教育公司記錄保存制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范教育公司各類信息、文件、檔案及教學(xué)資源等的記錄、存儲與保管工作，確保公司運(yùn)營過程中的重要資料得以安全、完整地保存，為公司的決策制定、業(yè)務(wù)發(fā)展、教學(xué)質(zhì)量提升以及滿足合規(guī)性要求提供有力支持，同時體現(xiàn)公司對知識資產(chǎn)的重視與保護(hù)，契合公司追求卓越教育服務(wù)的企業(yè)文化。2.適用范圍本制度適用于教育公司全體員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有在職人員。同時，涉及與客戶相關(guān)的信息記錄保存工作也遵循本制度相關(guān)規(guī)定。3.設(shè)計(jì)理念秉持公司以學(xué)生為中心、以教育質(zhì)量為核心的設(shè)計(jì)理念，記錄保存工作聚焦于對教學(xué)過程和學(xué)生發(fā)展有重要意義的信息，確保這些信息能夠被妥善保存和有效利用，以促進(jìn)教學(xué)效果的提升和學(xué)生的全面成長。同時，強(qiáng)調(diào)信息保存的及時性、準(zhǔn)確性和完整性，體現(xiàn)公司嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。4.遵循原則（1）真實(shí)性原則：確保所記錄和保存的信息真實(shí)反映公司運(yùn)營、教學(xué)活動及學(xué)生情況等實(shí)際狀況，嚴(yán)禁篡改、偽造信息。（2）完整性原則：全面收集和保存各類相關(guān)信息，避免重要信息的遺漏，保證記錄的完整性和系統(tǒng)性。（3）安全性原則：采取必要的安全措施，保障信息存儲的物理安全和數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露、丟失或損壞。（4）便利性原則：信息保存應(yīng)便于查詢、檢索和使用，以滿足公司內(nèi)部不同部門和人員在日常工作、決策分析等方面的需求。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.管理層（1）負(fù)責(zé)批準(zhǔn)記錄保存制度及相關(guān)政策，確保制度與公司戰(zhàn)略和企業(yè)文化相契合。（2）監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)資源以保障記錄保存工作的順利開展，推動記錄保存工作對公司整體運(yùn)營和發(fā)展的支持作用。2.行政部門（1）作為記錄保存工作的統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善記錄保存的具體流程和操作規(guī)范，并組織員工培訓(xùn)，確保員工熟悉和掌握相關(guān)要求。（2）負(fù)責(zé)公司一般性文件、檔案的集中管理，包括文件的收集、整理、歸檔、存儲和定期盤點(diǎn)等工作，確保文件檔案的有序存放和安全保管。（3）協(xié)調(diào)各部門之間的記錄保存工作，解決部門間在記錄保存過程中出現(xiàn)的問題和爭議，促進(jìn)信息的有效共享和協(xié)同工作。3.信息技術(shù)部門（1）負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)公司的信息存儲系統(tǒng)和數(shù)字化記錄平臺，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性，滿足公司日益增長的信息存儲和管理需求。（2）制定和實(shí)施數(shù)據(jù)備份策略，定期對公司的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況，保障數(shù)據(jù)的可靠性和可用性。（3）運(yùn)用信息技術(shù)手段加強(qiáng)信息安全防護(hù)，如設(shè)置訪問權(quán)限、加密數(shù)據(jù)等，防止信息被非法獲取、篡改或刪除，確保公司信息資產(chǎn)的安全。4.各業(yè)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)信息的記錄工作，確保記錄的及時、準(zhǔn)確和完整。按照公司統(tǒng)一要求，對本部門產(chǎn)生的文件、資料進(jìn)行初步整理和分類，并及時移交行政部門歸檔或存儲至指定的信息系統(tǒng)。（2）在日常工作中，嚴(yán)格遵守公司記錄保存制度，合理使用已保存的信息，根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行查詢和利用，為教學(xué)質(zhì)量提升、客戶服務(wù)優(yōu)化等工作提供支持。（3）配合行政部門和信息技術(shù)部門開展記錄保存工作，如提供必要的信息資料、參與系統(tǒng)測試和升級等，共同推動公司記錄保存工作的順利進(jìn)行。三、管理流程1.