單，注明文件名稱、文號(hào)、承辦部門、催辦時(shí)間等信息，并將催辦單送達(dá)承辦部門。3.承辦部門應(yīng)及時(shí)對(duì)催辦事項(xiàng)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給機(jī)要室或收發(fā)室。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將文件整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊，并按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。3.機(jī)要室或收發(fā)室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查，確保歸檔文件的質(zhì)量。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：由承辦部門或人員根據(jù)工作需要起草文件初稿。2.審核：擬稿完成后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容、格式、文字表述等方面。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，并簽署意見。4.簽發(fā)：經(jīng)審核、會(huì)簽后的文件，應(yīng)提交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。5.編號(hào)：文件簽發(fā)后，由機(jī)要室或收發(fā)室進(jìn)行編號(hào)，并填寫發(fā)文登記簿。6.印制：編號(hào)后的文件，由機(jī)要室或收發(fā)室安排印制，印制過程中應(yīng)嚴(yán)格按照文件格式和排版要求進(jìn)行。7.校對(duì)：印制完成后的文件，應(yīng)進(jìn)行校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。8.蓋章：校對(duì)無誤后的文件，應(yīng)加蓋機(jī)關(guān)印章。9.分發(fā)：蓋章后的文件，由機(jī)要室或收發(fā)室按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)，并填寫文件分發(fā)單。（二）發(fā)文格式1.發(fā)文應(yīng)使用統(tǒng)一的格式，包括文件頭、文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等部分。2.文件頭應(yīng)注明機(jī)關(guān)名稱、文件種類等信息；文號(hào)應(yīng)按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制；標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件內(nèi)容；主送單位應(yīng)明確文件的送達(dá)對(duì)象；正文應(yīng)條理清晰、表述準(zhǔn)確；附件應(yīng)與正文相關(guān)，并注明附件名稱和序號(hào)；落款應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；日期應(yīng)填寫文件簽發(fā)日期。（三）發(fā)文審核1.審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，是否與本機(jī)關(guān)的工作實(shí)際相符，是否存在矛盾或歧義等。2.審核文件格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確、通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確等。3.審核文件的會(huì)簽情況，會(huì)簽部門的意見是否一致，是否存在需要進(jìn)一步協(xié)調(diào)的問題等。（四）發(fā)文簽發(fā)1.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，對(duì)文件的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性負(fù)責(zé)。2.簽發(fā)文件時(shí)，應(yīng)簽署明確的意見，如“同意印發(fā)”、“請(qǐng)××部門進(jìn)一步修改后印發(fā)”等。3.對(duì)于重要文件，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自簽發(fā)；對(duì)于一般性文件，可授權(quán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（五）發(fā)文編號(hào)1.發(fā)文編號(hào)應(yīng)按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.編號(hào)格式一般為“機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)”，如“××發(fā)〔20××〕××號(hào)”。3.編號(hào)應(yīng)填寫在發(fā)文登記簿和文件首頁(yè)的編號(hào)欄內(nèi)。（六）發(fā)文印制1.發(fā)文印制應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印刷單位，確保印制質(zhì)量。2.印制過程中應(yīng)嚴(yán)格按照文件格式和排版要求進(jìn)行，確保文件頁(yè)面整潔、字跡清晰。3.印制完成后，應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確無誤。（七）發(fā)文校對(duì)1.校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.校對(duì)內(nèi)容包括文字表述、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范等方面。3.校對(duì)過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與擬稿部門或人員溝通，進(jìn)行修改。（八）發(fā)文蓋章1.發(fā)文蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的印章使用范圍和程序進(jìn)行，確保印章使用的合法性和嚴(yán)肅性。2.蓋章時(shí)應(yīng)注意印章的位置、清晰度等，確保印章蓋在文件的落款處。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)加蓋騎縫章。（九）發(fā)文分發(fā)1.發(fā)文分發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，確保文件送達(dá)相關(guān)部門或人員。2.分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫文件分發(fā)單，注明文件名稱、文號(hào)、分發(fā)部門、分發(fā)時(shí)間等信息，并由分發(fā)人員和接收人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于機(jī)要文件，應(yīng)通過機(jī)要通信渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，確保文件傳遞安全。四、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確文件保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的管理。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)文件處理場(chǎng)所的安全防范，安裝必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。2.對(duì)文件的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行加密處理，確保文件信息安全。3.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，對(duì)涉及秘密的文件，應(yīng)限定在最小范圍內(nèi)傳閱和使用。4.加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止文件泄露。（三）保密監(jiān)督檢查1.定期對(duì)文件保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除保密隱患。2.對(duì)違反文件保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。五、文件信息化管理（一）電子公文系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的電子公文系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的網(wǎng)上收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等功能。2.加強(qiáng)電子公文系統(tǒng)的安全管理，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全。（二）電子文件管理1.對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保電子文件的完整性和可讀性。2.建立電子文件備份制度，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件的利用管理，嚴(yán)格控制電子文