合同外費用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同外費用的管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在各類業(yè)務活動中發(fā)生的合同外費用管理。（三）基本原則1.合法性原則：合同外費用的發(fā)生必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的規(guī)定。2.必要性原則：費用支出應基于業(yè)務實際需要，杜絕不合理開支。3.合理性原則：費用標準應合理、公正，與市場行情及公司實際情況相適應。4.審批規(guī)范原則：嚴格按照規(guī)定的審批流程進行費用審批，確保審批環(huán)節(jié)嚴謹、透明。二、合同外費用定義及分類（一）定義合同外費用是指在公司已簽訂的各類合同約定范圍之外，因業(yè)務開展需要而發(fā)生的費用支出。（二）分類1.臨時性業(yè)務費用：因突發(fā)或臨時性業(yè)務需求產(chǎn)生的費用，如應急維修、臨時采購等。2.補充性業(yè)務費用：對已簽訂合同進行補充完善或調(diào)整而產(chǎn)生的費用，如合同變更后的差價、額外服務費用等。3.新增業(yè)務費用：公司拓展新業(yè)務領域所發(fā)生的費用，包括市場調(diào)研、新產(chǎn)品研發(fā)、新業(yè)務拓展活動等相關(guān)費用。三、費用預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)業(yè)務計劃和預計發(fā)生的合同外費用情況，于每年末編制下一年度合同外費用預算。預算應詳細列出各項費用的名稱、金額、用途及預計發(fā)生時間。2.預算編制應充分考慮歷史數(shù)據(jù)、市場變化趨勢、業(yè)務發(fā)展需求等因素，確保預算的科學性和合理性。3.對于重大合同外費用項目，應單獨進行詳細的可行性分析和成本效益評估，并在預算中予以明確說明。（二）預算審批1.部門預算編制完成后，提交至財務部門進行初審。財務部門應重點審核預算的準確性、合理性及與公司整體預算的一致性。2.初審通過后的預算報公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、財務狀況及業(yè)務發(fā)展需求，對預算進行綜合評審，并做出審批決定。3.經(jīng)審批后的預算作為控制合同外費用支出的依據(jù)，各部門應嚴格按照預算執(zhí)行。（三）預算調(diào)整1.在預算執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要調(diào)整預算，各部門應填寫預算調(diào)整申請表，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對業(yè)務的影響。2.預算調(diào)整申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至財務部門審核。財務部門審核通過后，報公司管理層審批。3.未經(jīng)批準，任何部門不得擅自調(diào)整預算。四、費用申請與審批（一）申請流程1.業(yè)務部門在發(fā)生合同外費用前，應填寫費用申請表。費用申請表應包括費用名稱、金額、用途、預計發(fā)生時間、相關(guān)業(yè)務說明等內(nèi)容，并附上必要的證明材料，如發(fā)票、合同、審批文件等。2.費用申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部門進行合規(guī)性審核。（二）審批權(quán)限1.一般費用審批：費用金額在[X]元以下的，由部門負責人審批。費用金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核后，報分管領導審批。費用金額在[X]元以上的，由部門負責人、分管領導審核后，報公司總經(jīng)理審批。2.重大費用審批：對于金額特別重大或涉及重要業(yè)務決策的合同外費用，需經(jīng)公司領導班子集體研究決定。（三）審批要點1.財務部門審核時，應重點關(guān)注費用的合法性、合理性、真實性及與預算的匹配性。對于不符合規(guī)定的費用申請，財務部門有權(quán)拒絕受理。2.審批人應認真審查費用申請的內(nèi)容，確保費用支出符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。對于存在疑問的申請，應及時與業(yè)務部門溝通核實。五、費用支付管理（一）支付審核1.費用申請經(jīng)審批通過后，財務部門根據(jù)審批意見進行支付審核。支付審核應包括發(fā)票審核、合同審核、資金安排等環(huán)節(jié)。2.發(fā)票審核：檢查發(fā)票的真實性、合法性、完整性，確保發(fā)票內(nèi)容與費用申請一致，發(fā)票開具單位與業(yè)務實際發(fā)生單位相符。3.合同審核：對于涉及合同的費用支付，審核合同條款是否履行完畢，是否存在未決爭議等情況。4.資金安排：根據(jù)公司資金狀況和預算安排，合理確定費用支付時間和方式，確保資金支付的準確性和及時性。（二）支付方式1.公司合同外費用支付方式主要包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。具體支付方式應根據(jù)業(yè)務實際情況和相關(guān)規(guī)定確定。2.對于金額較大的費用支付，原則上應采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，以確保資金安全和支付記錄的可追溯性。3.在辦理費用支付時，應嚴格按照財務制度規(guī)定的審批流程和支付程序進行操作，確保支付過程合規(guī)、準確。（三）支付記錄與存檔1.財務部門應建立完善的費用支付記錄臺賬，詳細記錄每筆費用的支付日期、金額、支付對象、支付方式等信息。2.費用支付相關(guān)的申請文件、審批文件、發(fā)票、合同等資料應按照檔案管理規(guī)定進行妥善存檔，以備查閱。六、費用核算與分析（一）核算要求1.財務部門應按照國家財務會計準則和公司財務制度的規(guī)定，對合同外費用進行準確核算。2.費用核算應區(qū)分不同費用類別、項目和部門，確保費用數(shù)據(jù)的清晰、準確，為公司財務管理和決策提供可靠依據(jù)。（二）定期分析1.財務部門應定期對合同外費用進行分析，分析內(nèi)容包括費用支出的構(gòu)成、變動趨勢、與預算的差異情況等。2.通過費用分析，找出費用管理中存在的問題和原因，提出改進措施和建議，為公司優(yōu)化費用管理提供參考。3.各部門應積極配合財務部門的費用分析工作，提供相關(guān)業(yè)務數(shù)據(jù)和信息，共同做好費用管理工作。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對合同外費用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查費用支出的合規(guī)性、合理性及預算執(zhí)行情況。2.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督檢查1.財務部門負責對合同外費用的日常核算和支付進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正費用管理中的不規(guī)范行為。2.各部門應加強對本部門合同外費用的自我監(jiān)督管理，確保費用支出符合公司規(guī)定和業(yè)務實際需要。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的費用支出行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括責令改正、追回違規(guī)支出款項、對相關(guān)責任人進行批評教育或紀律處分等。2.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)