輔材采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司輔材采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，降低采購成本，保證輔材質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有輔材的采購活動，包括但不限于生產(chǎn)用輔助材料、辦公耗材、維修備件等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證輔材質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和管理手段，降低采購成本，提高采購效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的輔材符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購結(jié)果公平公正。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定輔材采購計劃，根據(jù)生產(chǎn)、銷售等部門的需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.組織實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。5.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，及時、準(zhǔn)確地向采購部門提交輔材需求計劃，明確規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間等要求。2.參與供應(yīng)商的評估和選擇，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.協(xié)助采購部門驗收采購的輔材，對不符合要求的輔材及時提出退換貨等處理意見。（三）質(zhì)量部門1.制定輔材質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。2.對采購的輔材進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購的輔材符合質(zhì)量要求。3.對不合格輔材進(jìn)行判定和處理，跟蹤整改情況。（四）財務(wù)部門1.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)。2.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理，審核采購發(fā)票，辦理付款手續(xù)。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。（五）審計部門1.對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計意見和建議。三、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.各需求部門應(yīng)定期（每月/每季度）對本部門所需輔材進(jìn)行需求預(yù)測，結(jié)合生產(chǎn)計劃、銷售訂單、設(shè)備運(yùn)行狀況等因素，預(yù)估未來一段時間內(nèi)的輔材需求數(shù)量和時間。2.需求預(yù)測應(yīng)形成書面報告，提交給采購部門，作為采購計劃制定的依據(jù)。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)各需求部門提交的需求預(yù)測報告，結(jié)合庫存情況，綜合考慮采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定月度/季度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購的輔材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間、需求部門等信息。3.采購計劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃變更、市場供應(yīng)變化、庫存短缺等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時通知采購部門。2.采購部門根據(jù)實際情況對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，并重新履行審核、審批手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料。3.組織對符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，從供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面進(jìn)行綜合評估。2.定期（每年/每半年）對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策，對于不合格供應(yīng)商及時淘汰。（三）供應(yīng)商選擇1.在采購具體輔材時，采購部門應(yīng)從合格供應(yīng)商名單中選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價、議價。2.根據(jù)供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素進(jìn)行綜合比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時反饋公司的需求變化和質(zhì)量要求，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量提供產(chǎn)品。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，了解其合作情況和存在的問題，共同協(xié)商解決辦法，不斷改進(jìn)合作關(guān)系。3.對于供應(yīng)商的良好表現(xiàn)給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚?，激勵其提高服?wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。五、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細(xì)注明所需輔材的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息。2.采購申請表需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對其進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額較小的由采購部門負(fù)責(zé)人審批，采購金額較大的需報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，制定采購方案，選擇供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價、議價。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）到貨驗收1.采購的輔材到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程對到貨輔材進(jìn)行質(zhì)量檢驗，需求部門對到貨輔材的規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行核對。3.驗收合格的輔材辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的輔材由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨等處理事宜。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同約定，在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款，確保公司資金安全。六、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.關(guān)注市場動態(tài)，及時了解輔材價格波動情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.建立市場信息收集和分析機(jī)制，定期收集市場信息，分析市場趨勢，為采購決策提供參考。（二）質(zhì)量風(fēng)險1.加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，督促供應(yīng)商嚴(yán)格按照質(zhì)量要求生產(chǎn)和供應(yīng)產(chǎn)品。2.加大對采購輔材的質(zhì)量檢驗力度，增加檢驗頻次和檢驗項目，確保所采購的輔材符合質(zhì)量要求。3.對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，及時采取暫停合作、索賠、更換供應(yīng)商等措施，降低質(zhì)量風(fēng)險。（三）供應(yīng)風(fēng)險1.與主要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，簽訂長期合作協(xié)議，確保供應(yīng)的穩(wěn)定性。2.拓展供應(yīng)商渠道，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險。3.建立應(yīng)急采購機(jī)制，在遇到供應(yīng)緊急情況時，能夠迅速找到替代供應(yīng)商，確保生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。（四）合同風(fēng)險1.加強(qiáng)采購合同管理，在簽訂合同前對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確。2.明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，避免合同糾紛。3.定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本控制情況等。2.審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，并提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核機(jī)制1.建立采購工作考核制