高校文件管理辦法總則目的與依據(jù)為加強學校文件管理，確保文件的規(guī)范形成、有效運轉和妥善保管，提高學校管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和學校實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學校各部門、各單位在工作中形成的各類文件材料的管理，包括紙質(zhì)文件、電子文件等?；驹瓌t1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。學校文件管理工作在學校黨委和行政的統(tǒng)一領導下，實行分級負責、歸口管理。2.準確及時、安全保密原則。文件的形成、傳遞、處理和保管應準確無誤、及時高效，確保文件安全，嚴格遵守保密規(guī)定。3.規(guī)范標準、便于利用原則。文件管理應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，便于文件的查閱、檢索和利用。文件的分類與編號文件分類1.黨務文件：包括黨委及各部門形成的各類文件，如黨委決議、通知、報告等。2.行政文件：包括學校行政機構形成的各類文件，如行政命令、決定、通告等。3.教學文件：涉及教學工作的各類文件，如教學計劃、課程標準、教學大綱等。4.科研文件：與科研項目相關的文件，如科研項目申請書、研究報告、成果鑒定書等。5.學生工作文件：有關學生管理、思想政治教育等方面的文件，如學生學籍管理規(guī)定、學生獎懲辦法等。6.后勤保障文件：涵蓋后勤服務、物資管理等方面的文件，如后勤管理制度、物資采購流程等。文件編號1.編號規(guī)則黨務文件編號：采用“黨字[年份]第[序號]號”格式，例如“黨字[2023]第05號”。行政文件編號：采用“校字[年份]第[序號]號”格式，例如“校字[2023]第10號”。教學文件編號：采用“教字[年份]第[序號]號”格式，例如“教字[2023]第15號”。科研文件編號：采用“科字[年份]第[序號]號”格式，例如“科字[2023]第20號”。學生工作文件編號：采用“學字[年份]第[序號]號”格式，例如“學字[2023]第25號”。后勤保障文件編號：采用“后字[年份]第[序號]號”格式，例如“后字[2023]第30號”。2.編號管理文件編號由學校辦公室統(tǒng)一負責編制和管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。各部門、各單位在文件形成后，應及時將文件信息報送學校辦公室，以便進行編號登記。文件的形成與辦理文件起草1.文件起草應符合國家法律法規(guī)和學校政策要求，主題明確、內(nèi)容準確、邏輯嚴謹、格式規(guī)范。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，相關部門配合，共同研究討論，確保文件內(nèi)容的全面性和協(xié)調(diào)性。3.重要文件應進行充分調(diào)研和論證，廣泛征求意見，必要時組織專家評審。文件審核1.文件起草完成后，應送部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性等。2.涉及重大事項或重要政策的文件，應送學校分管領導審核。審核通過后，方可提交學校相關會議審議或簽發(fā)。文件簽發(fā)1.黨務文件由黨委書記簽發(fā)；行政文件由校長簽發(fā)；涉及多個校領導分管工作的文件，由相關校領導會簽。2.以學校名義上報或下發(fā)的重要文件，須經(jīng)校長辦公會或黨委會審議通過后，由校長或黨委書記簽發(fā)。文件印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由學校辦公室負責印發(fā)。印發(fā)前應對文件格式、文字表述等進行再次核對，確保無誤。2.文件印發(fā)份數(shù)應根據(jù)工作需要確定，嚴格控制文件發(fā)放范圍。對于機密文件，應按照保密規(guī)定進行印制和發(fā)放。文件辦理1.文件辦理包括收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理主要程序為簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復；發(fā)文辦理主要程序為復核、登記、印制、核發(fā)。2.學校辦公室應建立文件辦理臺賬，對文件的辦理情況進行跟蹤記錄，確保文件及時、準確辦理。3.承辦部門應按照文件要求及時辦理相關事項，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結果反饋給學校辦公室。對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門應做好協(xié)調(diào)工作。文件的傳閱與借閱文件傳閱1.文件傳閱應嚴格按照規(guī)定的范圍和順序進行，確保文件傳遞及時、準確。2.傳閱文件應使用專門的傳閱夾，閱文人員應在規(guī)定時間內(nèi)閱畢并簽字，注明日期。3.對于緊急文件，應優(yōu)先傳閱，并及時催辦，確保文件不延誤。文件借閱1.因工作需要借閱文件的，須填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到學校辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件應在規(guī)定時間內(nèi)歸還，不得轉借他人。如需延長借閱時間，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管文件，不得擅自涂改、復印、摘錄文件內(nèi)容，確保文件安全。文件的歸檔與保管文件歸檔1.各部門、各單位應在文件辦理完畢后，及時將文件材料整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、編目規(guī)范。2.歸檔文件應按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.學校辦公室應定期對各部門、各單位的文件歸檔情況進行檢查和指導，確保歸檔工作質(zhì)量。文件保管1.文件保管應遵循安全、保密、便于利用的原則，設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備。2.檔案庫房應保持清潔、通風、防潮、防火、防盜、防蟲等，確保文件安全。3.對電子文件應進行備份存儲，定期進行數(shù)據(jù)維護，防止數(shù)據(jù)丟失。文件的保密與銷毀文件保密1.學校應建立健全文件保密制度，明確保密責任，加強對文件保密工作的管理。2.涉及國家秘密、學校機密的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限定知悉范圍，采取必要的保密措施。3.對文件的起草、審核、簽發(fā)、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等各個環(huán)節(jié)，都應加強保密管理，防止文件泄露。文件銷毀1.文件銷毀應按照規(guī)定的程序進行，確保文件信息徹底銷毀，防止失泄密事件發(fā)生。2.對于已到保管期限或失去保存價值的文件，由學校辦公室提出銷毀意見，報學校分管領導批準后，組織專人進行銷毀。3.文件銷毀應采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。文件的利用與統(tǒng)計文件利用1.學校應建立文件利用制度，為校內(nèi)各部門、各單位及師生員工提供文件查閱、借閱等服務。2.查閱文件應填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到學校辦公室查閱。查閱人員應遵守查閱規(guī)定，愛護文件。3.學校辦公室應根據(jù)工作需要，積極主動地為學校各項工作提供文件信息支持，發(fā)揮文件的服務作用。文件統(tǒng)計1.學校辦公室應建立文件統(tǒng)計制度，定期對文件的形成、辦理、歸檔、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。