檔案及印鑒管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案及印鑒管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，規(guī)范印鑒的使用流程，防范風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的檔案管理和印鑒管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.依法合規(guī)原則：檔案及印鑒管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.安全保密原則：保障檔案信息和印鑒使用的安全，防止泄露和濫用。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，提高檔案和印鑒的利用效率，為公司各項工作提供支持。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)與考核資料等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：公司的技術(shù)研發(fā)資料、專利文件、產(chǎn)品設(shè)計圖紙等。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，定期移交至公司檔案管理部門。3.對于重要的外來文件和資料，相關(guān)部門應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的核對和整理。2.按照檔案分類和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檔案目錄索引。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性。（四）檔案保管1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列存放，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（五）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（六）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時提供相關(guān)檔案資料。2.對于需要查閱大量檔案或進(jìn)行檔案統(tǒng)計分析的情況，檔案管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的工作計劃，確保工作的順利進(jìn)行。3.鼓勵員工通過檔案管理系統(tǒng)查詢和利用檔案信息，提高工作效率。（七）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。三、印鑒管理（一）印鑒種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的印章。2.法定代表人章：用于特定文件簽署和財務(wù)票據(jù)等。3.合同專用章：專門用于簽訂合同的印章。4.財務(wù)專用章：用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件和業(yè)務(wù)往來。（二）印鑒刻制1.公司印鑒的刻制應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行。2.需刻制印鑒的部門應(yīng)填寫《印鑒刻制申請表》，注明印鑒名稱、用途、數(shù)量等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司統(tǒng)一安排刻制。3.新刻制的印鑒應(yīng)在公司檔案管理部門進(jìn)行備案，記錄印鑒的啟用時間、保管人等信息。（三）印鑒保管1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印鑒應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，實行“專人專柜”制度。2.印鑒保管人員應(yīng)妥善保管印鑒，確保印鑒存放安全，防止丟失、被盜用。3.印鑒保管人員不得擅自將印鑒交予他人使用，如有特殊情況需要委托他人代管，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（四）印鑒使用1.印鑒使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，填寫《印鑒使用申請表》，注明使用事項、使用部門、使用人、使用時間等。2.審批流程根據(jù)印鑒的重要程度和使用范圍設(shè)定，一般需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等逐級審批。3.印鑒保管人員應(yīng)對印鑒使用申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)審批手續(xù)齊全后，方可使用印鑒。4.印鑒使用應(yīng)在公司指定的地點進(jìn)行，使用過程中應(yīng)進(jìn)行登記，記錄印鑒使用的日期、文件名稱、文號、份數(shù)等信息。（五）印鑒停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印鑒不再使用時，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.印鑒保管人員應(yīng)填寫《印鑒停用申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將停用印鑒交回公司檔案管理部門。3.對于停用的印鑒，公司應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。四、監(jiān)督與檢查（一）公司設(shè)立檔案及印鑒管理監(jiān)督小組，定期對檔案及印鑒管理工作進(jìn)行檢查。（二）檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀情況，印鑒的刻制、保管、使用、停用與銷毀情況等。（三