財務(wù)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司財務(wù)合同管理，規(guī)范財務(wù)合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范財務(wù)風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)簽訂的涉及財務(wù)收支的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、借款合同、租賃合同、擔(dān)保合同等。（三）基本原則1.合法性原則：財務(wù)合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)章制度及相關(guān)財務(wù)流程辦理合同業(yè)務(wù)，確保合同的簽訂、執(zhí)行符合公司規(guī)定。3.風(fēng)險防范原則：充分評估合同風(fēng)險，采取有效措施防范財務(wù)風(fēng)險，保障公司資金安全和正常運營。4.效益性原則：在確保合同合法合規(guī)和風(fēng)險可控的前提下，追求合同履行的經(jīng)濟效益最大化。（四）職責(zé)分工1.財務(wù)部門負責(zé)制定和完善財務(wù)合同管理制度，并組織實施。參與合同的起草、審核、會簽等工作，從財務(wù)角度對合同條款進行審查，提出財務(wù)意見和建議。負責(zé)合同執(zhí)行過程中的財務(wù)監(jiān)督，跟蹤合同款項收付情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)問題。負責(zé)合同財務(wù)檔案的整理、歸檔和保管工作。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的發(fā)起、起草、談判等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實際需求和公司利益。向財務(wù)部門提供合同相關(guān)業(yè)務(wù)資料，配合財務(wù)部門進行合同財務(wù)審查。負責(zé)合同的履行，及時與對方溝通協(xié)調(diào)，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責(zé)收集、整理合同執(zhí)行過程中的相關(guān)資料，并及時移交財務(wù)部門。3.法務(wù)部門負責(zé)對合同進行法律審查，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險。參與重大合同的談判，提供法律支持和建議。處理合同糾紛的法律事務(wù)，維護公司合法權(quán)益。4.其他相關(guān)部門：根據(jù)職責(zé)分工，配合財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門做好合同管理的相關(guān)工作。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況，包括合同名稱、對方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、付款方式等。2.合同立項申請應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行會簽。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，對不符合要求的合同立項申請，應(yīng)及時反饋業(yè)務(wù)部門并說明理由。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草。合同文本應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，條款清晰、明確，權(quán)利義務(wù)對等，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或顯失公平的條款。2.合同文本應(yīng)包括但不限于以下主要條款：合同雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式；合同標(biāo)的；數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等要求；價格及付款方式；履行期限、地點和方式；違約責(zé)任；爭議解決方式等。3.涉及財務(wù)條款的合同，應(yīng)明確約定付款金額、付款時間、付款方式、發(fā)票開具等內(nèi)容。付款方式應(yīng)符合公司資金管理規(guī)定，盡量避免采用現(xiàn)金支付方式。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。2.財務(wù)部門審核重點包括：合同金額的合理性、付款方式的合規(guī)性、資金安排的可行性、發(fā)票條款的明確性等。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核情況，提出財務(wù)意見和建議，如調(diào)整合同金額、修改付款方式、補充發(fā)票條款等。3.法務(wù)部門審核重點包括：合同條款的合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險，爭議解決方式是否合理等。法務(wù)部門應(yīng)出具法律審查意見，對合同條款進行修改和完善，確保合同合法有效。4.其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)分工，對合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進行審核，提出審核意見。5.各部門審核通過后，在《合同審核表》上簽字確認。如審核意見不一致，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，對合同文本進行修改完善，直至各方達成一致意見。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保對方當(dāng)事人具備簽訂合同的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。合同文本應(yīng)一式多份，確保公司各相關(guān)部門均留存一份原件。3.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批流程進行，由授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，不得遺漏或模糊不清。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同副本建立合同臺賬，對合同的基本信息、執(zhí)行情況等進行詳細記錄。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的具體履行，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等要求，及時組織實施合同內(nèi)容。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同條款的，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，并按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程辦理相關(guān)手續(xù)。2.財務(wù)部門負責(zé)對合同執(zhí)行過程中的財務(wù)情況進行跟蹤監(jiān)督。定期核對合同款項收付情況，確保公司資金安全和正常流動。如發(fā)現(xiàn)款項收付異?；虼嬖谪攧?wù)風(fēng)險的，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向財務(wù)部門報送合同執(zhí)行情況報告，詳細說明合同履行進度、款項收付情況、存在的問題及解決措施等。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門報送的報告，對合同執(zhí)行情況進行分析和評估，為公司決策提供依據(jù)。（二）款項收付管理1.合同款項收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間執(zhí)行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的付款時間前，向財務(wù)部門提交付款申請，填寫《付款申請表》，注明付款金額、付款對象、付款用途、付款依據(jù)等信息。2.財務(wù)部門收到付款申請后，應(yīng)按照公司資金管理規(guī)定和財務(wù)審批流程進行審核。