加油卡使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司加油卡的使用管理，規(guī)范加油卡的使用行為，提高加油卡使用效率，保障公司車(chē)輛正常運(yùn)行，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有配備加油卡的車(chē)輛及相關(guān)使用人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則加油卡的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營(yíng)合法合規(guī)。2.安全性原則加強(qiáng)加油卡的安全管理，防止加油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生，保障公司財(cái)產(chǎn)安全。3.準(zhǔn)確性原則加油卡的使用記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，以便于財(cái)務(wù)核算和成本控制。4.節(jié)約性原則鼓勵(lì)合理使用加油卡，倡導(dǎo)節(jié)約能源，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。二、加油卡的申請(qǐng)與辦理（一）申請(qǐng)1.各部門(mén)因工作需要使用加油卡的，應(yīng)填寫(xiě)《加油卡申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)加油卡的車(chē)輛車(chē)牌號(hào)、預(yù)計(jì)月使用油量、申請(qǐng)理由等信息。2.《加油卡申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司車(chē)輛使用情況及預(yù)算安排，對(duì)加油卡申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）辦理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理加油卡。2.辦理加油卡時(shí)，應(yīng)選擇信譽(yù)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的加油站，并根據(jù)公司要求選擇合適的加油卡類(lèi)型。3.辦理加油卡所需資料包括：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件、經(jīng)辦人身份證復(fù)印件等。4.加油卡辦理完成后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并及時(shí)將加油卡發(fā)放給相關(guān)使用人員。三、加油卡的使用（一）使用范圍加油卡僅限于公司指定的車(chē)輛在指定的加油站使用，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車(chē)輛加油。（二）使用流程1.車(chē)輛駕駛員在加油前，應(yīng)檢查車(chē)輛油箱油量，確保加油卡余額充足。2.駕駛員前往指定加油站加油時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向加油站工作人員出示加油卡，并告知加油金額。3.加油站工作人員根據(jù)駕駛員要求進(jìn)行加油操作，并打印加油小票。4.駕駛員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)加油小票上的加油金額、加油量、加油站名稱(chēng)等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在加油小票上簽字確認(rèn)。5.加油小票作為加油卡使用的原始憑證，駕駛員應(yīng)妥善保管，定期交回公司財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。（三）特殊情況處理1.如遇加油卡丟失、被盜用等情況，駕駛員應(yīng)立即向公司報(bào)告，并協(xié)助公司采取相應(yīng)的掛失、報(bào)警等措施。2.因特殊原因需要在非指定加油站加油的，駕駛員應(yīng)提前向公司申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用現(xiàn)金加油，并在報(bào)銷(xiāo)時(shí)提供相關(guān)證明材料。3.如遇加油站系統(tǒng)故障或其他原因無(wú)法使用加油卡加油的，駕駛員應(yīng)及時(shí)與公司聯(lián)系，聽(tīng)從公司安排。四、加油卡的充值與報(bào)銷(xiāo)（一）充值1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)加油卡使用情況及車(chē)輛行駛里程等因素，定期對(duì)加油卡進(jìn)行充值。2.加油卡充值時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《加油卡充值申請(qǐng)表》，注明充值金額、充值時(shí)間、充值加油站等信息。3.《加油卡充值申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理加油卡充值業(yè)務(wù)，并及時(shí)將充值信息錄入公司加油卡管理系統(tǒng)。（二）報(bào)銷(xiāo)1.駕駛員應(yīng)每月定期將加油小票整理粘貼好，并填寫(xiě)《加油卡報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》，注明加油日期、加油金額、加油量、加油站名稱(chēng)、車(chē)輛車(chē)牌號(hào)等信息。2.《加油卡報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司加油卡使用管理辦法及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，對(duì)加油卡報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)處理。五、加油卡的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.如發(fā)現(xiàn)加油卡丟失或被盜用，駕駛員應(yīng)立即向公司報(bào)告，并在第一時(shí)間撥打加油卡所屬加油站的客服電話(huà)進(jìn)行掛失。2.駕駛員在掛失時(shí)，應(yīng)提供加油卡卡號(hào)、持卡人姓名、身份證號(hào)碼等信息，并說(shuō)明掛失原因。3.加油站客服人員在核實(shí)相關(guān)信息后，為駕駛員辦理加油卡掛失手續(xù)，并告知駕駛員掛失后的注意事項(xiàng)。（二）補(bǔ)辦1.加油卡掛失后，駕駛員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《加油卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，注明加油卡卡號(hào)、持卡人姓名、身份證號(hào)碼、掛失時(shí)間、補(bǔ)辦原因等信息。2.《加油卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司加油卡使用管理辦法及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，對(duì)加油卡補(bǔ)辦申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理加油卡補(bǔ)辦業(yè)務(wù)，并及時(shí)將補(bǔ)辦后的加油卡發(fā)放給駕駛員。六、加油卡的保管與維護(hù)（一）保管1.加油卡由車(chē)輛駕駛員負(fù)責(zé)保管，駕駛員應(yīng)妥善保管加油卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或丟失。2.加油卡應(yīng)存放在安全、干燥的地方，避免加油卡受到損壞或丟失。3.如因駕駛員保管不善導(dǎo)致加油卡丟失或被盜用，駕駛員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）維護(hù)1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行核對(duì)和分析，確保加油卡使用記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。2.公司應(yīng)定期對(duì)加油卡管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.如發(fā)現(xiàn)加油卡管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行檢查，核對(duì)加油小票、充值記錄、報(bào)銷(xiāo)憑證等相關(guān)資料，確保加油卡使用合規(guī)、準(zhǔn)確。2.公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)加油卡的使用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查加油卡使用是否符合公司規(guī)定，是否存在浪費(fèi)、違規(guī)使用等情況。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)加油卡使用情況的監(jiān)督和管理，確保本部門(mén)加油卡使用合規(guī)、節(jié)約。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供加油卡使用管理情況的相關(guān)資料。2.如發(fā)現(xiàn)公司加油卡使用管理存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)整改，并接受相關(guān)部門(mén)的處罰。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.轉(zhuǎn)借加油卡給他人使用的；2.利用加油卡套取現(xiàn)金或謀取私利的；3.虛報(bào)加油費(fèi)用或提供虛假加油小票的；4.因保管不善導(dǎo)致加油卡丟失或被盜用，給公司造成損失的；5.其他違反加油卡使用管理辦法的行為。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對(duì)于涉嫌違法犯罪的行為，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。九、附則