樣品糧返還管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品糧返還工作的管理，規(guī)范樣品糧返還流程，確保樣品糧返還工作的準確性、及時性和安全性，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及樣品糧返還的所有部門和環(huán)節(jié)，包括但不限于采購部門、倉儲部門、質(zhì)量檢驗部門、銷售部門等。（三）基本原則1.合法性原則：樣品糧返還工作必須嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保返還行為合法合規(guī)。2.準確性原則：準確記錄樣品糧的品種、數(shù)量、質(zhì)量等信息，保證返還的樣品糧與原始樣品一致。3.及時性原則：在規(guī)定的時間內(nèi)完成樣品糧的返還工作，避免因延誤給相關(guān)方造成損失。4.安全性原則：確保樣品糧在返還過程中的質(zhì)量安全，防止出現(xiàn)變質(zhì)、損壞等情況。二、樣品糧返還的條件與范圍（一）返還條件1.樣品糧檢驗合格：經(jīng)公司質(zhì)量檢驗部門檢驗，樣品糧的質(zhì)量符合相關(guān)標準和合同要求。2.業(yè)務(wù)已完成：涉及樣品糧的業(yè)務(wù)活動（如采購、銷售等）已經(jīng)結(jié)束，且雙方對業(yè)務(wù)結(jié)果無異議。3.無其他糾紛：在樣品糧相關(guān)業(yè)務(wù)過程中，不存在未解決的糾紛或爭議。（二）返還范圍1.采購業(yè)務(wù)：因采購樣品而留存的樣品糧，在采購業(yè)務(wù)完成且符合返還條件時，予以返還。2.銷售業(yè)務(wù)：為促進銷售而提供給客戶的樣品糧，在銷售業(yè)務(wù)結(jié)束且客戶無異議時，根據(jù)客戶要求進行返還。3.其他業(yè)務(wù)：因公司內(nèi)部管理、質(zhì)量控制等其他業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的樣品糧，在滿足返還條件時，按規(guī)定進行返還。三、樣品糧返還的流程（一）申請返還1.業(yè)務(wù)部門提出申請：業(yè)務(wù)部門在確認樣品糧符合返還條件后，填寫《樣品糧返還申請表》，詳細說明樣品糧的品種、數(shù)量、返還原因、接收方信息等內(nèi)容，并提交給倉儲部門。2.申請表審核：倉儲部門收到申請表后，對申請表的內(nèi)容進行審核，重點審核樣品糧的庫存情況、是否符合返還條件等。如審核通過，倉儲部門負責(zé)人簽字確認；如審核不通過，應(yīng)及時反饋給業(yè)務(wù)部門并說明原因。（二）庫存核對1.倉儲部門核對庫存：倉儲部門根據(jù)申請表中的樣品糧信息，對庫存樣品糧進行核對，確保庫存數(shù)量與申請表一致。2.出具庫存核對報告：核對完成后，倉儲部門出具《樣品糧庫存核對報告》，報告內(nèi)容包括樣品糧的實際庫存數(shù)量、存放位置、質(zhì)量狀況等，并簽字蓋章。（三）質(zhì)量復(fù)查（如有需要）1.質(zhì)量檢驗部門復(fù)查：對于部分重要或有爭議的樣品糧，質(zhì)量檢驗部門可根據(jù)實際情況進行質(zhì)量復(fù)查。復(fù)查應(yīng)按照公司規(guī)定的檢驗標準和方法進行，確保樣品糧質(zhì)量符合要求。2.出具質(zhì)量復(fù)查報告：質(zhì)量復(fù)查完成后，質(zhì)量檢驗部門出具《樣品糧質(zhì)量復(fù)查報告》，報告結(jié)果作為樣品糧能否返還的重要依據(jù)之一。（四）包裝與標識1.包裝要求：根據(jù)樣品糧的特性和運輸要求，對樣品糧進行適當(dāng)?shù)陌b，確保在運輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)符合環(huán)保和食品安全要求。2.標識標注：在樣品糧包裝上清晰標注樣品糧的品種、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息，以及“樣品糧”字樣，便于識別和追溯。（五）運輸安排1.選擇運輸方式：根據(jù)樣品糧的數(shù)量、運輸距離、時效性等因素，選擇合適的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)?。確保運輸過程安全、快捷、準確。2.委托運輸公司：如選擇委托外部運輸公司進行運輸，應(yīng)選擇具有良好信譽和資質(zhì)的運輸公司，并簽訂運輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.運輸過程監(jiān)控：在運輸過程中，可通過物流跟蹤系統(tǒng)等方式對樣品糧的運輸狀態(tài)進行監(jiān)控，及時掌握運輸進度和樣品糧的安全情況。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。（六）交接與簽收1.到達接收方交接：樣品糧運輸?shù)竭_接收方后，運輸人員應(yīng)與接收方進行現(xiàn)場交接，核對樣品糧的品種、數(shù)量、包裝、標識等信息是否與相關(guān)文件一致。2.接收方簽收確認：接收方在核對無誤后，在《樣品糧返還交接單》上簽字確認，并注明接收日期?！