檔案對(duì)科研管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研項(xiàng)目檔案管理，確?？蒲许?xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在科研管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有科研項(xiàng)目檔案的管理，包括科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過(guò)程中形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研項(xiàng)目檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則科研項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映科研項(xiàng)目的研究過(guò)程和成果，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集科研項(xiàng)目各個(gè)階段形成的文件材料，確保檔案的完整性。4.規(guī)范性原則科研項(xiàng)目檔案的整理、歸檔、保管和利用應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善科研項(xiàng)目檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的科研項(xiàng)目檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)科研項(xiàng)目檔案，建立科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門提供科研項(xiàng)目檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目文件材料移交歸檔，并對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.協(xié)助檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作。（三）項(xiàng)目參與人員職責(zé)1.做好本崗位在科研項(xiàng)目過(guò)程中形成文件材料的收集、整理工作，并及時(shí)移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.配合檔案管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好項(xiàng)目檔案的相關(guān)工作。三、科研項(xiàng)目文件材料的形成與收集（一）立項(xiàng)階段1.項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)等文件材料。2.項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件，包括上級(jí)主管部門的批復(fù)、立項(xiàng)合同等。（二）研究階段1.科研項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、方案、大綱等。2.實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、調(diào)查等原始記錄，包括實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖表、照片、錄像等。3.科研項(xiàng)目的階段性總結(jié)報(bào)告、中期檢查報(bào)告等。4.科研項(xiàng)目在研究過(guò)程中形成的會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、來(lái)往信函等。5.科研項(xiàng)目所取得的階段性成果，如論文、著作、專利、軟件著作權(quán)等相關(guān)證明材料。（三）結(jié)題階段1.科研項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、研究成果報(bào)告等。2.科研項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收意見(jiàn)、驗(yàn)收證書(shū)等。3.科研項(xiàng)目成果的推廣應(yīng)用情況報(bào)告，如應(yīng)用證明、經(jīng)濟(jì)效益分析報(bào)告等。4.科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用情況審計(jì)報(bào)告等。（四）其他1.科研項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。2.與科研項(xiàng)目相關(guān)的其他文件材料，如合作協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬證明等。四、科研項(xiàng)目檔案的整理（一）整理原則1.遵循科研項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照科研項(xiàng)目的類別、年度、項(xiàng)目編號(hào)等進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類科研項(xiàng)目檔案，按照文件材料的形成階段和性質(zhì)進(jìn)行組卷。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度和時(shí)間順序排列，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。4.填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。5.編制備考表，說(shuō)明卷內(nèi)文件材料的整理情況、缺損情況等。6.裝訂成冊(cè)，采用三孔一線的方法裝訂，確保整齊牢固。五、科研項(xiàng)目檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目在結(jié)題后[X]個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目檔案整理完畢并移交檔案管理部門。2.對(duì)于跨年度的科研項(xiàng)目，在每年年底前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將本年度形成的文件材料整理歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、整理規(guī)范。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫(xiě)《科研項(xiàng)目檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后，一份由檔案管理部門留存，一份由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人留存。3.檔案管理部門接收科研項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的，應(yīng)退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重新整理。六、科研項(xiàng)目檔案的保管（一）保管期限1.科研項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、對(duì)公司發(fā)展有重大影響的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)列為永久保管。3.科研項(xiàng)目成果在一定時(shí)期內(nèi)具有參考利用價(jià)值的檔案，保管期限為長(zhǎng)期，一般為[X]年。4.科研項(xiàng)目在研究過(guò)程中形成的一般性文件材料，保管期限為短期，一般為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）檔案保管制度1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格檔案的借閱、歸還手續(xù)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、泄密等事故發(fā)生。七、科研項(xiàng)目檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱科研項(xiàng)目檔案的。2.公司外單位因合作、交流等需要查閱科研項(xiàng)目檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱科研項(xiàng)目檔案應(yīng)填寫(xiě)《科研項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱科研項(xiàng)目檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)[X]天。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。八、科研項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立科研項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期的科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，提出銷毀意見(jiàn)。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《科研項(xiàng)目檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.《科研項(xiàng)目檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織