防疫信息管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織防疫信息管理，規(guī)范防疫信息的收集、整理、存儲、使用和傳遞等流程，確保防疫信息的準確性、及時性和安全性，有效防控疫情，保障公司/組織正常運營和員工身體健康，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構以及全體員工在防疫工作中涉及的各類信息管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家及地方有關疫情防控的法律法規(guī)、政策要求，確保防疫信息管理活動合法合規(guī)。2.準確及時原則：防疫信息應真實、準確、完整，并及時收集、傳遞和更新，以便為疫情防控決策提供可靠依據(jù)。3.安全保密原則：加強防疫信息安全管理，防止信息泄露、篡改和丟失，保護員工個人隱私及公司/組織商業(yè)秘密。4.分級分類管理原則：根據(jù)防疫信息的重要性、敏感程度和影響范圍，實行分級分類管理，采取相應的管理措施。二、防疫信息分類與分級（一）信息分類1.員工健康信息：包括員工每日體溫、健康狀況（如是否發(fā)熱、咳嗽、乏力等癥狀）、疫苗接種情況、核酸檢測結果等。2.疫情防控措施信息：如公司/組織制定的防疫制度、防控方案、應急預案，員工培訓記錄，防疫物資儲備及使用情況等。3.疫情動態(tài)信息：國內(nèi)外疫情形勢、本地疫情通報、疫情相關政策法規(guī)變化等。4.外來人員信息：來訪客戶、供應商、合作伙伴等外來人員體溫檢測記錄、健康碼及行程碼信息、來訪目的及接觸人員等。5.防疫工作記錄信息：疫情防控工作會議紀要、防疫檢查記錄、疫情處置記錄等。（二）信息分級根據(jù)防疫信息對公司/組織疫情防控工作及正常運營可能產(chǎn)生影響程度分為三級：1.一級信息：涉及公司/組織核心業(yè)務運營、重大決策或可能引發(fā)重大輿情風險的防疫信息，如公司因疫情導致關鍵業(yè)務中斷、出現(xiàn)聚集性疫情等信息具有最高優(yōu)先級。2.二級信息：對公司/組織日常運營有較大影響，但不屬于一級信息范疇內(nèi)較為重要防疫信息包括部門關鍵崗位員工感染信息、重要防疫物資嚴重短缺等。3.三級信息：一般性防疫信息，如普通員工日常健康監(jiān)測情況、一般性防疫工作安排等對公司/組織正常運營影響較小信息優(yōu)先級最低。三、防疫信息收集（一）收集責任主體1.各部門負責人為本部門防疫信息收集第一責任人負責組織本部門員工按要求及時準確報送各類防疫信息。2.人力資源部門負責收集員工基本信息、疫苗接種情況等基礎數(shù)據(jù)，并定期更新維護。3.行政部門負責收集防疫物資儲備及使用信息、外來人員信息等。4.各分支機構負責人負責本地區(qū)防疫信息的收集匯總，并及時上報公司總部。（二）收集渠道與方式1.線上渠道：利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、微信工作群等平臺，員工通過填寫電子表格、上傳文檔或發(fā)送消息等方式報送防疫信息；使用專門開發(fā)防疫信息收集小程序，員工可隨時隨地填報個人健康信息等數(shù)據(jù)。2.線下渠道：對于無法通過線上方式報送的信息，如外來人員現(xiàn)場登記信息，由相關接待人員或負責部門填寫紙質登記表進行收集。（三）收集頻率1.員工健康信息：員工應每日上午上班前通過線上方式如實填報個人健康狀況，如有異常情況應立即報告部門負責人。2.疫情動態(tài)信息：行政部門指定專人負責每日收集國內(nèi)外疫情形勢及本地疫情通報信息，及時在公司內(nèi)部進行傳達。3.防疫工作記錄信息：各部門應根據(jù)防疫工作開展情況，及時記錄相關信息，如防疫檢查記錄應在每次檢查后當日內(nèi)完成記錄并提交。四、防疫信息整理（一）整理要求1.對收集到的防疫信息進行分類梳理，確保信息條理清晰、邏輯連貫。2.檢查信息的完整性和準確性，對缺失或錯誤信息及時與報送人員核實補充更正。3.對重復、無效信息進行清理刪除，避免信息冗余影響管理效率。（二）整理流程1.收集人員將收集到的防疫信息進行初步整理，按照信息類別進行分類存放。2.部門負責人對本部門報送的防疫信息進行再次審核整理，確保信息質量，并將整理后的信息匯總提交給相關歸口管理部門。3.歸口管理部門（如人力資源部門、行政部門等）對各部門提交的防疫信息進行統(tǒng)一整理，形成系統(tǒng)、規(guī)范的防疫信息檔案。五、防疫信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司內(nèi)部服務器、云存儲等方式對防疫信息進行電子存儲。建立專門防疫信息數(shù)據(jù)庫，按照信息分類和分級進行存儲管理，便于信息查詢和檢索。2.紙質存儲：對于重要防疫文件、記錄等資料，在進行電子存儲同時，應進行紙質備份存儲在專門檔案柜中，并做好標識和索引以便查找。（二）存儲期限1.員工健康信息存儲期限為自信息產(chǎn)生之日起不少于兩年，以便追溯員工健康狀況變化情況。2.疫情防控措施信息、防疫工作記錄信息等應長期保存，作為公司/組織防疫工作歷史資料和經(jīng)驗總結依據(jù)。3.疫情動態(tài)信息根據(jù)實際需要進行存儲，重要信息應適當延長存儲期限以便后續(xù)查閱參考。（三）存儲安全管理1.加強電子存儲設備安全防護，設置訪問權限和密碼，定期進行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。2.對紙質存儲檔案要做好防潮、防火、防蟲等保管措施，確保檔案完好無損。3.