原材料掛賬管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司原材料掛賬的管理，規(guī)范掛賬行為，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、真實(shí)，保障公司資金的合理使用和安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及原材料采購(gòu)、使用及掛賬相關(guān)的部門(mén)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，確保原材料掛賬管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則準(zhǔn)確記錄原材料的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用及掛賬信息，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。3.及時(shí)性原則及時(shí)處理原材料掛賬業(yè)務(wù)，避免因拖延導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息失真和資金風(fēng)險(xiǎn)。4.責(zé)任明確原則明確各部門(mén)在原材料掛賬管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于監(jiān)督和考核。二、掛賬定義及適用情況（一）掛賬定義原材料掛賬是指公司在采購(gòu)原材料過(guò)程中，因尚未支付貨款或其他原因，暫時(shí)將原材料采購(gòu)業(yè)務(wù)記錄在往來(lái)賬目中，待后續(xù)條件滿(mǎn)足時(shí)再進(jìn)行結(jié)算的一種財(cái)務(wù)處理方式。（二）適用情況1.貨到票未到原材料已驗(yàn)收入庫(kù)，但供應(yīng)商發(fā)票尚未開(kāi)具，此時(shí)需對(duì)該批原材料進(jìn)行掛賬處理，待收到發(fā)票后再進(jìn)行沖賬和結(jié)算。2.分期付款采購(gòu)對(duì)于采用分期付款方式采購(gòu)的原材料，按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)，在未支付款項(xiàng)時(shí)，相應(yīng)的原材料金額掛賬處理。3.質(zhì)量爭(zhēng)議掛賬當(dāng)原材料出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，在與供應(yīng)商協(xié)商解決期間，為避免影響生產(chǎn)進(jìn)度，可先將有爭(zhēng)議的原材料金額掛賬，待質(zhì)量問(wèn)題解決后再行處理。三、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)原材料采購(gòu)合同的簽訂，明確采購(gòu)價(jià)格、付款方式、交貨時(shí)間等條款，確保合同條款符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.及時(shí)跟蹤原材料的到貨情況，在貨到后通知倉(cāng)庫(kù)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，并將到貨信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)發(fā)票開(kāi)具事宜，督促供應(yīng)商按時(shí)提供發(fā)票，并在收到發(fā)票后及時(shí)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門(mén)。4.對(duì)因自身原因?qū)е碌脑牧蠏熨~問(wèn)題，如合同變更、付款延遲等，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明情況，并配合解決相關(guān)問(wèn)題。（二）倉(cāng)庫(kù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)原材料的驗(yàn)收工作，按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨原材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在驗(yàn)收合格后，及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，并將入庫(kù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。3.負(fù)責(zé)原材料的日常保管和發(fā)放工作，建立健全庫(kù)存管理制度，確保原材料的安全完整。4.定期對(duì)庫(kù)存原材料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬實(shí)相符情況，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。如發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況，應(yīng)查明原因并及時(shí)處理，同時(shí)調(diào)整相關(guān)賬目。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定原材料掛賬的財(cái)務(wù)核算制度和流程，確保掛賬業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)處理符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)管理制度要求。2.根據(jù)采購(gòu)部門(mén)提供的到貨信息和倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的入庫(kù)單，及時(shí)進(jìn)行原材料掛賬的賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄掛賬金額、供應(yīng)商信息等。3.審核供應(yīng)商發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，對(duì)符合要求的發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的掛賬金額。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商溝通解決。4.定期對(duì)原材料掛賬情況進(jìn)行清理和核對(duì)，分析掛賬原因和賬齡結(jié)構(gòu)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并向管理層匯報(bào)。5.負(fù)責(zé)與采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，解決原材料掛賬管理過(guò)程中出現(xiàn)的財(cái)務(wù)問(wèn)題。（四）質(zhì)量控制部門(mén)1.參與原材料的驗(yàn)收工作，對(duì)原材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和判定，確保原材料質(zhì)量符合公司生產(chǎn)要求。2.對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的原材料，及時(shí)出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并配合采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量爭(zhēng)議。在質(zhì)量問(wèn)題未解決前，協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好相關(guān)掛賬處理工作。四、掛賬流程（一）貨到票未到掛賬流程1.采購(gòu)部門(mén)在原材料到貨后，及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)部門(mén)驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)一式多聯(lián)的入庫(kù)單，注明原材料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將其中一聯(lián)傳遞給采購(gòu)部門(mén)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)，其余聯(lián)次傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)入庫(kù)單信息，在系統(tǒng)中記錄到貨情況，并將相關(guān)信息告知財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)收到的入庫(kù)單，按照暫估價(jià)格對(duì)原材料進(jìn)行掛賬處理，賬務(wù)處理如下：借：原材料暫估貸：應(yīng)付賬款暫估供應(yīng)商3.在收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)審核發(fā)票信息，確保發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同及入庫(kù)單一致。審核無(wú)誤后，將發(fā)票轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門(mén)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后，首先沖減原暫估掛賬金額，賬務(wù)處理如下：借：原材料暫估（紅字）貸：應(yīng)付賬款暫估供應(yīng)商（紅字）然后按照發(fā)票金額進(jìn)行正常的賬務(wù)處理：借：原材料應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）貸：應(yīng)付賬款供應(yīng)商（二）分期付款采購(gòu)掛賬流程1.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂分期付款采購(gòu)合同，明確各期付款金額、付款時(shí)間等條款。合同簽訂后，將合同副本一份交財(cái)務(wù)部門(mén)備案。