運營資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司運營資料的管理，確保運營資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高運營效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與運營相關(guān)的資料管理，包括但不限于運營數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)文檔、市場調(diào)研報告、客戶信息、運營流程文檔等。（三）基本原則1.合法性原則：運營資料的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：確保運營資料的全面收集、整理和保存，避免資料缺失或遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確反映運營實際情況，不得虛假或誤導(dǎo)性記錄。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)運營資料的機(jī)密性、完整性和可用性，防止資料泄露、篡改或丟失。5.可追溯性原則：能夠清晰追溯運營資料的來源、流轉(zhuǎn)過程和使用情況。二、運營資料的分類與編號（一）分類1.運營數(shù)據(jù)類：包括銷售數(shù)據(jù)、用戶行為數(shù)據(jù)、流量數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.業(yè)務(wù)文檔類：如運營方案、項目計劃、工作匯報、合同協(xié)議等。3.市場調(diào)研類：市場調(diào)研報告、競爭對手分析報告、行業(yè)動態(tài)資料等。4.客戶信息類：客戶基本資料、客戶需求記錄、客戶反饋等。5.運營流程類：業(yè)務(wù)流程圖、操作手冊、規(guī)范制度等。（二）編號為便于運營資料的管理和查找，對各類運營資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用“年份+類別代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年份：用四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)資料分類，分別用不同的兩位字母表示，如“YD”表示運營數(shù)據(jù)類，“WD”表示業(yè)務(wù)文檔類，“CY”表示市場調(diào)研類，“KH”表示客戶信息類，“LC”表示運營流程類。4.順序號：按照資料產(chǎn)生的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年產(chǎn)生的第一份運營數(shù)據(jù)類資料編號為“2023YD001”。三、運營資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部部門提交：各運營相關(guān)部門按照規(guī)定定期向資料管理部門提交本部門產(chǎn)生的運營資料。2.系統(tǒng)自動采集：通過公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)，自動采集相關(guān)運營數(shù)據(jù)，如銷售系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等。3.外部獲?。簭氖袌稣{(diào)研機(jī)構(gòu)、合作伙伴等外部渠道獲取與運營相關(guān)的資料。（二）收集要求1.明確資料內(nèi)容：各部門應(yīng)明確需要收集的運營資料清單，確保資料收集的全面性和針對性。2.及時提交：按照規(guī)定的時間節(jié)點，及時將運營資料提交至資料管理部門，不得拖延。3.確保資料質(zhì)量：提交的資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如有錯誤或遺漏應(yīng)及時更正補充。（三）整理1.資料審核：資料管理部門收到運營資料后，對資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，不符合要求的資料退回提交部門重新整理。2.分類歸檔：根據(jù)資料的分類和編號規(guī)則，對審核通過的資料進(jìn)行分類歸檔，建立清晰的資料目錄。3.數(shù)字化處理：對于紙質(zhì)資料，應(yīng)及時進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子文檔進(jìn)行保存，同時保留紙質(zhì)原件以備查閱。四、運營資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的運營資料電子存儲系統(tǒng)，將各類運營資料按照分類和編號進(jìn)行存儲。電子存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、訪問控制等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。2.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)運營資料，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和年份進(jìn)行分類存放，并建立紙質(zhì)檔案索引，便于查找。（二）保管期限1.短期資料：保管期限為13年的運營資料，如臨時性的業(yè)務(wù)報表、短期項目文檔等。2.中期資料：保管期限為35年的運營資料，如年度運營報告、部分市場調(diào)研資料等。3.長期資料：保管期限為5年以上的運營資料，如公司核心業(yè)務(wù)流程文檔、重要客戶長期合作資料等。具體資料的保管期限由資料管理部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和相關(guān)法規(guī)要求確定，并在資料存儲時進(jìn)行明確標(biāo)注。（三）安全措施1.訪問控制：對運營資料電子存儲系統(tǒng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的資料。2.