上海市檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)上海市檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）以及個(gè)人的檔案管理活動(dòng)。基本原則檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。管理體制市檔案行政管理部門主管本市檔案工作，對(duì)本市檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作，并接受市檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。其他有關(guān)部門按照各自職責(zé)，做好相關(guān)檔案管理工作。檔案機(jī)構(gòu)與人員檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或者配備檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。檔案工作人員要求檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，忠于職守，遵紀(jì)守法。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)接受檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。檔案的收集與整理檔案收集范圍單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，確定檔案收集范圍，及時(shí)收集、整理本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。對(duì)反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)收集。檔案整理要求檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，已破損的文件應(yīng)當(dāng)予以修復(fù)，字跡模糊或者易褪變的文件應(yīng)當(dāng)予以復(fù)制。電子文件的整理應(yīng)當(dāng)符合國家和本市有關(guān)電子文件管理的規(guī)定。檔案的保管檔案保管條件單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的載體形式和保管要求，設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)當(dāng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等防護(hù)功能，溫度、濕度應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限。檔案的鑒定與銷毀單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。禁止擅自銷毀檔案。檔案的利用與公布檔案利用原則單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，積極開展檔案利用工作，為社會(huì)各方面提供服務(wù)。檔案利用應(yīng)當(dāng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。檔案利用手續(xù)單位和個(gè)人利用檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向檔案保管單位提出申請(qǐng)，說明利用目的和范圍，并出示有效身份證明。檔案保管單位應(yīng)當(dāng)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供利用服務(wù)；對(duì)不符合條件的，應(yīng)當(dāng)說明理由。檔案公布規(guī)定檔案公布是指將檔案的全部或者部分內(nèi)容通過一定形式向社會(huì)公開。檔案保管單位公布檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，并征求檔案形成單位的意見。未經(jīng)檔案形成單位同意，不得擅自公布涉及該單位未公開事項(xiàng)的檔案。電子檔案管理電子檔案管理要求單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案管理，建立健全電子檔案管理制度，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。電子檔案應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用，實(shí)行全過程數(shù)字化管理。電子檔案的歸檔與移交單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，將電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。電子檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。單位應(yīng)當(dāng)定期將電子檔案移交同級(jí)國家綜合檔案館。電子檔案的安全管理單位應(yīng)當(dāng)采取必要的安全技術(shù)措施，保障電子檔案的安全。電子檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。對(duì)重要電子檔案，應(yīng)當(dāng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施。監(jiān)督檢查與法律責(zé)任監(jiān)督檢查檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法對(duì)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、檔案收集、整理、保管、利用等情況。被檢查單位應(yīng)當(dāng)如實(shí)提供有關(guān)情況和材料，不得拒絕、阻礙檢查。法律責(zé)任單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，對(duì)單位處1萬元以上5萬元以下的罰款，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員處1000元以上5000元以下的罰款：1.未按照規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或者配備檔案工作人員的；2.未按照規(guī)定收集、整理、保管檔案的；3.未按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀的；4.擅自銷毀檔案的；5.違反本辦法規(guī)定公布檔案的；6.不按照規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的；7.