維系用品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司維系用品的管理，規(guī)范維系用品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保維系工作的順利開展，提高客戶滿意度，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及維系用品管理的部門和人員。（三）定義1.維系用品：指用于客戶關系維護、客戶服務支持等方面的各類物品，包括但不限于禮品、宣傳資料、辦公用品等。2.采購：指公司通過各種渠道獲取維系用品的活動。3.庫存管理：指對維系用品的入庫、存儲、盤點、出庫等環(huán)節(jié)進行管理。（四）管理原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保維系用品管理工作合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)維系工作的實際需求，合理配置維系用品，避免浪費。3.高效性原則：優(yōu)化管理流程，提高工作效率，確保維系用品及時供應。4.安全性原則：確保維系用品的質(zhì)量安全，防止對客戶造成不良影響。二、職責分工（一）市場營銷部門1.根據(jù)市場需求和維系工作需要，提出維系用品的采購需求計劃。2.參與維系用品的選型和采購談判。3.負責維系用品的市場推廣和客戶發(fā)放工作。（二）采購部門1.根據(jù)市場營銷部門的采購需求計劃，制定采購方案并組織實施。2.負責維系用品供應商的開發(fā)、評估和管理。3.確保采購的維系用品符合質(zhì)量要求和交付時間。（三）倉庫管理部門1.負責維系用品的入庫驗收、存儲保管和出庫發(fā)放工作。2.建立健全維系用品庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。3.對庫存維系用品進行分類存放，做好防潮、防火、防盜等工作。（四）財務部門1.負責維系用品采購費用的審核和報銷工作。2.對維系用品的成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。（五）質(zhì)量控制部門1.對采購的維系用品進行質(zhì)量抽檢，確保符合相關標準和要求。2.對維系用品在使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理。三、采購管理（一）采購需求計劃1.市場營銷部門應定期（每月/每季度）收集各業(yè)務部門的維系用品需求信息，結(jié)合市場動態(tài)和客戶需求變化，制定維系用品采購需求計劃。2.采購需求計劃應明確維系用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。（二）采購流程1.采購部門根據(jù)市場營銷部門提交的采購需求計劃，進行市場調(diào)研，選擇合適的供應商。2.采購部門與選定的供應商進行采購談判，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交付維系用品。4.維系用品到貨后，采購部門應通知倉庫管理部門進行入庫驗收。（三）供應商管理1.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質(zhì)證書、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量等情況。2.定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。3.根據(jù)供應商評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不合格的供應商及時淘汰。四、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到采購部門通知的維系用品到貨信息后，應及時安排人員進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括維系用品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同一致。3.驗收合格的維系用品應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明入庫日期、供應商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。4.入庫單應一式三聯(lián)，倉庫管理部門、采購部門、財務部門各執(zhí)一聯(lián)。（二）存儲管理1.倉庫管理部門應根據(jù)維系用品的性質(zhì)和特點，對其進行分類存放，確保存儲安全。2.建立維系用品庫存臺賬，詳細記錄維系用品的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。3.定期對庫存維系用品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月/每季度。4.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，填寫盤點報告，報相關部門審批后進行處理。（三）出庫管理1.各業(yè)務部門因工作需要領用維系用品時，應填寫領用申請表，注明領用日期、領用部門、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.領用申請表經(jīng)部門負責人審批后，交倉庫管理部門。3.倉庫管理部門根據(jù)領用申請表，核實庫存情況，如庫存充足，應及時辦理出庫手續(xù)，填寫出庫單，注明出庫日期、領用部門、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。4.出庫單應一式三聯(lián)，倉庫管理部門、領用部門、財務部門各執(zhí)一聯(lián)。五、使用管理（一）使用規(guī)范1.各業(yè)務部門在使用維系用品時，應嚴格按照規(guī)定的用途和方法進行使用，不得挪作他用。2.對于禮品類維系用品，應根據(jù)客戶的重要程度和貢獻大小，合理分配使用，確保公平公正。3.在客戶發(fā)放維系用品時，應做好記錄，包括客戶名稱、發(fā)放日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。（二）效果評估1.市場營銷部門應定期對維系用品的使用效果進行評估，收集客戶反饋意見。2.根據(jù)客戶反饋意見和業(yè)務數(shù)據(jù)，分析維系用品對客戶滿意度、業(yè)務拓展等方面的影響。3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，及時調(diào)整維系用品的采購和使用策略。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對維系用品管理工作進行審計，檢查采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.審計內(nèi)容包括采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、庫存管理情況、費用報銷情況等。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。（二）日常檢查1.各部門負責人應定期對本部門的維系用品使用情況進行檢查，確保使用規(guī)范、合理。2.倉庫管理部門應加強對維系用品庫存的日常管理，確保庫存安全、賬實相符。七、罰則（一）違反規(guī)定的處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、通報批評等處理。2.對于因違反規(guī)定給公司造成經(jīng)濟損失的，應依法承擔賠償責任。（二）責任追究1.對于在維系用品管理工作中存在嚴重違規(guī)行為或失職瀆職行為的人員，公司將依法追究其責任。2.構成犯罪的，將移交司法機關依法處理。八、附則（一）解釋權本辦法由公司[具體部門]負責