記錄生成（1）員工在日常工作、教學(xué)活動及與客戶溝通等過程中，應(yīng)及時記錄相關(guān)信息。記錄內(nèi)容應(yīng)包括但不限于工作事項(xiàng)、教學(xué)進(jìn)度、學(xué)生表現(xiàn)、客戶反饋等，確保記錄能夠準(zhǔn)確反映實(shí)際情況。（2）信息記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式和語言，明確記錄的時間、地點(diǎn)、人員等關(guān)鍵要素，以便于后續(xù)的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。對于重要信息，應(yīng)進(jìn)行多次核對，確保準(zhǔn)確性。2.信息收集（1）各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門信息的收集工作，定期將員工記錄的信息進(jìn)行匯總，檢查信息的完整性和準(zhǔn)確性，對存在問題的信息及時反饋給相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（2）對于跨部門的信息，由相關(guān)部門共同協(xié)商確定信息收集的責(zé)任主體和方式，確保信息的全面收集，避免出現(xiàn)信息缺失或重復(fù)收集的情況。3.整理與分類（1）行政部門在收到各部門移交的信息后，按照預(yù)先制定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和分類。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、信息性質(zhì)和使用需求等因素，確保信息分類科學(xué)合理，便于后續(xù)的管理和查詢。（2）對于數(shù)字化信息，應(yīng)在信息系統(tǒng)中按照設(shè)定的分類目錄進(jìn)行存儲，并為每個文件或數(shù)據(jù)集添加準(zhǔn)確的標(biāo)簽和元數(shù)據(jù)，以便于快速檢索。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編號，并放入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中，建立紙質(zhì)檔案索引目錄。4.存儲與保管（1）根據(jù)信息的重要性、使用頻率和保密級別等因素，選擇合適的存儲方式和存儲介質(zhì)。對于重要且使用頻繁的信息，應(yīng)存儲在公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)中，并進(jìn)行定期備份；對于歷史資料和不常用信息，可以選擇磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行長期保存。（2）建立專門的檔案存儲區(qū)域，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。對于數(shù)字化信息存儲系統(tǒng)，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（3）嚴(yán)格控制信息存儲區(qū)域的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入存儲區(qū)域或訪問相關(guān)信息。對于敏感信息，應(yīng)采取加密存儲和限制訪問等措施，確保信息的保密性和安全性。5.查詢與使用（1）員工因工作需要查詢和使用已保存的信息時，應(yīng)按照規(guī)定的流程向行政部門或信息保管人員提出申請。申請應(yīng)明確查詢的目的、信息范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由信息保管人員協(xié)助查詢和提供相關(guān)信息。（2）在使用信息過程中，員工應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得將信息泄露給無關(guān)人員。對于涉及商業(yè)機(jī)密、學(xué)生隱私等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行使用和保護(hù)，防止信息濫用。6.定期盤點(diǎn)與清理（1）行政部門應(yīng)定期對公司的記錄和檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核實(shí)信息的存儲情況和完整性，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期一般為每半年一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，上報(bào)公司管理層。（2）根據(jù)信息的保存期限和實(shí)際價值，定期對過期或無用的信息進(jìn)行清理。清理過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括清理的信息內(nèi)容、時間、方式等，確保信息清理工作的可追溯性。