集體物品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司集體物品的管理，規(guī)范集體物品的采購(gòu)、使用、保管、維護(hù)及處置等行為，提高集體物品的使用效率，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有集體物品，包括但不限于辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）、辦公家具（如桌椅、文件柜等）、通訊設(shè)備（如電話、對(duì)講機(jī)等）、交通工具（如公司車輛）以及其他為滿足公司集體辦公和運(yùn)營(yíng)需求而配備的物品。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：集體物品由公司指定的部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理配置集體物品，避免資源浪費(fèi)。3.高效使用原則：鼓勵(lì)員工充分利用集體物品，提高使用效率，發(fā)揮其最大價(jià)值。4.責(zé)任到人原則：明確集體物品使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保物品的安全和正常使用。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定集體物品管理制度和年度采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.對(duì)集體物品進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號(hào)、建賬，建立集體物品管理檔案。3.定期對(duì)集體物品進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)物品數(shù)量、質(zhì)量和使用狀況，確保賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)集體物品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放、調(diào)配、維修、報(bào)廢等工作。5.監(jiān)督檢查集體物品的使用情況，對(duì)違規(guī)使用行為進(jìn)行糾正和處理。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門集體物品的領(lǐng)用、使用、保管和日常維護(hù)工作，指定專人負(fù)責(zé)管理。2.配合行政管理部門做好集體物品的清查盤點(diǎn)工作，如實(shí)提供物品使用情況。3.根據(jù)工作需要，及時(shí)向行政管理部門提出集體物品的需求申請(qǐng)和調(diào)配建議。4.教育本部門員工愛護(hù)集體物品，遵守集體物品管理制度。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)集體物品采購(gòu)資金的預(yù)算編制和審核，確保資金合理使用。2.對(duì)集體物品采購(gòu)、維修、報(bào)廢等費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批制度。3.協(xié)助行政管理部門做好集體物品的清查盤點(diǎn)工作，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行賬務(wù)處理。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)本部門下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展需求和集體物品實(shí)際使用情況，填寫《集體物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交至行政管理部門。2.行政管理部門對(duì)各使用部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司庫(kù)存情況和預(yù)算安排，編制年度集體物品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)計(jì)劃批準(zhǔn)后，行政管理部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司采購(gòu)管理制度的要求，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括但不限于公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)等。2.在采購(gòu)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)程序進(jìn)行操作，確保采購(gòu)過程的公開、公平、公正。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對(duì)于采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。（三）驗(yàn)收1.集體物品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門、使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行仔細(xì)檢查。2.對(duì)于大型設(shè)備、重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物品，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《集體物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)物品存在質(zhì)量問題或與采購(gòu)合同不符的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或退換貨。如因供應(yīng)商原因給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。四、使用管理（一）領(lǐng)用1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《集體物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政管理部門根據(jù)庫(kù)存情況和審批意見，向使用部門發(fā)放集體物品，并在《集體物品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。3.領(lǐng)用人應(yīng)對(duì)所領(lǐng)用的集體物品進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取。如發(fā)現(xiàn)物品存在損壞或質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門提出更換申請(qǐng)。（二）使用1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)集體物品的日常管理，確保物品的正常使用和安全。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用集體物品，不得擅自更改、拆卸或轉(zhuǎn)借他人。2.對(duì)于辦公設(shè)備等集體物品，使用人員應(yīng)定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)告行政管理部門安排維修。嚴(yán)禁使用集體物品從事與工作無關(guān)的活動(dòng)。3.在集體物品使用過程中，如因使用人員操作不當(dāng)或保管不善造成物品損壞或丟失的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）調(diào)配1.因工作需要，各部門之間可相互調(diào)配集體物品。調(diào)出部門應(yīng)填寫《集體物品調(diào)配申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政管理部門審批。2.行政管理部門根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)配，并通知調(diào)入部門和調(diào)出部門辦理相關(guān)交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)對(duì)物品的數(shù)量、質(zhì)量、使用狀況等進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。3.調(diào)配后的集體物品，其使用、保管等責(zé)任由調(diào)入部門承擔(dān)。五、保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的集體物品倉(cāng)庫(kù)，配備必要的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，確保集體物品的安全存放。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)集體物品進(jìn)行盤點(diǎn)、清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理物品的損壞、變質(zhì)、丟失等情況。對(duì)庫(kù)存物品應(yīng)按照類別、型號(hào)、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.建立集體物品出入庫(kù)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的出入庫(kù)日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用人、用途等信息，做到賬物相符。（二）資產(chǎn)登記1.行政管理部門應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度的要求，對(duì)集體物品進(jìn)行資產(chǎn)登記，建立固定資產(chǎn)卡片或低值易耗品臺(tái)賬。資產(chǎn)登記應(yīng)包括物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、購(gòu)置價(jià)格、使用部門、使用狀況等信息。2.定期對(duì)集體物品的資產(chǎn)登記信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于資產(chǎn)的增減變動(dòng)情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與實(shí)物資產(chǎn)相符。六、維護(hù)管理（一）日常維護(hù)1.使用部門負(fù)責(zé)集體物品的日常維護(hù)工作，定期對(duì)物品進(jìn)行清潔、檢查、保養(yǎng)等，確保物品處于良好的使用狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)物品存在故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門安排維修。2.行政管理部門應(yīng)制定集體物品的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、周期、責(zé)任人等，并督促各使用部門和相關(guān)人員認(rèn)真執(zhí)行。對(duì)于重要設(shè)備和關(guān)鍵物品，可委托專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)。（二）維修管理1.當(dāng)集體物品出現(xiàn)故障或損壞需要維修時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《集體物品維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明故障情況和維修要求，提交至行政管理部門。2.行政管理部門根據(jù)維修申請(qǐng)，安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)及時(shí)對(duì)故障物品進(jìn)行檢查、診斷，確定維修方案和所需配件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成維修工作。3.維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《集體物品維修記錄單》，記錄維修情況、更換配件等信息，并由使用部門和行政管理部門簽字確認(rèn)。對(duì)于維修費(fèi)用較高的物品，應(yīng)進(jìn)行維修費(fèi)用核算和審批。（三）報(bào)廢管理1.集體物品因使用年限已久、技術(shù)淘汰、損壞無法修復(fù)等原因需要報(bào)廢時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《集體物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因和物品狀況，提交至行政管理部門。2.行政管理部門組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的集體物品進(jìn)行鑒定和審核，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的集體物品，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織處理。處理方式包括但不限于變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢回收等。在處理過程中，應(yīng)做好記錄，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性。處理后的殘值收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。七、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)集體物品的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、物品使用狀況、保管情況、維護(hù)保養(yǎng)情況、資產(chǎn)登記情況等。2.檢查人員應(yīng)填寫《集體物品管理檢查記錄表》，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出整改意見和建議。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司管理需要或相關(guān)部門要求，可對(duì)集體物品管理的某一專項(xiàng)工作進(jìn)行檢查，如采購(gòu)合規(guī)性檢查、資產(chǎn)清查等。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法和步驟等。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，對(duì)檢查情況進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)措施和建議。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反集體物品管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于批評(píng)教育、責(zé)令改正、經(jīng)濟(jì)賠償、行政處分等。2.如因違規(guī)行為給公司