活動公司管理辦法一、總則（一）目的為加強本活動公司的規(guī)范化管理，提高公司運營效率，確保各項活動的順利開展，保障公司和客戶的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、全體員工以及公司承接的各類活動項目。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保公司運營活動合法合規(guī)。2.客戶至上原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的活動策劃與執(zhí)行服務(wù)，滿足客戶期望。3.團(tuán)隊協(xié)作原則：強調(diào)部門之間、員工之間的協(xié)作配合，形成高效的工作團(tuán)隊，共同完成活動項目。4.質(zhì)量第一原則：注重活動策劃與執(zhí)行的質(zhì)量，追求卓越，打造具有影響力和美譽度的活動品牌。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)公司設(shè)立董事會、總經(jīng)理辦公室、策劃部、設(shè)計部、外聯(lián)部、執(zhí)行部、財務(wù)部、人力資源部等部門，各部門分工明確，相互協(xié)作，共同構(gòu)成公司的組織架構(gòu)體系。（二）職責(zé)分工1.董事會：負(fù)責(zé)公司的戰(zhàn)略決策、重大事項審批、監(jiān)督管理層工作等。2.總經(jīng)理辦公室：協(xié)助總經(jīng)理處理公司日常事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門工作關(guān)系，負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)管理等。3.策劃部：負(fù)責(zé)活動項目的創(chuàng)意策劃、方案設(shè)計、可行性分析等工作。4.設(shè)計部：根據(jù)活動策劃方案，進(jìn)行活動視覺設(shè)計，包括海報、宣傳單頁、舞臺背景等設(shè)計工作。5.外聯(lián)部：負(fù)責(zé)與客戶溝通洽談，拓展業(yè)務(wù)渠道，建立客戶關(guān)系，簽訂活動項目合同等。6.執(zhí)行部：按照活動策劃方案和設(shè)計要求，負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的布置、設(shè)備搭建、人員調(diào)度、流程執(zhí)行等工作，確?；顒禹樌M(jìn)行。7.財務(wù)部：負(fù)責(zé)公司財務(wù)管理工作，包括預(yù)算編制、成本控制、財務(wù)核算、資金管理等，確保公司財務(wù)狀況健康穩(wěn)定。8.人力資源部：負(fù)責(zé)人力資源規(guī)劃、招聘培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利等工作，為公司發(fā)展提供人力資源支持。三、活動策劃與設(shè)計管理（一）活動策劃流程1.項目洽談：外聯(lián)部與客戶溝通，了解客戶需求、活動主題、時間地點、預(yù)算等基本信息，形成項目洽談記錄。2.項目立項：根據(jù)項目洽談情況，策劃部進(jìn)行項目評估，確定是否立項。立項通過后，成立項目策劃小組，明確項目負(fù)責(zé)人。3.策劃方案制定：項目策劃小組進(jìn)行市場調(diào)研、創(chuàng)意構(gòu)思，制定詳細(xì)的活動策劃方案，包括活動主題、目標(biāo)受眾、活動內(nèi)容、流程安排、宣傳推廣方案、預(yù)算等。4.方案評審：策劃方案制定完成后，組織公司內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行評審，聽取各方意見和建議，對方案進(jìn)行修改完善。5.方案審批：修改后的策劃方案提交總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后正式確定活動策劃方案。（二）活動設(shè)計要求1.設(shè)計理念：活動設(shè)計應(yīng)緊密圍繞活動主題，突出活動特色，體現(xiàn)客戶需求，注重創(chuàng)意與美感的結(jié)合。2.設(shè)計內(nèi)容：包括活動現(xiàn)場布置設(shè)計、宣傳物料設(shè)計、活動標(biāo)識設(shè)計等。設(shè)計內(nèi)容應(yīng)符合活動策劃方案要求，確保視覺效果統(tǒng)一、協(xié)調(diào)。3.設(shè)計審核：設(shè)計部完成設(shè)計初稿后，提交策劃部審核。策劃部根據(jù)活動策劃方案對設(shè)計內(nèi)容進(jìn)行審核，提出修改意見。設(shè)計部根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，直至設(shè)計方案通過審核。四、活動執(zhí)行管理（一）執(zhí)行計劃制定執(zhí)行部根據(jù)活動策劃方案，制定詳細(xì)的活動執(zhí)行計劃，包括活動現(xiàn)場布置計劃、設(shè)備搭建計劃、人員安排計劃、流程執(zhí)行計劃、應(yīng)急預(yù)案等。執(zhí)行計劃應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的時間節(jié)點、責(zé)任人及工作要求。（二）現(xiàn)場布置與設(shè)備搭建1.現(xiàn)場布置：按照活動設(shè)計方案，執(zhí)行部組織人員進(jìn)行活動現(xiàn)場布置，確?