教育公司行政人員職責辦法

一、總則1.目的本制度旨在明確教育公司行政工作的各項職責、規(guī)范工作流程，確保行政工作高效、有序開展，為公司的穩(wěn)定發(fā)展和優(yōu)質客戶服務提供堅實保障，同時貫徹公司的企業(yè)文化與設計理念，推動扁平化管理的有效實施，兼顧社會效益，促進員工發(fā)展與公司成長相統(tǒng)一。2.適用范圍本制度適用于教育公司全體員工。無論是管理層還是基層員工，在涉及行政相關工作時，均需遵循本制度規(guī)定。3.企業(yè)文化與設計理念體現(xiàn)教育公司秉持“因材施教、創(chuàng)新教育、服務社會”的企業(yè)文化。行政工作需圍繞這一文化理念展開，注重員工個性化發(fā)展，鼓勵創(chuàng)新工作方式，以實現(xiàn)為社會培養(yǎng)優(yōu)秀人才的目標。設計理念上，追求簡潔高效、協(xié)同共享，行政工作流程設計要避免繁瑣，促進各部門間信息暢通與合作。4.扁平化管理原則公司推行扁平化管理，減少管理層級，行政工作要保障信息快速傳遞與決策高效執(zhí)行。各行政崗位之間保持密切溝通與協(xié)作，打破部門壁壘，直接對接工作需求，提高工作效率。二、組織架構與職責劃分1.行政部門架構行政部門設行政總監(jiān)一名，統(tǒng)籌行政全面工作。下設行政經(jīng)理若干，分別負責不同板塊工作，如綜合事務管理、人力資源行政支持、后勤保障等。每個行政經(jīng)理帶領相應的行政專員團隊開展具體工作。2.行政總監(jiān)職責-制定行政工作戰(zhàn)略規(guī)劃與年度計劃，與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合，確保行政工作為公司業(yè)務發(fā)展提供有力支持。-建立和完善行政管理制度體系，根據(jù)公司發(fā)展和實際工作需求，適時修訂和優(yōu)化制度，保證制度的科學性與有效性。-協(xié)調公司內(nèi)部各部門之間的關系，處理重大行政事務和跨部門協(xié)調問題，維護公司內(nèi)部和諧穩(wěn)定的工作環(huán)境。-代表公司與外部行政相關單位、機構進行溝通與協(xié)調，維護公司良好的社會形象和公共關系。3.行政經(jīng)理職責-綜合事務管理經(jīng)理負責公司各類文件、檔案的管理工作，建立規(guī)范的文件收發(fā)、存檔、查閱流程，確保文件資料的完整性與安全性。組織公司各類會議，包括會議安排、議程制定、會議記錄及紀要整理與分發(fā)，跟進會議決議的執(zhí)行情況并及時反饋。管理公司印信，嚴格執(zhí)行印信使用審批流程，確保印信使用的合規(guī)性與安全性。-人力資源行政支持經(jīng)理協(xié)助人力資源部門開展招聘、培訓、績效考核等工作。例如，負責招聘信息發(fā)布渠道的維護、培訓場地的安排、績效考核數(shù)據(jù)的收集與初步整理等。管理員工人事檔案，確保檔案信息的準確與完整，辦理員工入職、離職、調動等手續(xù)的行政支持工作。組織員工活動，豐富員工的業(yè)余生活，增強員工的歸屬感與團隊凝聚力，促進公司人文關懷的落實。-后勤保障經(jīng)理負責公司辦公場地的管理，包括辦公區(qū)域的規(guī)劃與調整、辦公設施設備的采購、維護與更新，確保辦公環(huán)境舒適、安全、高效。管理公司的食堂、車輛等后勤服務，制定合理的后勤服務標準與流程，提高后勤服務質量，保障員工的日常生活需求。負責公司的安全生產(chǎn)管理工作，制定安全管理制度與應急預案，組織安全培訓與演練，定期檢查安全隱患并及時整改，確保公司運營過程中的人員與財產(chǎn)安全。4.行政專員職責在行政經(jīng)理的指導下，具體執(zhí)行各項行政工作任務。