稑悠芳Z返還交接單》一式多份，分別由運輸方、接收方、倉儲部門等留存，作為樣品糧返還的憑證。（七）記錄與存檔1.業(yè)務(wù)部門記錄：業(yè)務(wù)部門負責(zé)對樣品糧返還的全過程進行記錄，包括申請時間、審核情況、庫存核對結(jié)果、質(zhì)量復(fù)查情況、運輸安排、交接簽收等信息，形成完整的業(yè)務(wù)記錄。2.檔案管理部門存檔：檔案管理部門負責(zé)將樣品糧返還相關(guān)的文件、記錄等資料進行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。以便日后查閱和追溯。四、樣品糧返還的責(zé)任分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)提出樣品糧返還申請，確保申請信息真實、準確、完整。2.配合倉儲部門、質(zhì)量檢驗部門等進行庫存核對、質(zhì)量復(fù)查等工作。3.負責(zé)與接收方溝通協(xié)調(diào)樣品糧返還的相關(guān)事宜，確保返還工作順利進行。（二）倉儲部門1.負責(zé)審核樣品糧返還申請表，核對庫存樣品糧信息。2.組織實施樣品糧的包裝、標識等工作。3.安排樣品糧的運輸，并與運輸公司協(xié)調(diào)運輸過程中的相關(guān)事宜。4.負責(zé)與接收方進行樣品糧的交接工作，確保交接過程規(guī)范、準確。（三）質(zhì)量檢驗部門1.根據(jù)需要對樣品糧進行質(zhì)量復(fù)查，確保樣品糧質(zhì)量符合要求。2.出具質(zhì)量復(fù)查報告，為樣品糧返還提供質(zhì)量依據(jù)。（四）運輸部門（如有委托）1.按照規(guī)定的運輸要求和時間安排，安全、準確地將樣品糧運輸至接收方。2.在運輸過程中做好樣品糧的保護工作，確保樣品糧不受損壞。3.與倉儲部門、接收方保持密切溝通，及時反饋運輸過程中的相關(guān)信息。（五）檔案管理部門1.負責(zé)收集、整理、歸檔樣品糧返還相關(guān)的文件和記錄。2.按照公司檔案管理規(guī)定，妥善保管樣品糧返還檔案，確保檔案的完整性和可查閱性。五、樣品糧返還的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司內(nèi)部審計部門定期對樣品糧返還工作進行檢查，重點檢查返還流程的執(zhí)行情況、責(zé)任分工的落實情況、記錄與存檔的完整性等。2.不定期抽查：公司管理層可根據(jù)工作需要，不定期對樣品糧返還工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管部門檢查：積極配合國家相關(guān)監(jiān)管部門對公司樣品糧返還工作的檢查，如實提供相關(guān)資料和信息，確保公司的返還工作符合法律法規(guī)要求。2.客戶反饋處理：及時處理客戶對樣品糧返還工作的反饋意見，對于客戶提出的問題和投訴，認真調(diào)查核實，并采取有效措施進行整改，不斷提高客戶滿意度。六、樣品糧返還過程中的風(fēng)險防控（一）質(zhì)量風(fēng)險1.加強質(zhì)量檢驗：嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范對樣品糧進行質(zhì)量檢驗，確保樣品糧質(zhì)量合格后再進行返還。對于質(zhì)量不穩(wěn)定或有爭議的樣品糧，增加檢驗頻次和項目。2.運輸過程防護：在運輸過程中采取必要的防護措施，如防潮、防蟲、防污染等，避免樣品糧在運輸過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題。3.質(zhì)量追溯管理：建立完善的質(zhì)量追溯體系，對樣品糧的來源、檢驗過程、運輸過程等信息進行詳細記錄，以便在出現(xiàn)質(zhì)量問題時能夠及時追溯和處理。（二）數(shù)量風(fēng)險1.準確記錄庫存：倉儲部門要加強對樣品糧庫存的管理，建立準確的庫存臺賬，定期進行盤點，確保庫存數(shù)量準確無誤。2.嚴格交接核對：在樣品糧交接過程中，運輸人員與接收方要認真核對樣品糧的數(shù)量，確保交接數(shù)量與相關(guān)文件一致。如有差異，要及時查明原因并進行處理。3.防止丟失損壞：在樣品糧運輸和存儲過程中，要采取必要的安全措施，防止樣品糧丟失、被盜或損壞。如發(fā)生此類情況，要及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。（三）法律風(fēng)險1.遵守法律法規(guī)：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保樣品糧返還工作合法合規(guī)。加強對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高員工的法律意識。2.規(guī)范合同管理：在涉及樣品糧返還的業(yè)務(wù)活動中，要簽訂規(guī)范的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免因合同糾紛引發(fā)法律風(fēng)險。3.咨詢法律意見：對于重大或復(fù)雜的樣品糧返還事項，及時咨詢公司法律顧問的意見，確保決策的合法性和準確性。七、附