，F(xiàn)場布置符合設(shè)計要求，營造出良好的活動氛圍。2.設(shè)備搭建：根據(jù)活動需要，搭建舞臺、音響、燈光等設(shè)備，確保設(shè)備安裝牢固、運行正常。設(shè)備搭建完成后，進(jìn)行調(diào)試和試運行，確保設(shè)備性能達(dá)到活動要求。（三）人員調(diào)度與培訓(xùn)1.人員調(diào)度：根據(jù)活動執(zhí)行計劃，合理安排工作人員，明確各人員的工作職責(zé)和任務(wù)。在活動執(zhí)行過程中，根據(jù)實際情況進(jìn)行人員調(diào)度，確保各項工作順利進(jìn)行。2.人員培訓(xùn)：在活動執(zhí)行前，對參與活動的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉活動流程、工作要求和注意事項。培訓(xùn)內(nèi)容包括活動策劃方案、服務(wù)規(guī)范、安全知識等。（四）活動流程執(zhí)行1.活動開場：按照活動執(zhí)行計劃，準(zhǔn)時啟動活動，確?；顒恿鞒添槙场；顒娱_場前，檢查各項準(zhǔn)備工作是否就緒，包括設(shè)備運行、人員到位、現(xiàn)場秩序等。2.活動進(jìn)行中：在活動進(jìn)行過程中，執(zhí)行部工作人員要密切關(guān)注活動進(jìn)展情況，及時處理突發(fā)問題，確保活動按照預(yù)定流程進(jìn)行。同時，要注意收集客戶和觀眾的反饋意見，及時調(diào)整活動節(jié)奏和內(nèi)容。3.活動結(jié)束：活動結(jié)束后，組織人員清理活動現(xiàn)場，拆除設(shè)備，恢復(fù)場地原狀。對活動進(jìn)行總結(jié)評估，分析活動執(zhí)行過程中的優(yōu)點和不足，為今后的活動提供經(jīng)驗參考。（五）應(yīng)急預(yù)案制定與演練1.應(yīng)急預(yù)案制定：針對活動可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如火災(zāi)、地震、設(shè)備故障、人員安全事故等，制定完善的應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案演練：定期組織應(yīng)急預(yù)案演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高工作人員的應(yīng)急處置能力。演練結(jié)束后，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行評估和修訂，確保應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性和實用性。五、客戶關(guān)系管理（一）客戶溝通與服務(wù)1.客戶溝通：外聯(lián)部和執(zhí)行部要與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求和意見，反饋活動進(jìn)展情況。在活動策劃、執(zhí)行過程中，要充分聽取客戶的建議和要求，對活動方案進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。2.客戶服務(wù)：為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從活動策劃到活動結(jié)束，全程跟蹤服務(wù)，確?？蛻魸M意度。在活動結(jié)束后，及時向客戶回訪，了解客戶對活動的評價和意見，對客戶提出的問題要及時處理和反饋。（二）客戶投訴處理1.投訴受理：設(shè)立客戶投訴渠道，如電話、郵箱、在線客服等，及時受理客戶投訴。對客戶投訴要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括投訴內(nèi)容、投訴時間、投訴人等信息。2.投訴調(diào)查與處理：接到客戶投訴后，及時組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，了解投訴原因和情況。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，制定相應(yīng)的處理措施，及時回復(fù)客戶投訴處理結(jié)果。對客戶投訴要進(jìn)行分析總結(jié)，查找問題根源，采取有效措施加以改進(jìn)，避免類似投訴再次發(fā)生。六、財務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.預(yù)算編制：財務(wù)部根據(jù)活動策劃方案和執(zhí)行計劃，編制活動項目預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括活動策劃費用、設(shè)計費用、場地租賃費用、設(shè)備租賃費用、人員費用、宣傳推廣費用、物料費用、其他費用等。2.預(yù)算執(zhí)行：各部門要嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，控制費用支出。在活動執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向財務(wù)部提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.預(yù)算監(jiān)控：財務(wù)部定期對活動項目預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對預(yù)算執(zhí)行偏差較大的項目，要分析原因，采取有效措施加以糾正。