數(shù)據(jù)加密：對重要的運營資料進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.定期備份：定期對運營資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.防火防潮防蟲：對紙質(zhì)檔案存放環(huán)境進(jìn)行控制，做好防火、防潮、防蟲等措施，確保紙質(zhì)資料的安全保存。五、運營資料的使用與共享（一）使用權(quán)限1.根據(jù)工作職責(zé)：不同崗位的人員根據(jù)其工作職責(zé)，授予相應(yīng)的運營資料使用權(quán)限。例如，運營部門人員可查閱和使用與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類運營資料；財務(wù)部門人員可查閱和使用財務(wù)相關(guān)的運營數(shù)據(jù)等。2.特殊審批：對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的運營資料，如需特定人員使用，需經(jīng)過特殊審批流程，由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用。（二）使用規(guī)范1.登記備案：使用運營資料時，應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄使用人員、使用時間、使用目的等信息。2.不得擅自復(fù)制：未經(jīng)資料管理部門同意，不得擅自復(fù)制運營資料。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.妥善保管：使用人員應(yīng)妥善保管所使用的運營資料，不得隨意丟棄或泄露，使用完畢后及時歸還資料管理部門。（三）共享1.內(nèi)部共享：在公司內(nèi)部，因工作需要，經(jīng)過審批后，運營資料可在不同部門之間進(jìn)行共享。共享時應(yīng)明確共享范圍和共享期限，并做好共享記錄。2.外部共享：如因業(yè)務(wù)合作等原因需要向外部機(jī)構(gòu)或人員共享運營資料，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保資料共享不會對公司造成不利影響，并簽訂保密協(xié)議。六、運營資料的檢索與查詢（一）檢索方式1.按編號檢索：根據(jù)運營資料的編號，在電子存儲系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案索引中進(jìn)行快速查找。2.按關(guān)鍵詞檢索：對于電子文檔，可通過輸入關(guān)鍵詞在系統(tǒng)中進(jìn)行模糊檢索，提高查找效率。3.按分類檢索：按照運營資料的分類，在相應(yīng)的存儲區(qū)域或目錄中查找所需資料。（二）查詢流程1.填寫申請表：使用人員如需查詢運營資料，應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢資料的名稱、編號、查詢目的等信息。2.提交審批：查詢申請表提交至資料管理部門，由資料管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。對于涉及機(jī)密或敏感信息的查詢申請，還需經(jīng)過更高層級的審批。3.查詢提供：審批通過后，資料管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，為使用人員提供相應(yīng)的運營資料。七、運營資料的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：運營資料保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的。2.資料錯誤或失效：經(jīng)核實，運營資料存在錯誤、虛假或已失效，且無法修正或已無使用意義的。3.公司決定銷毀：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、戰(zhàn)略變更等原因，公司決定銷毀的運營資料。（二）銷毀流程1.提出申請：由資料管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出運營資料銷毀申請，說明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：申請?zhí)峤恢凉竟芾韺舆M(jìn)行審批，確保銷毀行為符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。3.銷毀實施：審批通過后，由資料管理部門會同相關(guān)部門按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。對于電子資料，應(yīng)采用安全的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除或格式化；對于紙質(zhì)資料，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。4.記錄備案：銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息，并形成銷毀記錄備案。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對運營資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計、法務(wù)等相關(guān)部門人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集與整理：檢查運營資料是否按照規(guī)定的渠道、要求及時收集和整理，資料的完整性和準(zhǔn)確性是否符合要求。2.存儲與保管：檢查運營資料的存儲方式是否安全可靠，保管期限是否符合規(guī)定，安全措施是否落實到位。3.使用與共享：檢查運營資料的使用權(quán)限是否合規(guī)，使用規(guī)范是否執(zhí)行，共享流程是否符合要求。4.檢索與查詢：檢查運營資料的檢索與查詢流程是否順暢，是否能夠滿足使用人員的需求。5.銷毀：檢查運營資料的銷毀流程是否規(guī)范，銷毀記錄是否完整。（三）問題整改對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)