銀行四單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行內(nèi)部管理，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，提高風(fēng)險防控能力，確保銀行各項業(yè)務(wù)穩(wěn)健運行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于銀行內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理活動中涉及的四單管理工作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管政策以及銀行內(nèi)部規(guī)章制度，確保四單管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則保證四單信息真實、準(zhǔn)確、完整，避免虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。3.完整性原則涵蓋銀行各類業(yè)務(wù)中涉及的四單管理環(huán)節(jié)，做到無死角、無遺漏。4.及時性原則及時生成、傳遞、處理四單信息，提高工作效率，避免因信息延誤影響業(yè)務(wù)開展或風(fēng)險管理。二、四單管理的定義與范圍（一）四單的定義四單是指銀行在業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、單據(jù)、憑證等四類重要文件，具體包括：1.合同涉及銀行與客戶、合作伙伴等簽訂的各類業(yè)務(wù)合同，如貸款合同、存款合同、理財產(chǎn)品銷售合同、合作協(xié)議等。2.協(xié)議銀行內(nèi)部各部門之間、分支機(jī)構(gòu)之間以及與外部機(jī)構(gòu)簽訂的具有約定性質(zhì)的文件，如業(yè)務(wù)合作協(xié)議、內(nèi)部授權(quán)協(xié)議、數(shù)據(jù)共享協(xié)議等。3.單據(jù)業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的各類單據(jù)，如開戶申請書、業(yè)務(wù)申請表、交易憑證、結(jié)算單據(jù)等。4.憑證作為業(yè)務(wù)發(fā)生的證明文件，如發(fā)票、收據(jù)、存單、對賬單等。（二）管理范圍本辦法所指四單管理涵蓋四單的生成、審核、簽署、存檔、查詢、使用、銷毀等全生命周期管理。三、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)四單的起草、發(fā)起，確保內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實際需求和法律法規(guī)要求。2.對四單內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，并按照規(guī)定流程提交審核。3.配合風(fēng)險管理部門、合規(guī)部門等對四單進(jìn)行風(fēng)險評估和合規(guī)審查。4.負(fù)責(zé)本部門四單的日常使用和保管，按照規(guī)定進(jìn)行存檔和銷毀。（二）風(fēng)險管理部門1.參與四單的風(fēng)險評估工作，從風(fēng)險防控角度提出專業(yè)意見和建議。2.對四單涉及的風(fēng)險點進(jìn)行識別、分析和監(jiān)控，督促業(yè)務(wù)部門采取有效風(fēng)險應(yīng)對措施。3.定期對四單風(fēng)險管理情況進(jìn)行檢查和評估，確保風(fēng)險可控。（三）合規(guī)部門1.審查四單是否符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及銀行內(nèi)部合規(guī)政策。2.對四單合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.開展合規(guī)培訓(xùn)和宣傳，提高員工對四單合規(guī)管理的認(rèn)識和能力。（四）法律部門1.對重大、復(fù)雜四單提供法律專業(yè)支持，參與合同條款的審核和修訂。2.處理四單涉及的法律糾紛和訴訟案件，維護(hù)銀行合法權(quán)益。3.定期開展法律風(fēng)險排查，為四單管理提供法律風(fēng)險提示。（五）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)四單的集中存檔管理，建立完善的檔案管理制度和檔案信息系統(tǒng)。2.確保四單檔案的安全、完整，按照規(guī)定提供檔案查詢服務(wù)。3.按照檔案保管期限和銷毀程序，組織實施四單檔案的銷毀工作。（六）信息技術(shù)部門1.提供四單管理相關(guān)的信息技術(shù)支持，保障四單信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門、管理部門優(yōu)化四單管理流程，提高信息化管理水平。3.負(fù)責(zé)四單數(shù)據(jù)的安全存儲、備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。四、四單生成與審核（一）生成要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，按照規(guī)范格式和內(nèi)容要求起草四單。四單內(nèi)容應(yīng)明確各方權(quán)利義務(wù)、業(yè)務(wù)操作流程、風(fēng)險防控措施等關(guān)鍵要素。2.合同、協(xié)議類四單應(yīng)使用規(guī)范的合同文本模板，確需自行擬定的，應(yīng)經(jīng)法律部門審核同意。3.單據(jù)、憑證類四單應(yīng)符合銀行業(yè)務(wù)操作規(guī)范和監(jiān)管要求，確保信息清晰、準(zhǔn)確、完整。（二）審核流程1.初審業(yè)務(wù)部門完成四單起草后，首先由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點審核四單內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、邏輯是否清晰、條款是否完備等。初審?fù)ㄟ^后，提交至風(fēng)險管理部門、合規(guī)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。2.風(fēng)險與合規(guī)審核風(fēng)險管理部門從風(fēng)險識別、評估、應(yīng)對等角度對四單進(jìn)行審核，關(guān)注業(yè)務(wù)風(fēng)險點是否揭示充分、風(fēng)險防控措施是否有效；合規(guī)部門審查四單是否符合法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定和銀行內(nèi)部合規(guī)政策。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改完善。3.終審經(jīng)風(fēng)險管理部門、合規(guī)部門審核通過的四單，提交至法律部門進(jìn)行終審。法律部門對四單的法律條款、合同效力等進(jìn)行審查，確保四單不存在法律風(fēng)險。終審?fù)ㄟ^后，四單方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（三）特殊情況處理對于緊急業(yè)務(wù)或特殊業(yè)務(wù)，如因客戶要求、市場情況變化等原因，無法按照正常審核流程進(jìn)行審核的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請，說明緊急情況和原因，并經(jīng)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可采取特事特辦的方式，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)審核手續(xù)。