重要單證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重要單證的管理，規(guī)范重要單證的印制、領(lǐng)取、使用、保管、核銷等行為，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及重要單證管理的各部門、分支機(jī)構(gòu)及相關(guān)工作人員。（三）定義1.重要單證：指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中使用的，具有證明權(quán)利義務(wù)、記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)等重要作用的各類憑證、票據(jù)、文件等。包括但不限于各類業(yè)務(wù)合同、發(fā)票、收據(jù)、存單、有價(jià)證券、印章等。2.印制：指重要單證的制作印刷過程，包括確定印刷廠家、設(shè)計(jì)樣式、審核內(nèi)容、簽訂印刷合同等環(huán)節(jié)。3.領(lǐng)?。褐腹緝?nèi)部人員從單證管理部門獲取重要單證的行為。4.使用：指將重要單證用于公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各種業(yè)務(wù)操作，如簽訂合同、開具發(fā)票、辦理業(yè)務(wù)手續(xù)等。5.保管：指對(duì)重要單證進(jìn)行妥善存放、保護(hù)，確保其安全、完整的過程。6.核銷：指對(duì)已使用的重要單證進(jìn)行核對(duì)、確認(rèn)、注銷等操作，以確保單證使用的準(zhǔn)確性和完整性。（四）基本原則1.合法性原則：重要單證的管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保重要單證在各個(gè)環(huán)節(jié)的安全，防止丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：保證重要單證的印制、使用、核銷等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。4.效率性原則：在確保安全和準(zhǔn)確的前提下，提高重要單證管理的工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、管理職責(zé)（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批重要單證管理的相關(guān)制度、流程和重大事項(xiàng)。2.監(jiān)督重要單證管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處理。（二）單證管理部門1.制定和完善重要單證管理辦法及相關(guān)操作流程。2.負(fù)責(zé)重要單證的印制、采購(gòu)、保管、發(fā)放、回收和核銷等工作。3.定期對(duì)重要單證的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)各部門重要單證的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門重要單證的領(lǐng)取、使用、保管和核銷工作，并指定專人負(fù)責(zé)。2.按照規(guī)定的流程和要求使用重要單證，確保單證使用的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。3.定期向單證管理部門報(bào)送重要單證的使用情況報(bào)表。4.配合單證管理部門進(jìn)行重要單證的盤點(diǎn)和檢查工作。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)重要單證涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審核和監(jiān)督。2.協(xié)助單證管理部門進(jìn)行重要單證的核銷工作，確保財(cái)務(wù)記錄與單證使用情況一致。（五）審計(jì)部門1.對(duì)重要單證管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況和風(fēng)險(xiǎn)防范措施落實(shí)情況。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、重要單證的印制（一）印制計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向單證管理部門提交重要單證的印制申請(qǐng)，注明單證名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.單證管理部門結(jié)合庫(kù)存情況、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)等因素，綜合制定重要單證的印制計(jì)劃。印制計(jì)劃應(yīng)明確印制種類、數(shù)量、時(shí)間要求等內(nèi)容，并報(bào)公司管理層審批。（二）印刷廠家選擇1.單證管理部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、具備相應(yīng)印刷資質(zhì)和能力的廠家進(jìn)行重要單證的印制。2.對(duì)印刷廠家的選擇應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的考察和評(píng)估，包括廠家的生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、價(jià)格等方面?？疾旖Y(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，作為選擇依據(jù)。（三）設(shè)計(jì)與審核1.重要單證的樣式、內(nèi)容等應(yīng)符合法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)要求。設(shè)計(jì)過程中應(yīng)充分考慮防偽、防篡改等安全因素。2.單證管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)設(shè)計(jì)稿進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括單證的格式、文字表述、邏輯關(guān)系、安全措施等。審核通過后，方可進(jìn)行印制。（四）合同簽訂1.與印刷廠家簽訂印刷合同時(shí)，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括印刷質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保印刷工作的順利進(jìn)行。（五）印制過程監(jiān)督1.單證管理部門應(yīng)安排專人對(duì)印刷廠家的印制過程進(jìn)行監(jiān)督，確保印刷質(zhì)量符合要求。2.監(jiān)督內(nèi)容包括印刷工藝、紙張質(zhì)量、油墨使用、套印精度、裁切尺寸等方面。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)要求廠家整改，確保印制質(zhì)量。四、重要單證的領(lǐng)?。ㄒ唬╊I(lǐng)取申請(qǐng)1.使用部門需領(lǐng)取重要單證時(shí)，應(yīng)填寫《重要單證領(lǐng)取申請(qǐng)表》，注明單證名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用期限等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表應(yīng)提交給單證管理部門，單證管理部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。（二）領(lǐng)取審批1.單證管理部門根據(jù)審核情況，對(duì)符合要求的申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，在申請(qǐng)表上加蓋審批章。