某公司印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等所有以公司名義開展業(yè)務(wù)活動所涉及的各類印章。印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)的具有最高法律效力的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)需要，代表法定代表人行使職權(quán)的印章。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。5.部門章：各部門為履行職責(zé)，在公司內(nèi)部使用的印章，如行政章、人力資源章等。6.其他專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的用于特定業(yè)務(wù)的印章，如發(fā)票專用章等。管理原則1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印章的管理工作，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。3.審批使用原則：印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.風(fēng)險防范原則：加強(qiáng)印章管理，防范因印章使用不當(dāng)給公司帶來的法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。印章的刻制與啟用印章刻制1.申請：因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.審核：行政管理部門對《印章刻制申請表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查印章刻制的必要性、名稱和用途的規(guī)范性等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。印章刻制單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司要求進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。4.備案：印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時將印章的樣式、材質(zhì)、規(guī)格等信息報公安機(jī)關(guān)備案，并留存印章印模。同時，將印章的啟用信息通知相關(guān)部門和人員。印章啟用1.啟用通知：行政管理部門在印章刻制完成并備案后，應(yīng)及時發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。2.啟用儀式：對于重要印章的啟用，可根據(jù)公司實(shí)際情況舉行啟用儀式，邀請公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等參加，以增強(qiáng)印章使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。3.交接手續(xù)：印章啟用前，行政管理部門應(yīng)與印章保管責(zé)任人辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、數(shù)量、啟用日期、交接時間、交接雙方簽字等信息。印章的保管保管責(zé)任人1.公司公章：由公司行政管理部門指定專人保管。2.法定代表人章：由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。3.財務(wù)專用章：由公司財務(wù)部門指定專人保管。4.合同專用章：由公司合同管理部門指定專人保管。5.部門章：由各部門指定專人保管。6.其他專用章：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。保管要求1.專人專柜：印章保管責(zé)任人應(yīng)設(shè)立專門的印章保管柜，將印章存放于保險柜或其他安全可靠的地方，確保印章存放安全。2.雙人保管：對于重要印章，如公司公章、財務(wù)專用章等，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，即由兩名保管責(zé)任人分別保管印章的不同部分或鑰匙，使用時必須兩人同時在場。3.離崗交接：印章保管責(zé)任人因出差、請假、離職等原因離崗時，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)，將印章交由指定的臨時保管人或新的保管責(zé)任人，并填寫《印章交接登記表》。4.定期檢查：印章保管責(zé)任人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告公司行政管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。印章的使用使用范圍1.公司公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的文件；用于公司對外報送的各類報表、報告、證明等文件；用于公司對外辦理的各類登記、備案、審批等手續(xù)；用于公司其他需要使用公章的事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)需要，代表法定代表人行使職權(quán)的事項(xiàng)，如簽署合同、文件等。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具支票、匯票、本票等票據(jù)；辦理銀行賬戶開戶、銷戶、變更等手續(xù)；簽署財務(wù)報表、財務(wù)審計報告等文件。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。5.部門章：用于各部門在公司內(nèi)部開展業(yè)務(wù)活動所涉及的文件、通知、報告等，如行政部門發(fā)布的內(nèi)部通知、人力資源部門辦理的員工入職手續(xù)等。6.其他專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的用于特定業(yè)務(wù)的印章，如發(fā)票專用章用于開具發(fā)票，報關(guān)專用章用于辦理進(jìn)出口報關(guān)手續(xù)等。使用流程1.申請：需要使用印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報相關(guān)審批人審批。2.審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般用印事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批；重要用印事項(xiàng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大決策、合同簽訂等事項(xiàng)的用印，需經(jīng)公司法定代表人審批。3.用?。航?jīng)審批同意后，印章保管責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行用印。用印時，應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人簽字等信息，并確保用印位置準(zhǔn)確、清晰。4.蓋章登記：用印完成后，印章保管責(zé)任人應(yīng)將用印文件與《印章使用申請表》、《印章使用登記表》等相關(guān)資料一并歸檔保存，以備查閱。特殊情況用印1.緊急用印：因特殊情況需要緊急用印的，如合同簽訂時間緊迫、文件報送期限臨近等，申請人應(yīng)填寫《緊急印章使用申請表》，說明緊急情況的原因和用印事項(xiàng)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。審批通過后，印章保管責(zé)任人應(yīng)在確保用印安全和規(guī)范的前提下，優(yōu)先辦理用印手續(xù)。2.異地用印：因業(yè)務(wù)需要在異地使用印章的，申請人應(yīng)提前與印章保管責(zé)任人溝通協(xié)調(diào)，并填寫《異地印章使用申請表》，詳細(xì)說明異地用印的原因、地點(diǎn)、時間等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章保管責(zé)任人可根據(jù)實(shí)際情況采取郵寄印章、專人攜帶印章等方式進(jìn)行用印。在異地用印過程中，印章保管責(zé)任人應(yīng)與用印人保持密切聯(lián)系，確保用印安全和規(guī)范。印章的停用與銷毀停用1.原因：印章因磨損、損壞、變更名稱、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因不再使用時，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.申請：印章保管責(zé)任人應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明印章停用的原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。3.審核：行政管理部門對《印章停用申請表》進(jìn)行審核，審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.停用通知：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門應(yīng)及時發(fā)布《印章停用通知》，明確印章的停用日期、停用原因等信息，并通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章。銷毀1.申請：印章停用后，印章保管責(zé)任人應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章停用的原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.審核：行政管理部門對《印章銷毀申請表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查印章銷毀的必要性、銷毀方式的安全性等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門應(yīng)會同審計、監(jiān)察等相關(guān)部門，按照公司規(guī)定的銷毀方式對印章進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，并填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員簽字等信息。4.備案：印章銷毀完成后，行政管理部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料歸檔保存，并報公安機(jī)關(guān)備案。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對印章管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，審計、監(jiān)察等部門負(fù)責(zé)對印章管理工作進(jìn)行定期審計和專項(xiàng)檢查。檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章保管責(zé)任人是否按照規(guī)定設(shè)立專門的印章保管柜，印章是否存放于保險柜或其他安全可靠的地方；是否實(shí)行雙人保管制度；印章保管責(zé)任人離崗時是否辦理交接手續(xù)等。2.印章使用情況：檢查印章使用是否嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，審批意見是否齊全、合規(guī)；用印文件是否與《印章使用申請表》、《印章使用登記表》等相關(guān)資料一致；用印位置是否準(zhǔn)確、清晰等。3.印章刻制與啟用情況：檢查印章刻制是否經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，是否由具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制；印章啟用是否及時發(fā)布啟用通知，是否辦理交接手續(xù)等。4.印章停用與銷毀情況：檢查印章停用是否及時辦理停用手續(xù)，停用通知是否及時發(fā)布；印章銷毀是否經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，銷毀過程是否進(jìn)行全程監(jiān)督等。違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處