（二）成本控制1.成本核算：財務(wù)部對活動項目成本進(jìn)行核算，明確各項成本支出的明細(xì)和金額。成本核算內(nèi)容包括直接成本和間接成本，直接成本如物料采購、設(shè)備租賃、人員薪酬等，間接成本如辦公費用、差旅費、水電費等。2.成本控制措施：各部門要采取有效措施控制成本，如優(yōu)化活動策劃方案，降低設(shè)計費用；合理安排人員，提高工作效率，降低人員費用；加強物料管理，減少浪費，降低物料成本等。財務(wù)部要定期對成本控制情況進(jìn)行分析和評估，提出改進(jìn)建議，確保公司成本控制目標(biāo)的實現(xiàn)。（三）財務(wù)報銷管理1.報銷流程：員工發(fā)生費用支出后，應(yīng)按照公司財務(wù)報銷制度規(guī)定的流程進(jìn)行報銷。報銷流程包括填寫報銷單、粘貼票據(jù)、部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)審核、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.報銷要求：報銷單填寫要規(guī)范、準(zhǔn)確，票據(jù)粘貼要整齊、合規(guī)。報銷費用應(yīng)真實、合理，符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。對不符合報銷要求的報銷申請，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。七、人力資源管理（一）人員招聘與培訓(xùn)1.人員招聘：人力資源部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定人員招聘計劃，通過招聘網(wǎng)站、人才市場、校園招聘等渠道招聘合適的人才。招聘過程要嚴(yán)格按照公司招聘流程進(jìn)行，包括簡歷篩選、面試、筆試、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)，確保招聘人員符合公司崗位要求。2.人員培訓(xùn)：為提高員工業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，人力資源部定期組織員工培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括專業(yè)技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)等。培訓(xùn)方式包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等。員工應(yīng)積極參加培訓(xùn)，不斷提升自己的能力和水平。（二）績效考核與激勵1.績效考核：人力資源部制定員工績效考核制度，定期對員工工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行考核?？冃Э己私Y(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎勵、培訓(xùn)等的重要依據(jù)。2.激勵措施：公司建立完善的激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等。通過激勵措施，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力，提高員工工作效率和工作質(zhì)量。（三）員工福利與關(guān)懷1.員工福利：公司為員工提供完善的福利體系，包括五險一金、帶薪年假、節(jié)日福利、生日福利、培訓(xùn)機會、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。2.員工關(guān)懷：關(guān)注員工身心健康，定期組織員工體檢、團(tuán)建活動等。加強與員工的溝通交流，了解員工需求和困難，及時給予幫助和支持，營造良好的工作氛圍。八、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：各部門要結(jié)合自身工作實際，識別活動項目可能面臨的風(fēng)險，如市場風(fēng)險、客戶風(fēng)險、法律風(fēng)險、安全風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較大且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險，采取風(fēng)險規(guī)避措施，如放棄高風(fēng)險項目、調(diào)整業(yè)務(wù)方向等。2.風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較大但影響程度較小的風(fēng)險，采取風(fēng)險降低措施，如加強市場調(diào)研、優(yōu)化活動策劃方案、完善合同條款等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較小但影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險，采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、簽訂免責(zé)協(xié)議等。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較小且影響程度較小的風(fēng)險，采取風(fēng)險接受措施，如預(yù)留一定的風(fēng)險儲備金等。（三）