商務(wù)部印章管理辦法一、總則（一）目的為加強商務(wù)部印章管理，規(guī)范印章使用，維護公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于商務(wù)部及其下屬各部門、分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中涉及的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。（三）印章定義及分類1.公章：代表公司/組織對外行使權(quán)力、承擔責任的具有最高效力的印章。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。3.財務(wù)專用章：用于財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.法定代表人章：代表法定代表人行使職權(quán)的印章。5.部門章：各部門為處理本部門業(yè)務(wù)而使用的印章。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：指定專人負責印章的保管和使用，確保印章安全。3.審批用印原則：用印前必須經(jīng)過嚴格的審批流程，未經(jīng)審批不得用印。4.登記備案原則：對印章的刻制、啟用、變更、停用、銷毀等情況進行詳細登記備案。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人審核后報分管領(lǐng)導審批。2.審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制?？讨频挠≌卤仨毞蠂曳煞ㄒ?guī)及行業(yè)標準要求，具備防偽功能。3.刻章單位完成印章刻制后，應將印章及印模交付行政管理部門，并提供刻章發(fā)票及相關(guān)證明文件。（二）印章啟用1.行政管理部門收到新刻印章后，應及時進行登記備案，并填寫《印章啟用申請表》。2.《印章啟用申請表》需經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導、法定代表人簽字確認后，方可啟用印章。3.印章啟用前，行政管理部門應將印章的啟用時間、啟用范圍等信息以書面形式通知相關(guān)部門和人員。同時，在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)或公告欄發(fā)布印章啟用公告，明確告知各部門和人員新印章的啟用情況。4.新印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止。行政管理部門應及時收回廢止印章，并按照本辦法規(guī)定進行妥善處理。三、印章的保管（一）保管人員職責1.公司/組織指定專人負責印章的保管工作，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規(guī)定。2.保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)印章存在異常情況，應立即向部門負責人報告，并采取相應措施。3.保管人員應嚴格按照審批后的用印申請進行用印操作，不得擅自用印或超越權(quán)限用印。在用印過程中，應認真核對用印內(nèi)容，確保用印準確無誤。4.保管人員應做好印章使用登記工作，詳細記錄用印日期、用印部門、用印事項、用印份數(shù)、審批人等信息，并妥善保管用印登記臺賬，以備查閱。（二）保管方式1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章應實行專人專柜保管，確保印章存放安全。2.部門章可根據(jù)實際情況由部門指定專人保管，但應確保保管安全，防止印章濫用。3.印章保管人員因出差、請假等原因需要臨時移交印章時，應填寫《印章移交登記表》，明確移交時間、移交人、接收人等信息，并經(jīng)部門負責人批準。接收人應在規(guī)定時間內(nèi)將印章歸還移交人，并在《印章移交登記表》上簽字確認。（三）保管環(huán)境要求1.印章保管場所應具備安全防護設(shè)施，如防盜門、保險柜等，確保印章存放安全。2.印章保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，防止印章受潮、生銹等情況發(fā)生。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應及時報告部門負責人，并按照本辦法規(guī)定進行處理。四、印章的使用（一）用印審批流程1.用印部門填寫《用印申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.《用印申請表》報分管領(lǐng)導審批，分管領(lǐng)導應認真審核用印事項的真實性、合法性和必要性，確保用印符合公司/組織利益和相關(guān)規(guī)定。3.對于涉及重大事項、金額較大的合同或文件等，《用印申請表》還需報法定代表人審批。法定代表人應根據(jù)公司/組織實際情況進行審批，確保用印決策正確。4.用印申請人持經(jīng)審批后的《用印申請表》到印章保管人員處辦理用印手續(xù)。印章保管人員應嚴格按照審批內(nèi)容進行用印操作，不得擅自更改用印內(nèi)容或超越審批范圍用印。（二）用印范圍1.公章適用于公司/組織對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等重要事項，以及代表公司/組織出席會議、參加活動、辦理證照等。2.合同專用章僅用于簽訂各類合同。3.財務(wù)專用章用于財務(wù)核算、資金收付、開具發(fā)票等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章用于辦理涉及法定代表人個人簽字的文件、票據(jù)等。5.部門章用于處理本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、報表、通知等，不得對外簽訂合同或出具具有法律效力的文件。（三）用印要求1.用印文件必須內(nèi)容完整、格式規(guī)范、字跡清晰，不得有涂改、破損等情況。如發(fā)現(xiàn)用印文件存在問題，印章保管人員應及時通知用印申請人進行修改或更換。2.用印時，印章應端正、清晰地加蓋在文件規(guī)定的位置上，不得模糊不清、歪蓋、漏蓋等。對于多頁文件，應逐頁加蓋騎縫章。3.用印份數(shù)應與審批后的《用印申請表》一致，不得擅自增加或減少用印份數(shù)。如因特殊情況需要增加用印份數(shù)，應重新填寫《用印申請表》并按審批流程進行審批。4.用印完畢后，印章保管人員應在《用印申請表》上加蓋“已用印”章，并將用印文件及《用印申請表》整理歸檔，妥善保管。五、印章的變更與停用（一）印章變更1.因公司/組織名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章時，由行政管理部門填寫《印章變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責人審核后報分管領(lǐng)導審批。2.審批通過后，行政管理部門按照本辦法規(guī)定的印章刻制流程進行新印章的刻制，并及時辦理印章變更手續(xù)。印章變更手續(xù)包括收回原印章、啟用新印章、更新用印登記臺賬等。3.行政管理部門應及時將印章變更情況以書面形式通知相關(guān)部門和人員，并在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)或公告欄發(fā)布印章變更公告，確保各部門和人員了解印章變更信息。（二）印章停用1.因公司/組織撤銷、合并、業(yè)務(wù)終止等原因需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核后報分管領(lǐng)導審批。2.審批通過后，行政管理部門應及時收回停用印章，并將印章存放于保險柜或其他安全場所妥善保管。同時，在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)或公告欄發(fā)布印章停用公告，告知各部門和人員印章停用情況。3.印章停用后，原印章保管人員應停止使用該印章，并將用印登記臺賬進行封存。對于涉及停用印章的未了結(jié)事項，應按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進行妥善處理。六、印章的銷毀（一）銷毀條件1.印章因磨損、損壞、變更等原因不再使用，且已辦理完停用手續(xù)的，應及時進行銷毀。2.因公司/組織撤銷、合并、業(yè)務(wù)終止等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫?，必須進行銷毀。（二）銷毀流程1.由行政管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)部門負責人審核后報分管領(lǐng)導審批。2.審批通過后，行政管理部門會同審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同對擬銷毀印章進行清點、核對，確保印章數(shù)量、名稱、規(guī)格等信息準確無誤。3.印章銷毀可采用粉碎、熔化等方式進行，確保印章無法恢復使用。在銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。4.銷毀完成后，由行政管理部門填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認?！队≌落N毀登記表》應作為檔案資料妥善保管。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對印章管理情況進行審計檢查，重點檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、用印審批流程的合規(guī)性、印章保管的安全性等。2.行政管理部門應定期對印章保管人員的工作進行檢查，確保印章保管人員嚴格按照規(guī)定操作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理中存在的問題。3.各部門應加強對本部門印章使用情況的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報行政管理部門備案。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司/組織將視