銷售發(fā)貨管理辦法一、總則（一）目的為加強公司銷售發(fā)貨管理，規(guī)范發(fā)貨流程，確保貨物準確、及時、安全送達客戶手中，提高客戶滿意度，維護公司良好形象，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有產品的銷售發(fā)貨業(yè)務，包括國內銷售發(fā)貨和國際銷售發(fā)貨。（三）基本原則1.準確性原則：發(fā)貨信息必須準確無誤，確保產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等與訂單一致。2.及時性原則：根據訂單要求和客戶需求，按時安排發(fā)貨，不得延誤。3.安全性原則：采取有效措施確保貨物在運輸過程中的安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責任明確原則：明確各部門在銷售發(fā)貨過程中的職責，做到責任到人。二、職責分工（一）銷售部門1.負責接收客戶訂單，審核訂單內容，確保訂單信息準確、完整。2.將審核后的訂單及時傳遞給相關部門，并跟進訂單執(zhí)行情況。3.與客戶溝通發(fā)貨事宜，解答客戶關于發(fā)貨的疑問，處理客戶投訴。（二）生產部門1.根據銷售訂單安排生產計劃，確保產品按時生產完成。2.負責產品的質量檢驗，確保產品質量符合標準要求。3.將檢驗合格的產品及時通知倉庫辦理入庫手續(xù)。（三）倉庫部門1.負責貨物的存儲、保管，確保貨物安全、完好。2.根據生產部門的入庫通知，辦理產品入庫手續(xù)，并進行庫存管理。3.根據銷售部門的發(fā)貨通知，安排貨物出庫，確保發(fā)貨準確、及時。4.負責發(fā)貨過程中的貨物裝卸、搬運等工作。（四）物流部門1.選擇合適的物流運輸方式，確保貨物按時、安全送達客戶手中。2.與物流供應商簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務。3.負責發(fā)貨過程中的運輸安排、跟蹤查詢等工作，及時向銷售部門反饋運輸信息。（五）財務部門1.負責審核銷售訂單的價格、貨款結算等財務信息，確保財務數(shù)據準確無誤。2.按照合同約定及時辦理貨款結算手續(xù)，跟蹤貨款回收情況。三、訂單處理（一）訂單接收銷售部門應指定專人負責接收客戶訂單，訂單可以通過電話、傳真、電子郵件、客戶管理系統(tǒng)等方式下達。接收訂單人員應認真記錄訂單內容，包括客戶名稱、產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號、交貨日期、交貨地點、付款方式等，并確保訂單信息清晰、準確。（二）訂單審核1.銷售部門收到訂單后，應立即對訂單進行審核。審核內容包括訂單的完整性、準確性、客戶信用狀況等。2.對于審核通過的訂單，銷售部門應在訂單上加蓋“審核通過”章，并注明審核日期和審核人。3.對于審核不通過的訂單，銷售部門應及時與客戶溝通，說明原因，并要求客戶修改訂單信息或取消訂單。（三）訂單傳遞審核通過的訂單應及時傳遞給相關部門。傳遞方式可以采用紙質訂單傳遞、電子訂單傳遞等方式。傳遞過程中應確保訂單信息的準確性和完整性，避免信息丟失或錯誤。四、發(fā)貨準備（一）生產安排生產部門收到銷售訂單后，應根據訂單要求和生產能力，合理安排生產計劃。生產計劃應明確產品的生產數(shù)量、生產進度、交貨日期等，并確保生產計劃能夠按時完成。（二）質量檢驗1.產品生產完成后，生產部門應及時通知質量檢驗部門進行質量檢驗。質量檢驗部門應按照相關質量標準和檢驗規(guī)范，對產品進行全面檢驗。2.檢驗合格的產品應出具質量檢驗報告，并在產品上加蓋“合格”章。檢驗不合格的產品應及時通知生產部門進行返工或報廢處理。（三）入庫管理1.檢驗合格的產品應及時通知倉庫辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應根據質量檢驗報告和送貨單，對產品進行核對、清點，確保產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等與訂單一致。