2.在每期付款日前，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定計(jì)算本期應(yīng)付款金額，并填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款申請(qǐng)單無(wú)誤后，按照合同約定的付款金額進(jìn)行掛賬處理，賬務(wù)處理如下：借：原材料應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）貸：應(yīng)付賬款供應(yīng)商同時(shí)，在應(yīng)付賬款明細(xì)賬中記錄各期付款金額和付款時(shí)間。4.在實(shí)際支付款項(xiàng)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)付款申請(qǐng)單進(jìn)行付款操作，并沖減相應(yīng)的應(yīng)付賬款，賬務(wù)處理如下：借：應(yīng)付賬款供應(yīng)商貸：銀行存款（三）質(zhì)量爭(zhēng)議掛賬流程1.原材料到貨驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量控制部門(mén)在檢驗(yàn)后出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，明確質(zhì)量問(wèn)題的性質(zhì)和程度。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決質(zhì)量爭(zhēng)議。如雙方達(dá)成一致意見(jiàn)，按照協(xié)商結(jié)果進(jìn)行處理；如協(xié)商不成，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向管理層匯報(bào)，并暫停支付相關(guān)款項(xiàng)。3.在質(zhì)量爭(zhēng)議解決前，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)有爭(zhēng)議的原材料金額進(jìn)行掛賬處理，賬務(wù)處理如下：借：原材料待處理貸：應(yīng)付賬款供應(yīng)商同時(shí)，在原材料明細(xì)賬中對(duì)該批原材料進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便跟蹤管理。4.質(zhì)量爭(zhēng)議解決后，采購(gòu)部門(mén)將處理結(jié)果告知財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)處理結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。如供應(yīng)商同意補(bǔ)貨或降價(jià)等，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)新的采購(gòu)成本進(jìn)行賬務(wù)處理；如供應(yīng)商承擔(dān)質(zhì)量損失，財(cái)務(wù)部門(mén)沖減相應(yīng)的應(yīng)付賬款，并將質(zhì)量損失計(jì)入營(yíng)業(yè)外收入等科目。五、掛賬管理與監(jiān)督（一）定期核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門(mén)每月末與采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)核對(duì)原材料掛賬情況，確保三方賬目一致。核對(duì)內(nèi)容包括掛賬金額、供應(yīng)商名稱(chēng)、原材料名稱(chēng)及數(shù)量等。2.對(duì)于核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。如因采購(gòu)部門(mén)信息傳遞錯(cuò)誤、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)入庫(kù)數(shù)據(jù)有誤或財(cái)務(wù)部門(mén)賬務(wù)處理失誤等原因?qū)е碌牟町?，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，并調(diào)整相應(yīng)賬目。（二）賬齡分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)原材料掛賬進(jìn)行賬齡分析，按照掛賬時(shí)間將應(yīng)付賬款分為不同賬齡區(qū)間，如30天以?xún)?nèi)、3160天、6190天等。2.通過(guò)賬齡分析，及時(shí)掌握掛賬款項(xiàng)的逾期情況，對(duì)于逾期時(shí)間較長(zhǎng)的掛賬，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注并查明原因。如因供應(yīng)商原因?qū)е掳l(fā)票未及時(shí)開(kāi)具或付款延遲，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商溝通，督促其盡快解決問(wèn)題；如因公司內(nèi)部流程問(wèn)題導(dǎo)致掛賬逾期，應(yīng)優(yōu)化相關(guān)流程，提高工作效率。（三）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)原材料掛賬管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查掛賬流程是否合規(guī)、賬務(wù)處理是否準(zhǔn)確、相關(guān)內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行等。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。被審計(jì)部門(mén)應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，按照要求進(jìn)行整改，確保原材料掛賬管理工作規(guī)范有序。六、風(fēng)險(xiǎn)防范與控制（一）供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部門(mén)在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分調(diào)查供應(yīng)商的信用狀況，建立供應(yīng)商信用評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)于信用狀況不佳的供應(yīng)商，應(yīng)謹(jǐn)慎開(kāi)展業(yè)務(wù)，采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、縮短付款期限、增加預(yù)付款比例等。3.定期對(duì)供應(yīng)商信用狀況進(jìn)行跟蹤評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信用狀況惡化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整合作策略，減少掛賬風(fēng)險(xiǎn)。（二）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)原材料掛賬的財(cái)務(wù)核算和管理，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確可靠。2.合理控制原材料掛賬規(guī)模和賬齡結(jié)構(gòu)，避免因掛賬金額過(guò)大或賬齡過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致公司資金周轉(zhuǎn)困難和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加。3.關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)原材料采購(gòu)成本的影響，對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的原材料，可通過(guò)簽訂套期保值合同等方式鎖定采購(gòu)成本，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。（三）法律風(fēng)險(xiǎn)1.在原材料采購(gòu)和掛賬管理過(guò)程中，嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，確保合同簽訂、發(fā)票取得、付款結(jié)算等業(yè)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。2.加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，及時(shí)了解法律法規(guī)的變化對(duì)公司原材料掛賬管理的影響，調(diào)整相應(yīng)的管理措施，避免因法律風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致公司遭受損失。七、信息披露（一）財(cái)務(wù)報(bào)表披露1.公司按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，在財(cái)務(wù)報(bào)表中準(zhǔn)確披露原材料掛賬的相關(guān)信息，包括掛賬金額、賬齡結(jié)構(gòu)、主要供應(yīng)商等。2.通過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)表附注等形式，對(duì)原材料掛賬的形成原因、會(huì)計(jì)處理方法、對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的影響等進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，以便投資者和其他利益相關(guān)者了解公司原材料掛賬管理情況。（二）內(nèi)部報(bào)告披露1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期編制原材料掛賬情況內(nèi)部報(bào)告，向管理層匯報(bào)掛賬金額、賬齡分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等信