對于涉及重要?dú)v史資料或具有潛在價值的信息，應(yīng)在評估后決定是否繼續(xù)保存。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）員工有權(quán)按照規(guī)定的流程和權(quán)限查詢和使用與工作相關(guān)的記錄信息，以支持其日常工作的開展和業(yè)務(wù)決策。（2）對于記錄保存工作中存在的問題或不合理之處，員工有權(quán)向公司管理層提出意見和建議，公司應(yīng)積極聽取并進(jìn)行評估和改進(jìn)。（3）員工有權(quán)獲得公司提供的關(guān)于記錄保存制度和操作規(guī)范的培訓(xùn)，以提升其記錄保存工作的能力和水平。2.員工義務(wù)（1）員工有義務(wù)按照公司規(guī)定及時、準(zhǔn)確、完整地記錄工作過程中的相關(guān)信息，確保信息的真實(shí)性和可靠性。（2）員工應(yīng)積極配合公司行政部門和信息技術(shù)部門的工作，按時提交本部門或個人產(chǎn)生的信息資料，協(xié)助完成信息的收集、整理和歸檔工作。（3）嚴(yán)格遵守公司的記錄保存制度和保密規(guī)定，妥善保管涉及公司商業(yè)機(jī)密、學(xué)生隱私等敏感信息，不得擅自泄露、篡改或刪除相關(guān)信息。3.客戶權(quán)利（1）客戶有權(quán)了解公司對其個人信息的記錄和保存情況，公司應(yīng)按照法律法規(guī)和相關(guān)政策，向客戶提供必要的信息說明。（2）客戶發(fā)現(xiàn)公司記錄的其個人信息存在錯誤或不準(zhǔn)確的情況時，有權(quán)要求公司進(jìn)行核實(shí)和修正，公司應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予回應(yīng)和處理。4.客戶義務(wù)（1）客戶在接受公司教育服務(wù)過程中，應(yīng)如實(shí)提供相關(guān)信息，確保公司記錄的信息真實(shí)有效。（2）客戶應(yīng)遵守公司關(guān)于信息使用和保護(hù)的規(guī)定，不得惡意干擾公司的記錄保存工作，不得通過不正當(dāng)手段獲取其他客戶的信息。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）公司成立記錄保存監(jiān)督小組，由行政部門、信息技術(shù)部門和內(nèi)部審計(jì)部門的人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期檢查公司記錄保存制度的執(zhí)行情況，包括信息記錄的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，存儲的安全性，以及使用的合規(guī)性等方面。（2）監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查標(biāo)準(zhǔn)和流程，采用現(xiàn)場檢查、抽樣審計(jì)、系統(tǒng)監(jiān)測等多種方式進(jìn)行監(jiān)督檢查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并向責(zé)任部門或人員反饋，要求其限期整改。（3）鼓勵員工和客戶對記錄保存工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。公司應(yīng)為舉報(bào)人提供必要的保護(hù)，并對舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)和處理。對于經(jīng)查證屬實(shí)的舉報(bào)，給予舉報(bào)人一定的獎勵。2.獎勵機(jī)制（1）對于在記錄保存工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。表現(xiàn)突出包括但不限于嚴(yán)格遵守制度、創(chuàng)新記錄保存方法、為公司挽回因信息丟失或泄露造成的損失等方面。（2）獎勵方式包括物質(zhì)獎勵（如獎金、獎品等）和精神獎勵（如榮譽(yù)證書、公開表揚(yáng)等）。公司將定期評選記錄保存工作優(yōu)秀部門和個人，并在公司內(nèi)部進(jìn)行宣傳推廣，樹立榜樣，激勵全體員工積極參與記錄保存工作。3.懲罰機(jī)制（1）對于違反記錄保存制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。違規(guī)行為包括但不限于未按規(guī)定記錄信息、故意篡改或刪除信息、泄露敏感信息、不配合監(jiān)督檢查等。（2）處罰方式包括警告、罰款、降職降薪、辭退等。對于因違規(guī)行為給公司造成重大損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸教育公司行政部門所有。行政部門應(yīng)根據(jù)公司運(yùn)營情況和法律法規(guī)的變化，及時對制度進(jìn)行修訂和完