如文件資料的整理與歸檔、會議的具體籌備與現(xiàn)場服務、員工活動的組織實施、辦公設施設備的日常維護等。及時收集員工的反饋意見和建議，向上級匯報，為行政工作的改進提供依據(jù)，體現(xiàn)人文關懷。三、管理流程1.文件與檔案管理流程-文件收發(fā)外部文件由行政前臺接收，進行初步登記，注明文件來源、日期、主題等信息，然后根據(jù)文件性質與涉及部門，及時轉交給相關行政專員或部門負責人。內(nèi)部文件由各部門起草，經(jīng)部門負責人審核后，提交給行政部門。行政專員對文件格式、內(nèi)容規(guī)范等進行檢查，符合要求后進行編號登記，再根據(jù)文件的傳閱范圍進行分發(fā)。-檔案管理行政專員定期對各類文件進行分類整理，按照檔案管理標準進行歸檔。檔案分類可根據(jù)文件性質、時間、項目等維度進行，建立電子與紙質雙重檔案目錄，方便查閱。檔案查閱需填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、預計查閱時間等信息，經(jīng)檔案管理負責人審批后，在指定地點查閱。如需借閱檔案，需進一步明確借閱期限，并按時歸還。2.會議組織流程-會議籌備會議組織者提前與參會人員溝通，確定會議主題、時間、地點、議程等信息。行政專員根據(jù)會議需求，準備會議資料，如PPT、報告文件等，布置會議場地，調試會議設備。-會議進行行政專員負責會議簽到，記錄參會人員出勤情況。會議過程中，做好會議記錄，準確記錄會議討論內(nèi)容、決議等信息。如有需要，進行會議錄音或錄像，以便后續(xù)查閱。-會議跟進會議結束后，行政專員及時整理會議紀要，經(jīng)會議組織者審核后，發(fā)送給參會人員及相關部門。同時，跟進會議決議的執(zhí)行情況，定期向會議組織者反饋執(zhí)行進度，確保會議決議得到有效落實。3.印信管理流程-印信申請公司內(nèi)部各部門或員工因工作需要使用印信，需填寫印信使用申請表，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印次數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人審批后，提交給行政部門。-印信審批行政部門收到印信使用申請表后，根據(jù)用印事項的重要性和涉及范圍，按照公司規(guī)定的審批權限進行審批。一般事項由行政經(jīng)理審批，重大事項需經(jīng)行政總監(jiān)或公司高層領導審批。-印信使用經(jīng)審批通過后，行政專員在規(guī)定的地點監(jiān)督用印過程，確保用印文件與申請表內(nèi)容一致，用印位置準確、清晰。用印完成后，在申請表上記錄用印時間、用印人等信息，并將申請表與用印文件副本存檔。4.后勤保障管理流程-辦公設施設備管理各部門根據(jù)工作需要提出辦公設施設備采購申請，行政部門進行匯總與審核。審核通過后，后勤保障經(jīng)理按照公司采購流程進行采購。辦公設施設備采購后，行政專員進行驗收，登記設備信息，建立設備臺賬。設備使用部門負責日常維護，如出現(xiàn)故障，及時向行政部門報修。行政部門安排維修人員或聯(lián)系供應商進行維修。-食堂管理后勤保障經(jīng)理制定食堂管理制度與食譜，定期征求員工意見，不斷優(yōu)化菜品與服務質量。食堂工作人員需持健康證上崗，嚴格遵守食品衛(wèi)生安全標準進行食品采購、加工與儲存。行政部門定期對食堂進行衛(wèi)生檢查，確保食堂環(huán)境整潔、食品衛(wèi)生安全。同時，做好食堂費用的核算與管理，合理控制成本。-車輛管理公司車輛由后勤保障經(jīng)理統(tǒng)一調度與管理。員工因工作需要用車，需提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負責人審批后，提交給行政部門。