審核內(nèi)容包括付款申請的真實性、合法性、合理性，合同執(zhí)行情況，資金安排等。審核通過后，在《付款申請表》上簽字確認，并安排資金支付。3.對于涉及發(fā)票開具的合同款項收付，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求對方當(dāng)事人按照合同約定及時開具發(fā)票。財務(wù)部門在審核付款申請時，應(yīng)確保發(fā)票開具情況與合同約定一致。如對方當(dāng)事人未按時開具發(fā)票或發(fā)票不符合要求的，財務(wù)部門應(yīng)暫停付款，并通知業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)。4.財務(wù)部門應(yīng)建立健全合同款項收付臺賬，詳細記錄每筆合同款項的收付時間、金額、付款對象、收款方式等信息。定期對合同款項收付臺賬進行核對和清理，確保賬賬相符、賬實相符。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款。2.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程，將合同變更協(xié)議提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。審核通過后，各方在合同變更協(xié)議上簽字確認。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同變更協(xié)議，對合同臺賬及相關(guān)財務(wù)記錄進行調(diào)整，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。同時，財務(wù)部門應(yīng)關(guān)注合同變更對公司財務(wù)狀況和資金安排的影響，及時采取相應(yīng)的措施進行處理。（四）合同終止管理1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并辦理合同終止手續(xù)。合同終止手續(xù)包括但不限于結(jié)算款項、清理物資、退還保證金等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同終止后，及時向財務(wù)部門提交合同終止報告，說明合同終止的原因、時間、履行情況、款項結(jié)算情況等。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的報告，對合同執(zhí)行情況進行核實和確認，并辦理相關(guān)財務(wù)手續(xù)。3.合同終止后，財務(wù)部門應(yīng)將合同財務(wù)檔案整理歸檔，妥善保管。合同財務(wù)檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、付款申請表、發(fā)票、合同款項收付臺賬等相關(guān)資料。四、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對合同進行風(fēng)險識別和評估。重點關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、信用風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、市場風(fēng)險等方面。2.風(fēng)險識別和評估應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。對識別出的風(fēng)險進行分類、分級，確定風(fēng)險的嚴(yán)重程度和可能性。3.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控、加強審核等措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.信用風(fēng)險防范：在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解對方當(dāng)事人的信用狀況，通過信用調(diào)查、信用評級等方式，評估對方的履約能力和信用風(fēng)險。對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)謹慎簽訂合同，并采取必要的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。2.財務(wù)風(fēng)險防范：財務(wù)部門應(yīng)加強對合同財務(wù)條款的審核，確保合同付款方式、付款時間、發(fā)票條款等符合公司資金管理規(guī)定和財務(wù)風(fēng)險控制要求。合理安排資金，避免因合同款項收付不及時或不合理導(dǎo)致公司資金鏈斷裂。同時，應(yīng)建立財務(wù)風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的財務(wù)風(fēng)險。3.法律風(fēng)險防范：法務(wù)部門應(yīng)加強對合同的法律審查，確保合同條款合法合規(guī)，避免出現(xiàn)法律漏洞和法律風(fēng)險。對于重大合同或涉及法律問題較為復(fù)雜的合同，應(yīng)組織專業(yè)法律人員進行論證和審查。在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，應(yīng)及時啟動法律程序，維護公司合法權(quán)益。4.市場風(fēng)險防范：業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化、市場需求變化等信息。在簽訂合同前，應(yīng)對市場風(fēng)險進行充分評估，合理確定合同價格和履行期限。對于市場風(fēng)險較大的合同，應(yīng)采取靈活的合同條款和風(fēng)險應(yīng)對措施，如約定價格調(diào)整條款、增加不可抗力條款等。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本及相關(guān)資料提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門在收到合同副本后，應(yīng)核對合同內(nèi)容與審批情況是否一致，確保合同資料的完整性。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如付款申請、發(fā)票、對賬單、合同變更協(xié)議、合同終止報告等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集整理，并定期移交財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理要求，對這些資料進行分類、編號，確保資料的有序存放。（二）檔案整理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對合同檔案進行整理。按照合同類別、時間順序等進行分類，將合同文本、審批表、相關(guān)文件資料等裝訂成冊，并編制檔案目錄。2.檔案整理過程中，應(yīng)確保檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。對不符合要求的資料，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，進行補充或更正。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，指定專人負責(zé)檔案管理工作。檔案保管地點應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲等條件，確保檔案資料的安全。2.合同檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行保管。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計算。對于重要合同或涉及公司重大利益的合同，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.在檔案保管期限內(nèi)，如需查閱合同檔案，應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批同意后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期滿后，由財務(wù)部門提出檔案銷毀申請，填寫《合同檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀申請應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至公司檔案