定期采購(gòu)制管理辦法總則目的為規(guī)范公司的采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督和管理，特制定本定期采購(gòu)制管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及定期采購(gòu)的部門和業(yè)務(wù)活動(dòng)。包括但不限于原材料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類定期性的采購(gòu)項(xiàng)目。定義定期采購(gòu)制是指公司根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求和市場(chǎng)供應(yīng)的特點(diǎn)，按照預(yù)先確定的時(shí)間周期進(jìn)行采購(gòu)的一種采購(gòu)管理制度。采購(gòu)周期可以根據(jù)不同的采購(gòu)項(xiàng)目和實(shí)際情況確定，如每周、每月、每季度等?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定，確保采購(gòu)行為的合法性和合規(guī)性。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，盡可能降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金的使用效益。3.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果的公正合理。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購(gòu)商品和服務(wù)的質(zhì)量，確保滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的要求。5.誠(chéng)信原則：公司與供應(yīng)商之間應(yīng)建立誠(chéng)信合作關(guān)系，遵守合同約定，履行各自的義務(wù)。采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)計(jì)劃的編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，在每個(gè)采購(gòu)周期開始前[X]個(gè)工作日內(nèi)，編制本部門的采購(gòu)計(jì)劃草案。采購(gòu)計(jì)劃草案應(yīng)包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集、匯總各使用部門的采購(gòu)計(jì)劃草案，并進(jìn)行審核和平衡。審核的重點(diǎn)包括采購(gòu)計(jì)劃的合理性、必要性、可行性以及與公司整體生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的協(xié)調(diào)性。對(duì)于不符合要求的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。3.采購(gòu)部門根據(jù)審核后的采購(gòu)計(jì)劃草案，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況和公司的庫(kù)存狀況，編制公司的總體采購(gòu)計(jì)劃。總體采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目的具體采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇范圍等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)計(jì)劃的審批1.公司總體采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司總經(jīng)理或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人審批。審批過程中，應(yīng)充分考慮公司的資金狀況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求和市場(chǎng)變化等因素，確保采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性和合理性。2.經(jīng)審批通過的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)作為公司采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)市場(chǎng)供應(yīng)變化、公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整、不可抗力等原因，導(dǎo)致原采購(gòu)計(jì)劃無法執(zhí)行或需要調(diào)整的，使用部門應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門提出書面申請(qǐng)，并說明調(diào)整的原因和具體內(nèi)容。2.采購(gòu)部門收到使用部門的申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核和評(píng)估。對(duì)于合理的調(diào)整申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于不合理的調(diào)整申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)向使用部門說明理由，并要求其繼續(xù)按照原采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集和整理各類供應(yīng)商的基本信息，包括供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、信譽(yù)狀況等。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并組織相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估?？疾旌驮u(píng)估的內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。3.對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)要求其提供相關(guān)的資質(zhì)證明文件和樣品，并進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)和測(cè)試。經(jīng)檢驗(yàn)和測(cè)試合格的供應(yīng)商，方可列入公司的合格供應(yīng)商名單。供應(yīng)商的評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)周期一般為每半年或一年。評(píng)價(jià)的指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，如增加采購(gòu)份額、延長(zhǎng)付款期限等；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通和整改，如整改仍不合格，應(yīng)從合格供應(yīng)商名單中剔除。供應(yīng)商的淘汰1.對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將其從合格供應(yīng)商名單中淘汰：提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給公司造成重大損失的；多次未能按時(shí)交貨，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行的；價(jià)格虛高，嚴(yán)重偏離市場(chǎng)行情的；存在商業(yè)欺詐、行賄受賄等違法行為的；其他嚴(yán)重違反合同約定或公司規(guī)定的行為。2.供應(yīng)商被淘汰后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并停止與其的業(yè)務(wù)往來。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)更新供應(yīng)商信息庫(kù)，確保信息的準(zhǔn)確性和有效性。采購(gòu)流程管理采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)提交給采購(gòu)部門進(jìn)行審核。采購(gòu)部門審核的重點(diǎn)包括采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、必要性、是否符合采購(gòu)計(jì)劃等。對(duì)于不符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門審核通過的采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過程中，應(yīng)充分考慮公司的資金狀況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求和市場(chǎng)變化等因素，確保采購(gòu)申請(qǐng)的科學(xué)性和合理性。2.經(jīng)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)組織采購(gòu)。采購(gòu)招標(biāo)1.對(duì)于金額較大、技術(shù)要求較高的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)采用招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)。招標(biāo)方式包括公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)。2.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況、技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.采購(gòu)部門應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告或向邀請(qǐng)的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，并組織供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)。投標(biāo)截止后，采購(gòu)部門應(yīng)組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作。評(píng)標(biāo)過程應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行，確保評(píng)標(biāo)結(jié)果的公正合理。采購(gòu)談判1.對(duì)于不適合采用招標(biāo)方式采購(gòu)的項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判過程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況，并與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商和溝通，爭(zhēng)取達(dá)成最優(yōu)的采購(gòu)合同。2.采購(gòu)談判應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得泄露公司的商業(yè)秘密和采購(gòu)底價(jià)。談判結(jié)束后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將談判結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)審批結(jié)果和談判情況，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后生效。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并建立采購(gòu)合同檔案，妥善保管。采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物品或服務(wù)到貨后，使用部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括采購(gòu)物品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等是否符合合同要求。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)物品或服務(wù)，使用部門應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物品或服務(wù)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商換貨、退貨或賠償損失等。采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，及時(shí)辦理采購(gòu)付款手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行支付。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定和公司的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行付款，確保采購(gòu)資金的安全和合理使用。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)和供應(yīng)情況變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的采購(gòu)物品，采購(gòu)部門可以采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立市場(chǎng)信息收集和分析機(jī)制，定期對(duì)市場(chǎng)行情進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，為公司的采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商建立健全質(zhì)量管理體系，嚴(yán)格按照合同要求提供產(chǎn)品或服務(wù)。2.采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)的檢驗(yàn)和測(cè)試，確保其質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門可以委托專業(yè)的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試。合同風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的管理，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)。在簽訂采購(gòu)合同前，采購(gòu)部門應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。廉潔風(fēng)險(xiǎn)1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的廉潔教育，提高采購(gòu)人員的廉潔意識(shí)和法律意識(shí)。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的廉潔制度和職業(yè)道德規(guī)范，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。2.公司應(yīng)建立健全采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全過程監(jiān)督。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的廉潔問題，應(yīng)嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，審計(jì)的內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問題，并提出整改建議。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)