對照品采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司對照品采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購的對照品質量可靠、來源合法、供應及時，滿足公司科研、生產、質量控制等工作的需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門對照品的采購活動，包括但不限于化學對照品、中藥對照品、生物對照品等。（三）職責分工1.采購部門負責對照品采購計劃的制定與執(zhí)行，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保采購過程符合相關法律法規(guī)和公司規(guī)定。負責與供應商溝通協(xié)調，跟蹤采購進度，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.質量部門負責對采購的對照品進行質量驗收，確保其符合質量標準和使用要求。參與供應商的評估與選擇，提供質量方面的專業(yè)意見。3.使用部門負責根據(jù)實際工作需要，提出對照品的采購申請，明確規(guī)格、數(shù)量、用途等要求。協(xié)助質量部門對采購的對照品進行驗收，并負責對照品的使用和保管。（四）基本原則1.合法性原則：對照品采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保采購的對照品質量符合要求。3.成本效益原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。二、采購計劃（一）需求預測1.使用部門應定期對對照品的需求進行預測，結合科研項目進展、生產計劃、質量控制要求等因素，提前制定對照品需求計劃。2.需求計劃應明確對照品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等信息，并提交給采購部門。（二）采購申請1.使用部門根據(jù)需求預測結果，填寫對照品采購申請表，詳細說明采購對照品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、質量要求、預計到貨時間等內容。2.采購申請表需經使用部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（三）計劃審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行審核，核實需求的合理性和準確性。2.對于金額較大或重要的對照品采購申請，采購部門應組織相關部門進行會審，綜合考慮質量、成本、供應等因素，提出審批意見。3.采購申請經審批通過后，采購部門方可開展采購工作。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，定期收集、整理供應商信息，包括供應商資質、生產能力、質量控制水平、信譽等方面的情況。2.選擇供應商時，應優(yōu)先考慮具有合法資質、生產工藝先進、質量可靠、信譽良好的企業(yè)。同時，應對供應商進行實地考察，評估其實際生產經營狀況。3.新供應商的引入需經過嚴格的審核程序，由采購部門填寫供應商評估表，提交質量部門、使用部門等相關部門進行評估，評估合格后方可列入合格供應商名錄。（二）供應商評估與考核1.采購部門應定期對供應商進行評估與考核，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。2.質量部門負責對供應商提供的對照品進行質量抽檢，根據(jù)抽檢結果對供應商進行質量評估。3.使用部門負責對供應商的交貨期、售后服務等方面進行評價。4.采購部門根據(jù)各部門的評估結果，對供應商進行綜合考核，對于考核不合格的供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等。（三）供應商檔案管理1.采購部門應為每個合格供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息、資質證明文件、產品質量檢驗報告、合作記錄、評估與考核結果等。2.供應商檔案應及時更新，確保檔案信息的準確性和完整性。四、采購流程（一）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應商，下達采購訂單。2.采購訂單應明確對照品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量要求、包裝要求等內容，并經雙方簽字確認。（二）合同簽訂1.對于金額較大或采購周期較長的對照品采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、交貨方式、付款方式、違約責任等內容，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體。3.采購合同簽訂前，需經法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。（三）采購執(zhí)行1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保按時、按質、按量交貨。2.如因特殊原因需要變更采購訂單或合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并按照公司規(guī)定的審批程序進行審批。（四）到貨驗收1.對照品到貨前，采購部門應通知質量部門和使用部門做好驗收準備工作。2.質量部門按照相關質量標準和檢驗操作規(guī)程，對到貨的對照品進行質量驗收，包括外觀檢查、純度測定、含量測定等項目。3.使用部門協(xié)助質量部門進行驗收，并對對照品的規(guī)格、數(shù)量等進行核對。4.驗收合格的對照品，由質量部門出具驗收報告，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的對照品，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理退換貨等事宜。五、質量控制（一）質量標準1.采購的對照品應符合國家相關質量標準和行業(yè)標準，如《中國藥典》、《化學藥品對照品研究指導原則》等。2.公司應根據(jù)實際工作需要，制定對照品的內部質量控制標準，明確對照品的純度、含量、雜質限度等質量指標。（二）檢驗方法1.質量部門應采用科學、合理、準確的檢驗方法對采購的對照品進行質量檢驗，檢驗方法應經過驗證，確保其可靠性和有效性。2.對于新采購的對照品或檢驗方法發(fā)生變更時，質量部門應進行方法驗證，并形成驗證報告。（三）不合格處理1.經檢驗不合格的對照品，質量部門應及時出具不合格報告，并通知采購部門。2.采購部門應立即與供應商聯(lián)系，要求供應商采取措施，如退換貨、補貨等，確保公司工作不受影響。3.對于不合格對照品的處理情況，采購部門和質量部門應做好記錄，分析原因，采取相應的糾正措施，防止類似問題再次發(fā)生。六、儲存與保管（一）儲存條件1.對照品應按照其特性和質量要求，存放在適宜的環(huán)境條件下，如常溫、冷藏、冷凍等。2.對于有特殊儲存要求的對照品，如易氧化、易潮解、易揮發(fā)等，應采取相應的防護措施，確保其質量穩(wěn)定。（二）保管制度1.建立對照品保管臺賬，詳細記錄對照品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、有效期、領用情況等信息。2.對照品應分類存放，并有明顯的標識，防止混淆和誤用。3.定期對對照品的儲存環(huán)境進行檢查，確保儲存條件符合要求。4.對于臨近有效期的對照品，應及時通知使用部門，優(yōu)先安排使用。七、使用與發(fā)放（一）使用申請1.使用部門需要使用對照品時，應填寫對照品使用申請表，注明使用目的、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給保管部門。2.對照品使用申請表需經使用部門負責人審核簽字后，方可領取對照品。（二）發(fā)放管理1.保管部門根據(jù)使用申請表，核對庫存情況，按照規(guī)定的發(fā)放程序發(fā)放對照品。2.發(fā)放時，應確保對照品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等與申請表一致，并做好發(fā)放記錄。3.對于貴重或限量的對照品，應嚴格控制發(fā)放數(shù)量，實行限額領用制度。（三）使用記錄1.使用部門應建立對照品使用記錄，詳細記錄對照品的使用日期、使用人、使用量、剩余量等信息。2.使用記錄應妥善保存，以備追溯和查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對對照品采購管理情況進行審計，檢查采購流程是否規(guī)范、供應商管理是否有效、質量控制是否嚴格、儲存與保管是否符合要求等。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。（二）定期檢查1.質量部門和保管部門應定期對對照品的質量和