行政部門根據(jù)申請情況安排車輛，并做好車輛使用登記，包括出車時間、里程數(shù)、油耗等信息。車輛定期進行保養(yǎng)與維護，確保行車安全。四、權利與義務1.員工權利-信息獲取權員工有權獲取與行政工作相關的公司規(guī)章制度、政策文件、工作流程等信息，行政部門應確保信息公開透明，及時更新相關信息，方便員工查詢。-建議與反饋權員工對行政工作有任何建議或意見，有權通過正式渠道向行政部門反饋。行政部門應建立有效的反饋機制，及時回復員工的反饋，并根據(jù)合理建議對行政工作進行改進。-享受后勤保障權員工有權享受公司提供的辦公環(huán)境、食堂、車輛等后勤保障服務。行政部門應不斷提高后勤服務質量，滿足員工的合理需求。2.員工義務-遵守行政制度義務員工必須嚴格遵守公司的行政管理制度，按照規(guī)定的工作流程開展工作，不得擅自違反制度規(guī)定。-配合行政工作義務員工應積極配合行政部門開展各項工作，如提供必要的文件資料、參與會議、接受安全培訓等，確保行政工作的順利進行。-愛護公司資源義務員工有義務愛護公司的辦公設施設備、公共財物等資源，合理使用，避免浪費與損壞。如因個人原因造成資源損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。3.行政部門權利-制度執(zhí)行與監(jiān)督權行政部門有權監(jiān)督公司全體員工對行政管理制度的執(zhí)行情況，對違反制度的行為進行糾正和處理。-資源調配權行政部門根據(jù)公司工作需要，有權對辦公場地、設施設備、車輛等資源進行合理調配，確保資源的有效利用。4.行政部門義務-服務員工義務行政部門應以服務員工為宗旨，及時響應員工的需求，為員工提供優(yōu)質、高效的行政服務，解決員工在工作和生活中的實際問題。-持續(xù)改進義務行政部門應定期對行政工作進行總結與評估，收集員工反饋意見，不斷優(yōu)化工作流程、完善管理制度，提高行政工作的質量與效率。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督行政部門內(nèi)部建立定期的工作檢查與匯報制度。行政專員定期向行政經(jīng)理匯報工作進展與問題，行政經(jīng)理對專員的工作進行檢查與指導。行政總監(jiān)定期對行政部門整體工作進行評估與監(jiān)督，確保各項行政工作按照制度和流程執(zhí)行。-員工監(jiān)督鼓勵員工對行政工作進行監(jiān)督，設立專門的監(jiān)督郵箱或反饋渠道，員工對行政部門的工作效率、服務質量、制度執(zhí)行等方面的問題可隨時反饋。行政部門對員工的監(jiān)督反饋應及時處理并回復。2.獎勵機制-工作表現(xiàn)獎勵對于在行政工作中表現(xiàn)出色的員工，如工作效率高、服務質量好、創(chuàng)新工作方式取得顯著成效等，給予表彰和獎勵。獎勵形式包括獎金、榮譽證書、晉升機會、培訓機會等。-合理化建議獎勵員工對行政工作提出合理化建議并被采納，為公司帶來經(jīng)濟效益或管理提升的，給予相應的獎勵。獎勵標準根據(jù)建議的實際效果進行評估確定。3.懲罰機制-違反制度懲罰對于違反行政管理制度的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。例如，未經(jīng)審批擅自使用印信的，給予警告并處以一定金額的罰款；因工作失誤導致公司重要文件丟失或損壞的，視情節(jié)嚴重程度給予降職或辭退處理。-工作失誤懲罰因行政工作人員工作失誤，給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，需承擔相應的賠償責任，并根據(jù)損失大小和影