公司檔案管理工作辦法總則為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司的管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理的相關規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本辦法。本辦法適用于公司各部門及全體員工在各項工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。檔案管理工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于公司各部門及員工的查閱和利用。檔案管理機構與職責公司設立綜合檔案室，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備專職檔案管理人員，其職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，并組織實施。2.負責接收、整理、保管公司各部門及員工移交的檔案，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化管理。3.對公司各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務培訓，提高各部門員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。4.負責檔案的提供利用工作，根據(jù)公司各部門及員工的需求，及時、準確地提供檔案資料，并做好檔案利用的登記和統(tǒng)計工作。5.負責檔案的安全保管工作，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行檢查和維護，對破損、霉變的檔案及時進行修復和搶救。6.負責檔案的鑒定和銷毀工作，按照國家有關規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案，提出銷毀意見，經公司領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。7.負責檔案信息化建設工作，建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。8.開展檔案編研工作，對公司檔案進行深入研究和分析，編寫檔案參考資料和專題史料，為公司的決策和管理提供服務。公司各部門應指定一名兼職檔案管理人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。其職責包括：1.按照公司檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，做好本部門檔案的收集工作，確保檔案的完整和準確。2.對本部門收集的檔案進行初步整理，按照檔案的分類標準和編號方法進行分類、編號，并裝訂成冊，編制檔案目錄。3.妥善保管本部門的檔案，采取必要的安全措施，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門整理好的檔案移交公司綜合檔案室，并辦理移交手續(xù)。5.協(xié)助公司綜合檔案室做好檔案的提供利用工作，根據(jù)公司各部門及員工的需求，提供本部門的檔案資料。檔案的收集與整理公司檔案的收集范圍包括：1.行政管理檔案：主要包括公司的章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結、請示報告、批復文件、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務經營檔案：主要包括公司的市場調研、市場營銷、客戶管理、項目策劃、合同協(xié)議、業(yè)務報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。3.技術研發(fā)檔案：主要包括公司的科研項目、技術創(chuàng)新、新產品開發(fā)、專利申請、技術標準、技術圖紙等。4.基本建設檔案：主要包括公司的新建、改建、擴建工程的項目建議書、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、工程監(jiān)理、竣工驗收等。5.會計檔案：主要包括公司的會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等。6.聲像檔案：主要包括公司的照片、錄音、錄像、光盤等。7.電子檔案：主要包括公司的電子文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫等。公司各部門應在各項工作活動結束后，及時將形成的檔案資料收集齊全，并按照檔案的分類標準和編號方法進行初步整理。檔案的整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。檔案的分類應根據(jù)公司的職能和業(yè)務活動，按照行政管理、業(yè)務經營、技術研發(fā)、基本建設、會計、聲像、電子等門類進行劃分。檔案的編號應采用統(tǒng)一的編號方法，由全宗號、類別號、年度號、保管期限號、案卷號等組成。檔案的裝訂應采用線裝或膠裝的方式，確保檔案的牢固和整齊。檔案的編目應包括檔案的題名、責任者、日期、保管期限、檔號等內容，編目應準確、清晰、規(guī)范。檔案的保管與安全公司綜合檔案室應建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備和設施，如檔案柜、密集架、溫濕度控制器、滅火器、防蟲劑等，確保檔案的安全和完整。檔案庫房應保持適宜的溫濕度，溫度應控制在14℃-24℃之間，相對濕度應控制在45%-60%之間。檔案庫房應定期進行清潔和消毒，防止檔案受到灰塵、霉菌、蟲害等的侵害。檔案的存放應按照檔案的分類和編號順序，整齊排列在檔案柜或密集架上，并設置明顯的標識牌，便于查找和管理。檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司的發(fā)展和決策具有重要價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限在16年至50年之間的檔案；短期保管的檔案是指保管期限在15年以下的檔案。公司綜合檔案室應定期對檔案進行檢查和維護，對破損、霉變的檔案及時進行修復和搶救。對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。檔案的鑒定工作應由公司綜合檔案室會同有關部門組成鑒定小組，對檔案進行全面、系統(tǒng)的審查和鑒定。對失去保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，經公司領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案的銷毀應采用焚燒或粉碎的方式，確保檔案的徹底銷毀。銷毀檔案時，應有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案的利用與服務公司綜合檔案室應建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和方法，為公司各部門及員工提供便捷、高效的檔案利用服務。公司各部門及員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經本部門負責人簽字同意后，到公司綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應遵守檔案利用的有關規(guī)定，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、拆頁、抽頁等，不得將檔案帶出檔案室。如需復制檔案，應經公司綜合檔案室負責人批準，并辦理復制手續(xù)。復制檔案時，應采用復印、掃描等方式，不得對檔案進行修改和損壞。公司綜合檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容、利用目的等，以便對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析。公司綜合檔案室應積極開展檔案編研工作，對公司檔案進行深入研究和分析，編寫檔案參考資料和專題史料，為公司的決策和管理提供服務。檔案編研工作應緊密結合公司的實際需求，注重實用性和針對性，為公司的發(fā)展提供有價值的參考依據(jù)。檔案的信息化建設公司應加強檔案信息化建設，建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、統(tǒng)計、利用等功能，能夠實現(xiàn)檔案的在線查詢和下載。公司各部門應將形成的電子文件及時上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中，并進行分類、編號、編目等處理，確保電子文件的完整性和準確性。公司綜合檔案室應定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定運行。同時，應加強對電子檔案的備份和存儲，防止電子檔案的丟失和損壞。檔案的鑒定與銷毀公司綜合檔案室應定期對檔案進行鑒定，鑒定工作應由公司綜合檔案室會同有關部門組成鑒定小組，對檔案進行全面、系統(tǒng)的審查和鑒定。鑒定小組應根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案的鑒定意見，對失去保存價值的檔案，應編制銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案的題名、責任者、日期、保管期限、檔號等內容，并由鑒定小組負責人簽字。銷毀清冊應報公司領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案的銷毀應采用焚燒或粉碎的方式，確保檔案的徹底銷毀。銷毀檔案時，應有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應永久保存，作為檔案銷毀的憑證。檔案的統(tǒng)計與編研公司綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計和分析，及時掌握檔案工作的動態(tài)和發(fā)展趨勢。檔案統(tǒng)計的內容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。檔案統(tǒng)計應采用統(tǒng)一的統(tǒng)計方法和報表格式，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確和可靠。公司綜合檔案室應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和研究，為公司的檔案管理決策提供依據(jù)。公司綜合檔案室應開展檔案編研工作，對公司檔案進行深入研究和分析，編寫檔案參考資料和專題史料，為公司的決策和管理提供服務。檔案編研的內容包括公司的歷史沿革、重大事件、重要人物、業(yè)務發(fā)展等。檔案編研應注重實用性和針對性，為公司的發(fā)展提供有價值的參考依據(jù)。檔案工作的監(jiān)督與考核公司應加強對檔案工作的監(jiān)督和考核，確保檔案管理工作的規(guī)