五、四單簽署（一）簽署權(quán)限1.銀行各級人員應(yīng)根據(jù)其崗位職責(zé)和授權(quán)范圍，在四單上簽署意見。超過授權(quán)范圍簽署的四單無效。2.合同、協(xié)議類四單一般應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表簽署時，應(yīng)出具法定代表人授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。3.單據(jù)、憑證類四單根據(jù)業(yè)務(wù)操作流程，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員、審核人員、審批人員等按照規(guī)定簽署。（二）簽署方式1.紙質(zhì)四單簽署對于重要合同、協(xié)議等紙質(zhì)四單，各方應(yīng)在紙質(zhì)文本上簽字（章）確認(rèn)。簽字（章）應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定和銀行內(nèi)部要求。2.電子簽署在符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求的前提下，鼓勵采用電子簽署方式。電子簽署應(yīng)具備可靠的電子簽名技術(shù)，確保簽署過程的真實性、完整性和不可抵賴性。電子簽署后的四單與紙質(zhì)簽署具有同等法律效力。（三）簽署注意事項1.簽署前應(yīng)仔細(xì)核對四單內(nèi)容，確保與審核通過的版本一致。如有修改，應(yīng)重新履行審核程序。2.簽署過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行，確保簽署人具備相應(yīng)權(quán)限。3.對于多頁四單，應(yīng)加蓋騎縫章，防止內(nèi)容被替換或篡改。六、四單存檔（一）存檔要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在四單簽署完成后，及時將正本或副本移交檔案管理部門進(jìn)行存檔。2.四單存檔應(yīng)按照檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案整齊、規(guī)范。3.電子四單應(yīng)進(jìn)行安全存儲，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，便于查詢和管理。（二）存檔期限1.各類四單應(yīng)根據(jù)其重要性和業(yè)務(wù)性質(zhì)，確定合理的存檔期限。一般業(yè)務(wù)檔案存檔期限不少于[X]年，重要業(yè)務(wù)檔案存檔期限不少于[X]年。2.涉及訴訟、糾紛等特殊情況的四單，應(yīng)在相關(guān)事項處理完畢后，按照規(guī)定期限繼續(xù)存檔保管。（三）檔案保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，確保四單檔案不受潮、防火、防蟲、防盜等。定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、四單查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.銀行內(nèi)部人員因工作需要查詢四單檔案的，應(yīng)按照規(guī)定履行查詢審批手續(xù)。查詢審批流程應(yīng)明確查詢目的、查詢范圍、查詢?nèi)藛T等信息。2.涉及重要商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的四單，嚴(yán)格限制查詢權(quán)限，僅允許經(jīng)授權(quán)的人員查詢。（二）查詢方式1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案查詢系統(tǒng)，支持按四單編號、業(yè)務(wù)類型、客戶名稱等多種方式進(jìn)行查詢。2.對于紙質(zhì)檔案查詢，查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.電子檔案查詢應(yīng)通過安全的信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，查詢?nèi)藛T應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，防止信息泄露。（三）使用規(guī)定1.四單檔案僅供銀行內(nèi)部人員因工作需要使用，不得用于其他任何目的。未經(jīng)授權(quán)，嚴(yán)禁對外提供或泄露四單內(nèi)容。2.使用四單檔案時，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性，不得隨意涂改、損毀、丟失檔案。3.如需將四單檔案作為證據(jù)或?qū)ν馓峁┙o第三方的，應(yīng)按照銀行相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并確保手續(xù)完備、程序合規(guī)。八、四單銷毀（一）銷毀條件1.四單檔案超過存檔期限，且已無繼續(xù)保存價值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤并等原因，導(dǎo)致相關(guān)四單檔案不再適用的，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到銷毀條件的四單檔案進(jìn)行清理和造冊，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、存檔期限等信息。2.填寫四單銷毀申請表，說明銷毀原因、銷毀范圍、銷毀方式等，經(jīng)業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門、合規(guī)部門、法律部門等審核同意后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織實施四單檔案銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)作為檔案長期保存。（三）特殊情況處理對于涉及重大案件、法律糾紛等特殊情況的四單檔案，在案件處理完畢或糾紛解決前，不得銷毀，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定妥善保管。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.銀行內(nèi)部審計部門定期對四單管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查四單生成、審核、簽署、存檔、查詢、使用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門、合規(guī)部門、檔案管理部門等應(yīng)定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)和整改四單管理中存在的問題。（二）外部檢查積極配合金融監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供四單管理相關(guān)資料和信息。對于監(jiān)管部門提出的問題和整改要求，應(yīng)認(rèn)真落實，及時反饋整改情況。（三）責(zé)任追究1.對于違反本