2.核對無誤后，倉庫管理人員應辦理產品入庫手續(xù)，并將產品存放在指定的倉庫區(qū)域。同時，應建立產品庫存臺賬，記錄產品的入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、型號等信息。五、發(fā)貨流程（一）發(fā)貨通知1.銷售部門根據訂單交貨日期，提前[X]天向倉庫部門下達發(fā)貨通知。發(fā)貨通知應包括訂單編號、客戶名稱、產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號、交貨日期、交貨地點、發(fā)貨方式等信息。2.倉庫部門收到發(fā)貨通知后，應立即安排貨物出庫準備工作。（二）貨物出庫1.倉庫管理人員根據發(fā)貨通知，核對庫存產品信息，確保發(fā)貨產品的準確性。2.按照發(fā)貨通知要求，組織人員進行貨物裝卸、搬運，將貨物搬運至發(fā)貨區(qū)域。3.在貨物裝車前，倉庫管理人員應再次核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等信息，確保與發(fā)貨通知一致。同時，應在發(fā)貨單上簽字確認。（三）運輸安排1.物流部門根據發(fā)貨通知和客戶要求，選擇合適的物流運輸方式。對于國內銷售發(fā)貨，可選擇公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)确绞剑粚τ趪H銷售發(fā)貨，可選擇海運、空運、快遞等方式。2.物流部門應與物流供應商簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務。運輸合同應包括運輸方式、運輸時間、運輸費用、貨物保險、貨物安全責任等內容。3.物流部門應按照運輸合同要求，及時安排貨物運輸。在貨物運輸過程中，應跟蹤查詢貨物運輸狀態(tài)，及時向銷售部門反饋運輸信息。（四）發(fā)貨確認1.貨物發(fā)出后，物流部門應及時將發(fā)貨信息（包括發(fā)貨日期、運輸單號、預計到達日期等）反饋給銷售部門。2.銷售部門收到發(fā)貨信息后，應及時與客戶溝通，確認客戶是否收到貨物。如客戶反饋未收到貨物或貨物有損壞等情況，銷售部門應及時協(xié)調物流部門進行查詢、處理。六、運輸過程管理（一）貨物跟蹤1.物流部門應建立貨物跟蹤制度，對貨物運輸過程進行全程跟蹤。通過物流信息系統(tǒng)、電話查詢、短信通知等方式，及時掌握貨物的運輸狀態(tài)，包括貨物裝車、運輸途中、到達目的地等環(huán)節(jié)。2.如發(fā)現(xiàn)貨物運輸異常情況（如運輸延誤、貨物損壞、丟失等），物流部門應及時與物流供應商溝通，了解原因，并采取相應的措施進行處理。同時，應及時向銷售部門反饋運輸異常情況。（二）運輸安全1.物流供應商應采取有效措施確保貨物運輸安全。在運輸過程中，應根據貨物的性質、特點，選擇合適的運輸工具和包裝材料，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。2.如因物流供應商原因導致貨物運輸安全事故，物流供應商應承擔相應的責任，并負責賠償公司因此造成的損失。（三）運輸費用結算1.物流費用的結算方式應在運輸合同中明確約定。一般情況下，物流費用應在貨物到達目的地并經客戶驗收合格后[X]個工作日內結算。2.財務部門應根據物流部門提供的運輸費用結算清單和運輸合同，審核運輸費用的合理性和準確性。審核無誤后，按照合同約定及時辦理運輸費用結算手續(xù)。七、退貨管理（一）退貨原因1.客戶因產品質量問題、規(guī)格不符、數(shù)量短缺等原因要求退貨的，銷售部門應及時受理。2.因公司自身原因（如產品設計變更、生產失誤等）導致客戶要求退貨的，銷售部門應主動與客戶溝通，協(xié)商解決辦法。（二）退貨流程1.客戶提出退貨申請后，銷售部門應填寫《退貨申請表》，詳細說明退貨原因、產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等信息，并提交給相關部門審批。2.