過程文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司過程文件的管理，規(guī)范文件的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、廢止等流程，確保文件的有效性、完整性和可追溯性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類過程文件的管理，包括但不限于質(zhì)量體系文件、生產(chǎn)作業(yè)文件、技術(shù)文件、管理文件等。（三）職責(zé)分工1.文件管理部門負(fù)責(zé)制定和完善文件管理辦法，歸口管理公司各類過程文件，建立文件管理臺賬，組織文件的評審、修訂、廢止等工作，確保文件的受控狀態(tài)。2.文件編制部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)過程文件的起草、修訂工作，確保文件內(nèi)容符合公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，對文件的準(zhǔn)確性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。3.文件審批部門按照職責(zé)權(quán)限對文件進(jìn)行審批，確保文件符合規(guī)定要求，批準(zhǔn)后的文件方可發(fā)布實施。4.文件使用部門負(fù)責(zé)本部門過程文件的領(lǐng)取、使用、保管和歸還等工作，嚴(yán)格按照文件規(guī)定的流程和要求執(zhí)行，確保工作質(zhì)量和效率。（四）文件分類1.質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄等，用于規(guī)范公司質(zhì)量管理體系的運行。2.生產(chǎn)作業(yè)文件涵蓋生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程等，指導(dǎo)生產(chǎn)作業(yè)的順利進(jìn)行。3.技術(shù)文件如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件等，為產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)提供技術(shù)支持。4.管理文件包含公司各項管理制度、崗位職責(zé)、工作流程等，保障公司管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、文件的編制與審批（一）編制要求1.文件編制應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的方針目標(biāo)，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、有效。2.語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，避免模糊、歧義或冗長的表述，便于文件的理解和執(zhí)行。3.文件內(nèi)容應(yīng)具有可操作性，明確規(guī)定各項工作的流程、方法、職責(zé)和要求，確保員工能夠按照文件要求正確開展工作。4.對于涉及多個部門或崗位的文件，應(yīng)明確各部門或崗位之間的接口和職責(zé)分工，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、推諉扯皮的現(xiàn)象。（二）編制流程1.文件需求提出各部門根據(jù)工作需要，識別文件需求，填寫《文件編制申請表》，詳細(xì)說明文件名稱、編制目的、適用范圍、主要內(nèi)容等信息，并提交至文件管理部門。2.文件起草文件管理部門根據(jù)《文件編制申請表》，確定文件起草部門和責(zé)任人。起草部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行文件起草工作，收集、整理相關(guān)資料，結(jié)合實際工作情況，編寫文件初稿。3.文件審核文件初稿完成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，確保文件內(nèi)容符合編制要求。審核通過后，將文件初稿提交至文件管理部門。文件管理部門組織相關(guān)部門和人員對文件進(jìn)行會審，重點審核文件的完整性、準(zhǔn)確性、協(xié)調(diào)性和可操作性等方面。會審過程中，如有意見或建議，起草部門應(yīng)及時進(jìn)行修改完善。4.文件審批經(jīng)會審?fù)ㄟ^的文件，由文件管理部門按照規(guī)定的審批流程提交至相應(yīng)的審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，簽署審批意見。對于重要文件或涉及多個部門的文件，可能需要經(jīng)過多級審批。（三）審批權(quán)限1.質(zhì)量體系文件質(zhì)量手冊、程序文件由公司最高管理者審批；作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄等由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.生產(chǎn)作業(yè)文件生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程等由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審批；設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.技術(shù)文件產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等由技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審批；工藝文件由工藝部門負(fù)責(zé)人審批。4.管理文件公司各項管理制度、崗位職責(zé)等由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；工作流程等由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。三、文件的發(fā)布與使用（一）文件發(fā)布1.經(jīng)審批通過的文件，由文件管理部門進(jìn)行編號、排版、印刷，并加蓋受控章。2.文件管理部門應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)放范圍，將文件發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并填寫《文件發(fā)放登記表》，記錄文件的發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、領(lǐng)取人等信息。