合同簽訂時管理辦法一、總則1.目的本管理辦法旨在規(guī)范公司合同簽訂行為，加強(qiáng)合同管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的順利進(jìn)行。2.適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在對外簽訂、履行合同過程中的管理活動。公司內(nèi)部各部門之間簽訂的各類協(xié)議、文件等，可參照本辦法執(zhí)行。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同簽訂與履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。審慎簽約原則：在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面審查，審慎決策，防范合同風(fēng)險。全面管理原則：對合同簽訂、履行、變更、解除等全過程進(jìn)行動態(tài)管理，確保合同管理的各個環(huán)節(jié)有序、規(guī)范。職責(zé)明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在合同管理中的職責(zé)，做到分工負(fù)責(zé)、相互協(xié)作，共同做好合同管理工作。二、合同簽訂前的準(zhǔn)備1.合同項(xiàng)目的發(fā)起與立項(xiàng)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要發(fā)起合同項(xiàng)目，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同項(xiàng)目的背景、目的、內(nèi)容、預(yù)計金額、履行期限等信息。合同立項(xiàng)申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大合同項(xiàng)目，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。2.合同對方主體資格審查業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同對方的主體資格進(jìn)行審查，收集并核實(shí)對方的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。對于涉及特殊行業(yè)或領(lǐng)域的合同對方，還需審查其相應(yīng)的資質(zhì)證書或許可證明，確保其具備從事相關(guān)業(yè)務(wù)的合法資格。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同對方的信用狀況進(jìn)行調(diào)查，通過查詢信用記錄、銀行征信報告等方式，評估對方的信用等級和償債能力。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同對方的主體資格和信用狀況審查結(jié)果進(jìn)行法律審核，提出法律意見和風(fēng)險防范建議。3.合同條款的擬定與審核業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同項(xiàng)目的具體情況，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要內(nèi)容，確保條款完整、準(zhǔn)確、清晰。合同條款擬定后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。會審部門包括法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門等，各部門根據(jù)職責(zé)對合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及法律風(fēng)險防范措施；財務(wù)部門重點(diǎn)審查合同價款、支付方式、結(jié)算辦法等財務(wù)條款的合理性和可行性；審計部門重點(diǎn)審查合同的經(jīng)濟(jì)性和效益性。業(yè)務(wù)部門根據(jù)會審意見對合同條款進(jìn)行修改完善，形成合同草案。合同草案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大合同草案，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。三、合同的簽訂1.合同文本的確定經(jīng)審批通過的合同草案，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方協(xié)商確定合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，如因特殊情況需要使用非標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，需經(jīng)法務(wù)部門審核同意。在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行最后的法律審核。法務(wù)部門審核通過后，出具《合同法律意見書》，作為合同簽訂的法律依據(jù)。2.合同簽訂的授權(quán)委托公司法定代表人可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，授權(quán)公司其他人員作為代理人簽訂合同。授權(quán)委托應(yīng)采用書面形式，明確代理人的姓名、職務(wù)、代理事項(xiàng)、權(quán)限范圍、代理期限等內(nèi)容，并由法定代表人簽字或加蓋公司公章。代理人在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂的合同，其法律后果由公司承擔(dān)。代理人應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍行使代理權(quán)，不得超越授權(quán)范圍簽訂合同。3.合同的簽署合同文本確定后，由雙方當(dāng)事人在合同上簽字（或蓋章）。簽字（或蓋章）應(yīng)符合法律規(guī)定和合同約定，確保合同簽字（或蓋章）的真實(shí)性和有效性。合同一式多份，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號、登記，并分送相關(guān)部門留存。留存部門應(yīng)妥善保管合同原件，不得擅自涂改、銷毀合同。四、合同的履行1.合同履行計劃的制定合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，并將合同履行計劃報公司分管領(lǐng)導(dǎo)備案。合同履行計劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同各項(xiàng)義務(wù)得到有效履行。2.合同履行過程的跟蹤與監(jiān)控業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行過程進(jìn)行跟蹤與監(jiān)控，及時掌握合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同價款的支付情況進(jìn)行審核與監(jiān)督，確保支付款項(xiàng)符合合同約定和公司財務(wù)管理制度。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行過程中的法律問題進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并防范法律風(fēng)險。各部門應(yīng)定期向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況，對于重大合同履行情況，應(yīng)及時向公司總經(jīng)理辦公會或董事會報告。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同對方，并按照合同約定或法律規(guī)定辦理合同解除手續(xù)。合同解除后，雙方應(yīng)按照約定或法律規(guī)定進(jìn)行結(jié)算和清理。五、合同的歸檔與保管1.合同檔案的建立業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在合同簽訂后及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同立項(xiàng)申請表、合同草案、合同文本、合同法律意見書、授權(quán)委托書、合同履行過程中的相關(guān)文件、資料等。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理，編制目錄索引，便于查詢和管理。2.合同檔案的保管合同檔案由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)保管。檔案管理部門應(yīng)建立健全合同檔案管理制度，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保合同檔案的安全、完整。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。對于重要合同檔案，應(yīng)長期保存；對于一般合同檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。3.合同檔案的查閱與借閱因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》或《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱或借閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)督。查閱或借閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、損毀合同檔案。查閱或借閱合同檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、合同的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查職責(zé)公司審計部門負(fù)責(zé)對合同簽訂、履行、變更、解除等全過程進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同管理的各項(xiàng)制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見和建議。公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同簽訂、履行過程中的法律風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反法律法規(guī)或合同約定的行為提出法律意見和處理建議。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同價款的支付、結(jié)算等財務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保財務(wù)收支符合公司財務(wù)管理制度和合同約定。2.監(jiān)督檢查方式定期檢查：公司審計部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等應(yīng)定期對合同管理情況進(jìn)行檢查，形成檢查報告，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。專項(xiàng)檢查：針對合同管理中的重點(diǎn)問題或重大合同項(xiàng)目，公司可組織專項(xiàng)檢查，深入調(diào)查合同管理情況，提出改進(jìn)措施和建議。日常監(jiān)督：各部門在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)對合同管理的自我監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正合同管理過程中的問題。3.問題整改與責(zé)任追究對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情