相關部門（如質量檢驗部門、生產部門、倉庫部門等）應根據各自職責對退貨申請進行審核。審核通過后，銷售部門應通知客戶辦理退貨手續(xù)。3.客戶辦理退貨手續(xù)時，應將退貨產品按照公司要求包裝好，并隨附退貨清單。退貨清單應注明產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等信息。4.倉庫部門收到退貨產品后，應進行核對、清點，確保退貨產品的準確性。核對無誤后，辦理退貨入庫手續(xù)，并在退貨清單上簽字確認。5.質量檢驗部門應對退貨產品進行質量檢驗。檢驗合格的產品應重新辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的產品應及時通知生產部門進行返工或報廢處理。（三）退貨費用處理1.因產品質量問題導致客戶退貨的，退貨費用由公司承擔。公司應及時與物流供應商溝通，協(xié)商退貨運輸費用的承擔問題。2.因客戶自身原因（如客戶誤購、客戶不需要等）導致客戶退貨的，退貨費用由客戶承擔。公司應在退貨申請審批時明確告知客戶退貨費用的承擔方式。八、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫部門應定期對庫存產品進行盤點，確保庫存產品的數(shù)量、質量與庫存臺賬一致。盤點周期一般為[X]個月。2.盤點結束后，倉庫部門應編制《庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行調整。（二）庫存預警1.倉庫部門應根據產品的銷售情況、庫存周轉率等因素，設定庫存預警指標。當庫存數(shù)量低于或高于預警指標時，應及時發(fā)出庫存預警信息。2.庫存預警信息應及時傳遞給銷售部門、生產部門等相關部門，以便各部門及時采取措施進行處理。如庫存數(shù)量低于預警指標時，銷售部門應及時與客戶溝通，調整訂單交貨日期或增加訂單數(shù)量；生產部門應及時安排生產，補充庫存。（三）庫存積壓處理1.對于長期積壓的庫存產品，倉庫部門應定期進行清理。清理方式可以包括降價促銷、報廢處理、與供應商協(xié)商退貨等。2.倉庫部門應及時將庫存積壓產品的清理情況反饋給銷售部門、財務部門等相關部門。財務部門應根據庫存積壓產品的清理情況，及時進行賬務處理。九、信息管理（一）銷售發(fā)貨信息系統(tǒng)1.公司應建立銷售發(fā)貨信息系統(tǒng)，實現(xiàn)銷售訂單、生產計劃、庫存管理、發(fā)貨通知、運輸跟蹤、退貨管理等業(yè)務流程的信息化管理。2.銷售發(fā)貨信息系統(tǒng)應具備數(shù)據錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為公司各部門提供準確、及時的銷售發(fā)貨信息支持。（二）信息共享與溝通1.公司各部門應通過銷售發(fā)貨信息系統(tǒng)、內部郵件、即時通訊工具等方式，實現(xiàn)信息共享與溝通。及時傳遞銷售發(fā)貨相關信息，確保各部門之間工作協(xié)調一致。2.銷售部門應定期召開銷售發(fā)貨協(xié)調會議，通報銷售發(fā)貨情況，協(xié)調解決工作中存在的問題。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應建立銷售發(fā)貨監(jiān)督檢查制度，定期對銷售發(fā)貨業(yè)務進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內容包括訂單處理、發(fā)貨準備、發(fā)貨流程、運輸過程管理、退貨管理、庫存管理等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可以采用內部審計、專項檢查、日常巡查等方式進行。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）績效考核1.公司應建立銷售發(fā)貨績效考核制度，對銷售部門、生產部門、倉庫部門、物流部門等相關部門及人員的銷售發(fā)貨工作進行績效考核。