3.對于電子文件，文件管理部門應(yīng)將其存儲在公司指定的文件服務(wù)器或共享文件夾中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。（二）文件使用1.文件使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的領(lǐng)取、保管和發(fā)放工作，確保文件的妥善使用和傳遞。2.文件使用人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和理解文件內(nèi)容，嚴(yán)格按照文件規(guī)定的流程和要求執(zhí)行工作，確保工作質(zhì)量和效率。3.在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不適用的情況，應(yīng)及時向文件管理部門反饋，以便進(jìn)行修訂或廢止。4.文件使用部門應(yīng)定期對文件進(jìn)行清理和盤點，確保文件的完整性和有效性。對于已作廢或不再使用的文件，應(yīng)及時交回文件管理部門進(jìn)行銷毀處理。四、文件的修訂與廢止（一）修訂時機(jī)1.法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，導(dǎo)致公司文件需要修訂的。2.公司的方針目標(biāo)、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等發(fā)生重大調(diào)整，需要對相關(guān)文件進(jìn)行修訂的。3.文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題或缺陷，需要進(jìn)行修訂的。4.其他原因需要對文件進(jìn)行修訂的。（二）修訂流程1.修訂申請?zhí)岢龈鞑块T在發(fā)現(xiàn)文件需要修訂時，應(yīng)填寫《文件修訂申請表》，詳細(xì)說明修訂的原因、內(nèi)容、涉及的文件條款等信息，并提交至文件管理部門。2.修訂起草文件管理部門根據(jù)《文件修訂申請表》，確定文件修訂部門和責(zé)任人。修訂部門應(yīng)組織相關(guān)人員對文件進(jìn)行修訂，起草修訂稿。3.修訂審核修訂稿完成后，修訂部門應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，確保修訂內(nèi)容符合要求。審核通過后，將修訂稿提交至文件管理部門。文件管理部門組織相關(guān)部門和人員對修訂稿進(jìn)行會審，重點審核修訂內(nèi)容的合理性、必要性和協(xié)調(diào)性等方面。會審過程中，如有意見或建議，修訂部門應(yīng)及時進(jìn)行修改完善。4.修訂審批經(jīng)會審?fù)ㄟ^的修訂稿，由文件管理部門按照規(guī)定的審批流程提交至相應(yīng)的審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)認(rèn)真審查修訂內(nèi)容，簽署審批意見。（三）廢止程序1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時，文件管理部門應(yīng)及時提出文件廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止的原因、涉及的文件名稱等信息，并提交至文件管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.文件管理部門負(fù)責(zé)人審批通過后，文件管理部門應(yīng)在文件管理臺賬中對廢止文件進(jìn)行標(biāo)注，并通知相關(guān)部門和人員停止使用該文件。3.對于紙質(zhì)文件，文件管理部門應(yīng)將廢止文件收回，進(jìn)行銷毀處理，并填寫《文件銷毀登記表》，記錄銷毀的文件名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。對于電子文件，文件管理部門應(yīng)將其從文件服務(wù)器或共享文件夾中刪除，并進(jìn)行備份記錄。五、文件的保管與存檔（一）保管要求1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室或文件柜，對各類過程文件進(jìn)行分類存放，確保文件的安全、完整和便于查找。2.文件應(yīng)按照編號順序排列，建立文件索引，便于快速檢索和查閱。3.文件存放環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火等，防止文件損壞或丟失。4.對于重要文件或機(jī)密文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保文件的保密性。（二）存檔期限1.質(zhì)量體系文件、生產(chǎn)作業(yè)文件、技術(shù)文件等與產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)過程密切相關(guān)的文件，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，保存一定期限，一般不少于產(chǎn)品壽命周期加[X]年。2.管理文件的存檔期限由公司根據(jù)實際情況確定，但一般不應(yīng)少于[X]年。3.文件存檔期限屆滿后，如無特殊需要，文件管理部門可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。六、文件的借閱與復(fù)制（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、借閱目的、借閱期限等信息，并提交至文件管理部門。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的申請，予以批準(zhǔn)，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱信息。3.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向文件管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）復(fù)制規(guī)定1.因工作需要復(fù)制文件的人員，應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請表》，注明復(fù)制文件的名稱、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制目的等信息，并提交至文件管理部門。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請進(jìn)行審核，對于