嚴格限制對防疫信息存儲區(qū)域訪問，未經(jīng)授權人員不得擅自進入存儲場所查閱、復制信息。六、防疫信息使用（一）使用目的1.為公司/組織疫情防控決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)，如根據(jù)員工健康信息評估疫情風險，制定相應防控措施。2.滿足政府部門、監(jiān)管機構等外部單位對防疫信息報送要求，配合做好疫情防控工作。3.用于公司/組織內(nèi)部防疫工作溝通協(xié)調，如向員工傳達疫情動態(tài)和防控要求，促進防疫工作順利開展。（二）使用權限1.公司高層管理人員有權查閱和使用公司整體防疫信息，包括一級、二級、三級信息，以便全面了解公司疫情防控狀況，做出戰(zhàn)略決策。2.各部門負責人可查閱和使用本部門及相關部門防疫信息，主要用于本部門防疫工作組織實施和管理決策，涉及一級、二級信息需經(jīng)上級領導審批。3.歸口管理部門工作人員可根據(jù)工作需要查閱和使用歸口管理范圍內(nèi)防疫信息，如人力資源部門工作人員查閱員工健康信息進行統(tǒng)計分析，為公司防疫人力資源調配提供依據(jù)。4.其他員工根據(jù)工作安排，經(jīng)授權后可查閱和使用與其工作相關防疫信息，如參與防疫物資發(fā)放員工可查閱物資儲備及使用信息。（三）使用規(guī)范1.防疫信息使用應遵循“按需使用、最小化授權”原則，嚴格控制信息訪問范圍，確保信息僅用于合法合規(guī)目的。2.使用防疫信息過程中不得泄露員工個人隱私及公司/組織商業(yè)秘密，不得將信息用于非防疫相關商業(yè)活動或其他非法用途。3.如需對外提供防疫信息，必須經(jīng)過公司/組織相關領導審批，并按照國家法律法規(guī)和相關規(guī)定進行操作，確保信息安全和合法合規(guī)。七、防疫信息傳遞（一）傳遞原則1.及時傳遞原則：確保防疫信息在規(guī)定時間內(nèi)傳遞到需要知曉人員手中，避免因信息傳遞不及時影響疫情防控工作。2.準確傳遞原則：保證信息內(nèi)容準確無誤，避免因信息錯誤導致誤解或決策失誤。3.分級傳遞原則：根據(jù)防疫信息分級，按照相應流程和權限進行傳遞，確保信息傳遞安全、有序。（二）傳遞方式1.內(nèi)部辦公系統(tǒng)：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布疫情防控通知、通報、工作安排等信息，員工可隨時登錄系統(tǒng)查閱。2.微信工作群：利用微信工作群及時傳達疫情動態(tài)、防疫知識等信息，方便員工之間溝通交流。重要防疫信息在群內(nèi)發(fā)布后，相關人員應及時回復確認知曉。3.會議傳達：通過召開疫情防控工作會議，傳達上級防疫要求、通報公司防疫工作情況等信息，確保參會人員準確理解和掌握防疫工作重點。4.紙質文件傳遞：對于不宜通過電子方式傳遞重要防疫文件或資料，采用紙質文件形式進行傳遞，并做好簽收登記工作。（三）傳遞流程1.信息產(chǎn)生部門或人員將防疫信息按照規(guī)定格式整理后，通過相應傳遞方式發(fā)送給接收部門或人員。2.接收部門或人員收到防疫信息后，應及時進行查閱和處理，并根據(jù)需要將信息進一步傳遞給相關人員。3.對于涉及多個部門或需要跨部門協(xié)作防疫信息傳遞，由歸口管理部門負責協(xié)調溝通，確保信息傳遞順暢、準確。八、防疫信息安全與保密（一）安全管理措施1.建立健全防疫信息安全管理制度，明確信息安全責任，加強對信息系統(tǒng)、存儲設備等安全管理。2.定期對防疫信息系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時修復發(fā)現(xiàn)安全隱患，防止信息泄露和網(wǎng)絡攻擊。3.加強員工信息安全培訓，提高員工安全意識和防范能力，規(guī)范員工信息操作行為，避免因操作不當導致信息安全事故。（二）保密管理措施1.對防疫信息中涉及員工個人隱私、公司/組織商業(yè)秘密等敏感信息進行嚴格保密管理，明確保密范圍和保密期限。2.與接觸防疫信息員工簽訂保密協(xié)議，明確員工保密義務和違約責任，加強對員工保密監(jiān)督和考核。3.對防疫信息存儲場所、傳輸網(wǎng)絡等采取加密技術措施，防止信息在存儲和傳輸過程中被竊取或篡改。（三）信息安全事件應急處理1.制定防疫信息安全事件應急預案，明確應急處理流程和責任分工。一旦發(fā)生信息安全事件，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處置，降低事件影響。2.及時向上級主管部門和相關政府部門報告信息安全事件情況，配合有關部門進行調查處理，并做好后續(xù)整改工作。3.對信息安全事件進行總結分析，查找原因，總結經(jīng)驗教訓，完善信息安全管理措施，防止類似事件再次發(fā)生。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織成立防疫信息管理監(jiān)督小組，由行政部門、人力資源部門等相關人員組成，負責對防疫信息管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組通過查閱資料、實地檢查、數(shù)據(jù)比對等方式，對防疫信息收集、整理、存儲、使用和傳遞等環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)督，確保防疫信息管理工作符合本辦法要求。3.設立防疫信息管理舉報郵箱和電話，接受員工對防疫信息管理違規(guī)行為舉報，對舉報情況及時進行調查核實處理。（二）考核辦法1.將防疫信息管理工作納入部門和員工績效考核體