經(jīng)濟(jì)資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司經(jīng)濟(jì)資料的管理，規(guī)范經(jīng)濟(jì)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保經(jīng)濟(jì)資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司經(jīng)濟(jì)管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬子公司在經(jīng)濟(jì)活動中形成的各類資料的管理，包括但不限于財務(wù)報表、合同協(xié)議、審計報告、稅務(wù)資料、統(tǒng)計報表等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的經(jīng)濟(jì)資料管理部門或崗位，對經(jīng)濟(jì)資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類分級管理原則根據(jù)經(jīng)濟(jì)資料的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類，并按照重要程度和保密級別進(jìn)行分級管理，采取相應(yīng)的管理措施。3.安全保密原則加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失或損壞，確保公司經(jīng)濟(jì)信息的安全。4.有效利用原則充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)資料的作用，為公司的經(jīng)濟(jì)決策、財務(wù)管理、審計監(jiān)督等提供有力支持，提高資料的利用效率。二、管理職責(zé)（一）經(jīng)濟(jì)資料管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司經(jīng)濟(jì)資料管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常管理工作。3.定期對經(jīng)濟(jì)資料進(jìn)行清查盤點，確保資料的安全完整。4.負(fù)責(zé)對各部門經(jīng)濟(jì)資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.參與公司重大經(jīng)濟(jì)活動的資料管理工作，提供相關(guān)資料支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門經(jīng)濟(jì)資料的收集、整理和初步審核工作，并及時移交經(jīng)濟(jì)資料管理部門。2.按照公司經(jīng)濟(jì)資料管理制度的要求，做好本部門經(jīng)濟(jì)資料的保管和保密工作。3.配合經(jīng)濟(jì)資料管理部門做好經(jīng)濟(jì)資料的清查盤點、審計檢查等工作。4.根據(jù)工作需要，及時向經(jīng)濟(jì)資料管理部門查閱和借閱相關(guān)經(jīng)濟(jì)資料。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.經(jīng)濟(jì)資料形成人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地記錄和整理經(jīng)濟(jì)活動中的各類資料，并確保資料的真實性和完整性。2.資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司經(jīng)濟(jì)資料管理制度，認(rèn)真履行職責(zé)，做好資料的管理工作。3.審批人員應(yīng)對經(jīng)濟(jì)資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。三、經(jīng)濟(jì)資料的分類與編號（一）分類1.財務(wù)資料包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、財務(wù)分析報告、資金收支記錄等。2.合同協(xié)議包括采購合同、銷售合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。3.審計資料包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告、審計工作底稿等。4.稅務(wù)資料包括納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等。5.統(tǒng)計資料包括各類經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告等。6.其他資料包括經(jīng)濟(jì)活動中的各類文件、會議紀(jì)要、調(diào)研報告、評估報告等。（二）編號1.經(jīng)濟(jì)資料管理部門應(yīng)按照分類對經(jīng)濟(jì)資料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則應(yīng)簡潔明了，便于識別和管理。例如，可以采用年份+類別代碼+順序號的方式進(jìn)行編號。如2023CW001表示2023年的財務(wù)資料第1份。3.在資料的形成、整理、歸檔等過程中，應(yīng)及時標(biāo)注編號，確保編號與資料內(nèi)容的一致性。四、經(jīng)濟(jì)資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)按照公司經(jīng)濟(jì)資料管理制度的要求，定期收集本部門在經(jīng)濟(jì)活動中形成的各類資料，并移交經(jīng)濟(jì)資料管理部門。2.對于外部獲取的經(jīng)濟(jì)資料，如政府部門文件、行業(yè)報告、供應(yīng)商提供的資料等，相關(guān)部門應(yīng)及時收集，并移交經(jīng)濟(jì)資料管理部門。3.經(jīng)濟(jì)資料形成人員應(yīng)在資料形成后及時整理，并按照要求進(jìn)行分類和編號，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理1.經(jīng)濟(jì)資料管理部門收到各部門移交的資料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。整理工作包括對資料進(jìn)行分類、排序、裝訂、編目等。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照順序進(jìn)行編號、編目，并制作目錄清單，便于查找和查閱。3.對于電子資料，應(yīng)按照分類進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，確保電子資料的存儲規(guī)范和便于檢索。4.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在缺失、損壞、不完整等情況，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，要求補(bǔ)充或完善。五、經(jīng)濟(jì)資料的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的經(jīng)濟(jì)資料應(yīng)及時進(jìn)行歸檔，歸檔工作應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔資料應(yīng)編制歸檔清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息，并由歸檔人員和接收人員簽字確認(rèn)。3.對于重要的經(jīng)濟(jì)資料，應(yīng)進(jìn)行雙套歸檔，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時歸檔，確保檔案的安全性和可靠性。（二）保管1.經(jīng)濟(jì)資料管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對歸檔的經(jīng)濟(jì)資料應(yīng)進(jìn)行分類存放，并按照編號順序排列，便于查找和查閱。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。5.嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用，建立檔案借閱登記制度，記錄借閱時間、借閱人、借閱內(nèi)容等信息，確保檔案的安全。六、經(jīng)濟(jì)資料的利用與借閱（一）利用1.公司各部門因工作需要查閱經(jīng)濟(jì)資料時，應(yīng)填寫《經(jīng)濟(jì)資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到經(jīng)濟(jì)資料管理部門查閱。2.經(jīng)濟(jì)資料管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時將資料歸還經(jīng)濟(jì)資料管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.經(jīng)濟(jì)資料管理部門應(yīng)定期對經(jīng)濟(jì)資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司的經(jīng)濟(jì)決策提供參考依據(jù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱經(jīng)濟(jì)資料的，應(yīng)填寫《經(jīng)濟(jì)資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和經(jīng)濟(jì)資料管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向經(jīng)濟(jì)資料管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還資料時，經(jīng)濟(jì)資料管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。七、經(jīng)濟(jì)資料的保密與安全（一）保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對經(jīng)濟(jì)資料的內(nèi)容予以保密。2.經(jīng)濟(jì)資料管理部門應(yīng)與涉及經(jīng)濟(jì)資料管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機(jī)密等重要經(jīng)濟(jì)資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保資料的安全保密。4.在對外提供經(jīng)濟(jì)資料時，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行審批，確保資料的提供符合公司利益和保密要求。（二）安全1.加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)資料的安全防護(hù)工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保資料的安全。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對電子檔案應(yīng)采取備份存儲、數(shù)據(jù)加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.如發(fā)生經(jīng)濟(jì)資料丟失、泄露、損壞等安全事故，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。同時，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、經(jīng)濟(jì)資料的銷毀（一）銷毀條件1.經(jīng)濟(jì)資料已超過保管期限，且確無保存價值的。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，經(jīng)濟(jì)資料不再需要保存的。3.經(jīng)濟(jì)資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且無保存價值的。（二）銷毀程序1.由經(jīng)濟(jì)資料管理部門提出銷毀申請，填寫《經(jīng)濟(jì)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上銷毀清單。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、審計負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由經(jīng)濟(jì)資料管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀工作完成后，應(yīng)在《經(jīng)濟(jì)資料銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將銷毀情況記錄存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.經(jīng)濟(jì)資料管理部門應(yīng)定期對各部門經(jīng)濟(jì)資料的管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對經(jīng)濟(jì)資料的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保資料管理工作符合公司規(guī)定和相