談話筆錄管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織談話筆錄的管理，確保談話筆錄的真實性、完整性和合法性，保障公司/組織的正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部各部門在各類業(yè)務(wù)活動、調(diào)查處理、溝通協(xié)調(diào)等過程中所形成的談話筆錄。（三）基本原則1.合法性原則談話筆錄的制作和管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保其內(nèi)容和程序合法有效。2.真實性原則談話筆錄應(yīng)如實記錄談話內(nèi)容，不得篡改、偽造或隱瞞事實，保證記錄信息的真實性和客觀性。3.完整性原則談話筆錄應(yīng)涵蓋談話的全過程，包括談話時間、地點、參與人員、談話內(nèi)容、簽字確認等關(guān)鍵要素，確保記錄完整無缺。4.保密性原則對談話筆錄涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息應(yīng)嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、談話筆錄的制作（一）談話準備1.確定談話主題和目的，明確需要了解的關(guān)鍵信息。2.安排合適的談話人員，包括談話主持人、記錄人等，并提前告知談話對象談話的時間、地點和主題。3.準備好談話所需的設(shè)備和材料，如錄音筆、筆記本、紙張等。（二）談話過程1.談話主持人應(yīng)首先向談話對象說明談話的目的、程序和要求，告知其應(yīng)如實提供信息，并對談話內(nèi)容保密。2.記錄人應(yīng)準確、及時地記錄談話內(nèi)容，采用逐字記錄或摘要記錄的方式，確保記錄的完整性和準確性。記錄過程中，應(yīng)盡量保持談話的原汁原味，避免加入個人主觀判斷或觀點。3.談話過程中，談話主持人應(yīng)引導(dǎo)談話對象圍繞主題展開陳述，避免談話偏離主題或出現(xiàn)無關(guān)內(nèi)容。如有必要，可以對談話對象的回答進行追問和澄清，以獲取更詳細、準確的信息。4.對于重要的談話內(nèi)容，應(yīng)要求談話對象進行重復(fù)確認，確保記錄準確無誤。（三）記錄要求1.記錄應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。2.記錄應(yīng)清晰、工整，易于辨認。如有修改或補充，應(yīng)在修改處由談話主持人和記錄人共同簽字確認。3.記錄中應(yīng)注明談話的起止時間、地點、參與人員等基本信息，并在每頁記錄上編號，確保記錄的連續(xù)性和完整性。4.對于談話對象的回答，應(yīng)按照其原話進行記錄，不得隨意省略或簡化。如有必要，可以在記錄中加入括號進行解釋或說明。（四）簽字確認1.談話結(jié)束后，談話筆錄應(yīng)由談話主持人、記錄人和談話對象共同簽字確認。簽字確認應(yīng)在談話現(xiàn)場進行，確保各方對談話內(nèi)容的認可。2.談話對象如有特殊情況無法當場簽字確認的，應(yīng)在談話結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)補簽。如談話對象拒絕簽字確認，記錄人應(yīng)在筆錄中注明情況，并由談話主持人簽字證明談話內(nèi)容的真實性。三、談話筆錄的審核與審批（一）初審1.談話筆錄完成簽字確認后，應(yīng)由記錄人所在部門負責人進行初審。初審的內(nèi)容主要包括記錄的完整性、準確性、規(guī)范性以及談話內(nèi)容是否符合公司/組織的相關(guān)規(guī)定和要求。2.初審人員應(yīng)認真核對談話筆錄中的各項信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與記錄人溝通并要求其進行修改完善。初審?fù)ㄟ^后，初審人員應(yīng)在談話筆錄上簽署初審意見并簽字確認。（二）終審1.初審?fù)ㄟ^的談話筆錄應(yīng)提交至公司/組織的分管領(lǐng)導(dǎo)進行終審。終審人員應(yīng)從更高層面審核談話筆錄的內(nèi)容和用途，確保其符合公司/組織的整體利益和戰(zhàn)略目標。2.終審人員有權(quán)對談話筆錄提出進一步的修改意見或要求補充相關(guān)信息。經(jīng)終審?fù)ㄟ^后，終審人員應(yīng)在談話筆錄上簽署終審意見并簽字確認。（三）審批流程談話筆錄的審核與審批應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的審批流程進行，一般應(yīng)遵循記錄人所在部門負責人初審、分管領(lǐng)導(dǎo)終審的順序。對于涉及重大事項或敏感信息的談話筆錄，可能還需經(jīng)過其他相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)的審核審批。四、談話筆錄的歸檔與保管（一）歸檔范圍經(jīng)審核審批通過的談話筆錄均應(yīng)進行歸檔保存，作為公司/組織重要的文件資料和歷史記錄。（二）歸檔要求1.談話筆錄應(yīng)按照一定的分類標準進行歸檔，如按照業(yè)務(wù)類型、時間順序、部門等進行分類，以便于查找和管理。2.歸檔的談話筆錄應(yīng)包括談話筆錄原件、審核審批意見、相關(guān)附件等資料，確保歸檔資料的完整性。3.對于電子版本的談話筆錄，應(yīng)進行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于快速檢索和查閱。（三）保管期限談話筆錄的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和涉及的業(yè)務(wù)范圍確定，一般情況下，重要的談話筆錄應(yīng)長期保存，其他談話筆錄可根據(jù)實際情況確定保存期限，但不得少于[X]年。（四）保管責任公司/組織應(yīng)指定專人負責談話筆錄的保管工作，明確保管人員的職責和權(quán)限。保管人員應(yīng)妥善保管談話筆錄，確保其安全、完整，防止丟失、損壞或泄露。五、談話筆錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱談話筆錄的，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請。申請時應(yīng)說明查閱的目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)所在部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.涉及外部單位或個人需要查閱談話筆錄的，應(yīng)按照公司/組織與外部單位簽訂的相關(guān)協(xié)議或法律法規(guī)的規(guī)定進行辦理，并經(jīng)公司/組織的法務(wù)部門審核同意后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)批準后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的談話筆錄供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定的地點進行查閱，不得擅自將談話筆錄帶出或復(fù)制。3.查閱人員查閱談話筆錄時，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，愛護檔案資料，不得在談話筆錄上進行涂改、標記或損壞。（三）使用限制1.談話筆錄僅供查閱人員在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何目的。如需引用談話筆錄的內(nèi)容，應(yīng)注明出處，并確保引用的內(nèi)容準確無誤。2.未經(jīng)公司/組織書面授權(quán)，查閱人員不得將談話筆錄的內(nèi)容泄露給任何第三方。六、談話筆錄的保密與安全（一）保密措施1.公司/組織應(yīng)建立健全談話筆錄保密制度，明確保密責任和保密措施。對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的談話筆錄，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施進行保護。2.參與談話筆錄制作、審核、保管等工作的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露談話筆錄的內(nèi)容。如有違反保密規(guī)定的行為，公司/組織將依法追究其責任。（二）安全保障1.談話筆錄的存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保談話筆錄的安全。2.對于電子版本的談話筆錄，應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)安裝必要的殺毒軟件和防火墻，保障數(shù)據(jù)的安全。七、談話筆錄的銷毀（一）銷毀條件談話筆錄在保管期限屆滿或因其他原因不再需要保存時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對談話筆錄進行清理，確定需要銷毀的談話筆錄清單。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后的銷毀清單應(yīng)指定專人負責銷毀工作，銷毀方