2.對(duì)于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的重要單證領(lǐng)取申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司管理層審批。（三）領(lǐng)取發(fā)放1.申請(qǐng)人憑審批通過的《重要單證領(lǐng)取申請(qǐng)表》到單證管理部門領(lǐng)取重要單證。2.單證管理部門發(fā)放重要單證時(shí)，應(yīng)與申請(qǐng)人當(dāng)面核對(duì)單證的種類、數(shù)量、編號(hào)等信息，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人姓名、部門、單證名稱、規(guī)格、數(shù)量、編號(hào)等內(nèi)容。3.重要單證應(yīng)采用專人專車押送或其他安全可靠的方式送達(dá)使用部門，確保運(yùn)輸過程中的安全。五、重要單證的使用（一）使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和流程使用重要單證，確保單證使用的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。2.使用重要單證時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)單證的編號(hào)、內(nèi)容、格式等信息，確保與業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符。3.重要單證的填寫應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、挖補(bǔ)、偽造。如因填寫錯(cuò)誤需要作廢的，應(yīng)在單證上加蓋“作廢”章，并妥善保管，不得隨意丟棄。（二）授權(quán)審批1.涉及重要單證的業(yè)務(wù)操作，如簽訂合同、開具發(fā)票等，應(yīng)按照公司規(guī)定的授權(quán)審批流程進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實(shí)性、合法性和合理性，確保重要單證的使用符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。（三）使用記錄1.使用部門應(yīng)建立重要單證使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆單證的使用情況，包括使用日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、對(duì)方單位、單證編號(hào)、金額等信息。2.使用臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的相關(guān)記錄進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。六、重要單證的保管（一）保管場(chǎng)所1.重要單證應(yīng)存放在安全可靠的場(chǎng)所，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。2.存放場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置、保險(xiǎn)柜等。（二）保管方式1.重要單證應(yīng)分類存放，按照單證的種類、編號(hào)、批次等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。2.對(duì)于有價(jià)證券、印章等重要單證，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，分別由不同人員負(fù)責(zé)保管鑰匙和密碼等。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.單證管理部門應(yīng)定期對(duì)重要單證的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為每月或每季度。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)編制《重要單證庫(kù)存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（四）安全檢查1.定期對(duì)重要單證的保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括安全設(shè)施的運(yùn)行情況、單證存放的完整性、環(huán)境條件等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保重要單證的保管安全。七、重要單證的核銷（一）核銷申請(qǐng)1.使用部門在重要單證使用完畢后，應(yīng)及時(shí)向單證管理部門提交《重要單證核銷申請(qǐng)表》，注明單證名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用情況、核銷日期等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)憑證。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）核銷審核1.單證管理部門對(duì)核銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，核對(duì)申請(qǐng)表與業(yè)務(wù)憑證的一致性，檢查單證的使用情況是否符合規(guī)定。2.審核通過后，在申請(qǐng)表上加蓋核銷章，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（三）核銷處理1.已核銷的重要單證應(yīng)進(jìn)行妥善保管，保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.對(duì)于作廢的重要單證，應(yīng)在核銷后及時(shí)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單證管理部門應(yīng)定期對(duì)各使用部門重要單證的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)取、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求使用部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)重要單證管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查制度的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施的落實(shí)情況等。2.審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，應(yīng)及時(shí)提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。對(duì)違規(guī)行為應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、罰則（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自印制、領(lǐng)取、使用、保管重要單證。2.偽造、變?cè)?、涂改重要單證。3.擅自銷毀重要單證或未按規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.重要單證保管不善，導(dǎo)致丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。5.未按規(guī)定進(jìn)行重要單證的核銷或核銷信息不實(shí)。6.其他違反重要單證管理規(guī)定的行為。（二）處罰措施1.對(duì)于違規(guī)行為，公司