湖北省費用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織在湖北省范圍內的費用管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，保障公司/組織各項業(yè)務活動的順利開展，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在湖北省內設立的各部門、分支機構以及所屬全資、控股子公司等相關費用的管理。（三）基本原則1.合法性原則費用支出必須符合國家法律法規(guī)以及湖北省地方相關規(guī)定，嚴禁違法違規(guī)支出。2.合理性原則各項費用應根據(jù)業(yè)務實際需要，遵循合理、必要的原則進行安排，杜絕不合理開支。3.效益性原則以提高資金使用效益為核心，優(yōu)化費用結構，確保費用投入能夠帶來相應的經(jīng)濟效益或社會效益。4.預算控制原則實行全面預算管理，各項費用支出應嚴格控制在預算范圍內，不得超預算支出。二、費用分類及定義（一）辦公費用指公司/組織日常辦公所需的各類費用，包括辦公用品采購、辦公設備購置及維修、水電費、通訊費、物業(yè)管理費等。（二）差旅費員工因公務出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲、市內交通等費用。（三）業(yè)務招待費公司/組織為開展業(yè)務活動需要而發(fā)生的宴請、禮品贈送、娛樂等費用。（四）會議費因召開會議而產(chǎn)生的場地租賃、會議設備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費用。（五）培訓費為提升員工業(yè)務能力和素質而開展的各類培訓所發(fā)生的費用，包括培訓師資費、培訓教材費、培訓場地費等。（六）營銷費用用于市場推廣、廣告宣傳、促銷活動等方面的費用。（七）研發(fā)費用公司/組織開展研發(fā)活動所發(fā)生的各項費用，包括研發(fā)人員薪酬、研發(fā)設備購置、研發(fā)材料采購、委托外部研發(fā)費用等。（八）其他費用除上述費用以外的其他合理費用支出，如審計費、咨詢費、訴訟費等。三、費用預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)本部門年度工作計劃和業(yè)務發(fā)展需求，結合歷史費用數(shù)據(jù)，于每年[具體時間]前編制下一年度費用預算草案，并提交至財務部門。2.財務部門對各部門提交的預算草案進行匯總、審核和平衡，結合公司/組織年度經(jīng)營目標和資金狀況，編制公司/組織年度費用預算方案，報公司/組織管理層審批。3.經(jīng)審批后的年度費用預算方案應分解至各季度、月度，形成季度和月度費用預算執(zhí)行計劃。（二）預算執(zhí)行1.各部門應嚴格按照批準的預算執(zhí)行計劃控制費用支出，不得擅自調整預算。如因特殊情況需要調整預算，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.財務部門負責對預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向公司/組織管理層匯報預算執(zhí)行進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預算調整1.當出現(xiàn)下列情況之一時，可申請預算調整：國家政策法規(guī)發(fā)生重大變化，導致公司/組織費用支出政策調整；公司/組織經(jīng)營戰(zhàn)略、業(yè)務范圍發(fā)生重大調整，影響費用預算；不可抗力因素導致預算執(zhí)行出現(xiàn)重大偏差；其他經(jīng)公司/組織管理層認定需要調整預算的情況。2.預算調整申請應包括調整原因、調整內容、調整金額及對公司/組織經(jīng)營的影響等，并按照規(guī)定的審批流程進行申報。經(jīng)批準后的預算調整方案應及時下達至各部門執(zhí)行。四、費用審批流程（一）一般費用審批1.費用報銷人應按照公司/組織規(guī)定填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等，并附上相關發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。2.部門負責人對本部門員工的費用報銷進行初審，審核費用的真實性、合理性和必要性，簽署審批意見后提交至財務部門。3.財務部門對費用報銷進行復審，重點審核報銷憑證的合法性、合規(guī)性以及費用是否在預算范圍內，審核無誤后報公司/組織分管領導審批。4.公司/組織分管領導根據(jù)審批權限對費用報銷進行審批，審批通過后交財務部門辦理報銷手續(xù)。（二）重大費用審批對于金額較大或涉及重要事項的費用支出，如大額業(yè)務招待費、重大項目研發(fā)費用等，除按照一般費用審批流程外，還需經(jīng)公司/組織總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后方可執(zhí)行。（三）特殊費用審批對于一些特殊性質的費用支出，如捐贈支出、贊助支出等，應按照國家法律法規(guī)及公司/組織相關規(guī)定，履行特定的審批程序，并報相關部門備案。五、費用報銷管理（一）報銷憑證要求1.費用報銷必須取得合法有效的發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票應符合國家稅務部門的規(guī)定，注明開票日期、購買方名稱、服務內容、金額、稅率等信息，并加蓋發(fā)票專用章。2.對于確實無法取得發(fā)票的費用支出，應提供其他合法有效的證明材料，如收據(jù)、收款憑證、合同協(xié)議等，并經(jīng)相關負責人審批后予以報銷。3.報銷憑證應真實、完整、清晰，不得涂改、挖補，如有錯誤應重新開具或由出具單位更正并加蓋公章。（二）報銷期限員工應在費用發(fā)生后[規(guī)定時間]內辦理報銷手續(xù)，逾期不予報銷。因特殊原因未能及時報銷的，應提前向財務部門說明情況并經(jīng)批準。（三）報銷方式1.費用報銷一般采用銀行轉賬方式支付，報銷人應提供本人銀行賬號信息，確保報銷款項準確無誤地支付到賬。2.對于金額較小且符合現(xiàn)金支付規(guī)定的費用報銷，可采用現(xiàn)金支付方式。（四）報銷審核要點1.審核報銷憑證是否真實、合法、有效，與費用支出是否相符。2.檢查費用支出是否符合公司/組織相關規(guī)定和預算安排，審批手續(xù)是否齊全。3.核對報銷金額計算是否準確，大小寫是否一致。4.審查報銷事項是否屬于公司/組織費用報銷范圍，有無超標準、超預算支出情況。六、費用控制措施（一）建立費用預警機制財務部門根據(jù)費用預算執(zhí)行情況，設定費用預警指標，當費用支出接近或超過預算時，及時向相關部門發(fā)出預警通知，提醒各部門加強費用控制。（二）加強費用分析與考核1.定期對費用支出情況進行分析，找出費用變動的原因和趨勢，提出改進措施和建議，為公司/組織決策提供依據(jù)。2.將費用控制指標納入部門績效考核體系，對費用控制效果好的部門給予獎勵，對費用超支嚴重的部門進行通報批評，并追究相關責任人的責任。（三）優(yōu)化費用結構通過對各項費用進行分析和評估，合理調整費用結構，優(yōu)先保障重點業(yè)務和關鍵項目的費用需求，壓縮不必要的費用支出。（四）強化內部控制完善費用管理制度和流程，加強對費用支出各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防止費用浪費和違規(guī)支出行為的發(fā)生。七、費用監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督公司/組織內部審計部門定期對費用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查費用支出的真實性、合法性、合理性和效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查財務部門定期對各部門費用管理情況進行檢查，重點檢查費用預算執(zhí)行情況、報銷憑證合規(guī)性、審批手續(xù)完整性等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改。（三）外部監(jiān)督接受國家有關部門、稅務機關、審計機構等外部監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并按照要求報送整改情況報告。八、附則（一）解釋權